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Novo Inventário

A tela de Novo Inventário é onde a empresa apura o saldo real de cada SKU em um armazém, comparando o que o sistema diz que existe com o que foi efetivamente contado. A partir dela, você abre um novo inventário escolhendo o tipo (Endereço, SKU, Livre ou Auditoria), define quais SKUs ou endereços entram na contagem, atribui o colaborador de cada conferência, lança as quantidades contadas (até três conferências), finaliza o inventário e o sistema gera automaticamente os ajustes de estoque (entradas e saídas) que igualam o saldo do sistema ao saldo contado.

A tela tem visualização em Lista com filtros por conta, status, data, código do inventário, centro de distribuição, armazém e colaborador; a lista só aparece depois que você escolhe pelo menos um filtro e clica em Buscar. Ações em lote ficam no menu Mais Ações: hoje, o único item em lote é Atribuir colaborador para vários inventários selecionados.

Configurações específicas que mudam o comportamento — como a forma de calcular o saldo físico ou o custo aplicado ao ajuste — ficam em Configurações → Parametrizações e estão resumidas no final desta página.

Índice​

Conceito

Cadastro e edição

Busca e visualização

Regras de negócio

Versão mobile (coletor)

Configurações

Boas práticas

Referência rápida

O que é a tela Novo Inventário?​

É a tela onde você apura o saldo real do estoque, conferindo o que o sistema mostra contra o que foi contado fisicamente. Cada inventário pertence a uma conta, um centro de distribuição e um armazém. Após a contagem, ao finalizar o inventário, o sistema gera automaticamente os ajustes de estoque (entrada para o que sobrou, saída para o que faltou), aplicando o custo configurado.

📍 Onde: menu lateral → Produtos → Novo Inventário.

Esta tela substitui a tela antiga Inventário, que documentamos em uma página separada. Em contas que ainda tenham as duas habilitadas, prefira sempre a Novo Inventário — é onde os recursos novos (auditoria, fila de contagem, múltiplas conferências, atribuição de colaboradores em lote) são desenvolvidos.

Quais os tipos de inventário?​

São quatro, escolhidos no campo Tipo de inventário ao criar o inventário — ele já vem com Livre marcado, e o ícone de ajuda ao lado do campo resume cada tipo. O tipo define duas coisas: como a equipe conta e o que o sistema faz com o que ninguém contou. Um item não contado é lançado com quantidade zero e, ao finalizar o inventário, vira uma saída de estoque.

TipoLista préviaComo a contagem é feitaO que acontece com o que não foi contado
EndereçoObrigatória: lista de endereços.No coletor, o colaborador segue os endereços da lista, na ordem, e bipa os itens de cada um.Ao concluir um endereço no coletor, os SKUs daquele endereço que não foram bipados ficam com quantidade zero. Ao finalizar o inventário, o endereço da lista em que ninguém contou nada tem todos os lotes zerados.
SKUObrigatória: lista de SKUs.O coletor monta uma rota com todos os lotes ativos desses SKUs no armazém e mostra um de cada vez.Cada lote da rota é confirmado um a um: o lote em que o colaborador avança sem contar é gravado com quantidade zero. SKUs fora da lista não são alterados.
LivreNenhuma.O colaborador bipa o endereço em que está e conta o que encontrar, em qualquer endereço do armazém.Ao concluir um endereço no coletor, os SKUs daquele endereço que não foram bipados ficam com quantidade zero. Endereço que ninguém visitou mantém o saldo.
AuditoriaObrigatória: lista de SKUs (a tela avisa).Igual ao Livre: por endereço, em qualquer endereço do armazém. A lista não restringe o que pode ser bipado.Vale a mesma regra do endereço concluído. Além disso, ao encerrar a 1ª conferência, os lotes dos SKUs da lista que têm saldo em qualquer endereço do armazém e não foram contados entram com quantidade zero.

Qual escolher

  • Endereço — para contar uma área (uma rua, um mezanino) com a certeza de que nenhuma posição da lista fique de fora.
  • SKU — para conferir produtos específicos sem percorrer o armazém; o coletor leva o colaborador a cada lote desses produtos.
  • Livre — para contagens rápidas, sem preparar lista. O risco é que um saldo parado num endereço que ninguém visitou não é ajustado.
  • Auditoria — para confrontar o saldo de alguns SKUs no armazém inteiro: se o produto estiver num endereço que ninguém visitou, o sistema entende que ele não existe e dá baixa.

Detalhes que mudam o resultado

  • O zeramento ao concluir um endereço só acontece na contagem pelo coletor. Quantidades lançadas pela tela do computador gravam só o que foi lançado.
  • A comparação é por SKU: se você bipou um lote de um SKU no endereço, os outros lotes do mesmo SKU naquele endereço não são zerados.
  • No Livre e na Auditoria, concluir um endereço sem bipar nenhum item não zera nada. Para registrar que endereços estão vazios, use o tipo Endereço.
  • Na Auditoria, se a lista de SKUs ficar vazia, o sistema não inclui nada ao encerrar a 1ª conferência — na prática o inventário funciona como um Livre. Monte a lista antes de começar.

O que significa cada status do inventário?​

StatusSignificado
AbertoInventário criado, ainda sem nenhum item contado e sem a 1ª conferência iniciada. Montar a lista de SKUs ou endereços não muda o status.
Em andamentoA 1ª conferência começou: o primeiro item contado foi salvo (pela tela, por Adicionar em Massa ou pelo coletor) ou alguém clicou em Iniciar 1º Conf. — nesse caso, pode ainda não haver nenhum item lançado.
Fim 1a conferênciaA 1ª conferência foi encerrada. Aqui você pode atribuir o colaborador da 2ª conferência, iniciar a 2ª ou finalizar o inventário.
Processando 2a conf.A 2ª conferência está em andamento: começou quando o primeiro item foi recontado ou quando alguém clicou em Iniciar 2º Conf.
Fim 2a conferênciaA 2ª conferência foi encerrada. Aqui você pode atribuir o colaborador da 3ª, iniciar a 3ª ou finalizar o inventário.
Processando 3a conf.A 3ª conferência está em andamento: começou quando o primeiro item foi recontado ou quando alguém clicou em Iniciar 3º Conf.
Fim 3a conferênciaA 3ª conferência foi encerrada. Falta finalizar o inventário.
ProcessandoAparece por instantes enquanto o sistema gera os ajustes de estoque; ao terminar, vira Finalizado. Se ficar parado aqui, acione o suporte.
FinalizadoInventário concluído — ajustes de estoque gerados e saldos atualizados.
CanceladoInventário descartado. Nenhum ajuste foi feito no estoque.

Como funcionam a 1ª, 2ª e 3ª conferência?​

São rodadas de contagem. Só a 1ª é obrigatória; a 2ª e a 3ª servem para recontar o que ficou com divergência:

  1. 1ª conferência — a contagem inicial, feita pelo coletor ou pela tela do computador. Começa no primeiro item lançado ou com o botão Iniciar 1º Conf. e termina com o botão Finalizar 1º Conf.
  2. 2ª conferência — recontagem. Só começa depois que a 1ª foi encerrada, na primeira recontagem ou com o botão Iniciar 2º Conf. No coletor aparecem apenas os itens com divergência, isto é, com quantidade contada diferente da Qtde. endereço (o saldo que o sistema tinha no lote quando o item foi lançado). Na tela do computador, você corrige a quantidade de cada item em Editar. Não é possível incluir item novo nessa etapa.
  3. 3ª conferência — nova recontagem, só depois do fim da 2ª. Não existe desempate automático: a contagem mais recente é a que vale.

Ao finalizar o inventário, vale, para cada item, a última contagem lançada (3ª, senão 2ª, senão 1ª). Item que não foi recontado mantém a contagem anterior, e uma recontagem com quantidade zero vale zero.

Cada conferência tem um colaborador, que aparece na lista nas colunas Usuário 1º conferência, Usuário 2º conferência e Usuário 3º conferência, junto com as datas de início e de fim de cada rodada. Hoje, o botão Iniciar não preenche a data de início (veja Como iniciar uma conferência?).

O que é a fila de SKUs e endereços a inventariar?​

É a lista de trabalho do inventário, montada na aba Endereços / SKU da tela do inventário. O que ela faz depende do tipo:

TipoListaPara que serve
EndereçoEndereçosDefine os endereços a contar e a ordem em que o coletor os apresenta. Sem lista, o coletor não abre o inventário.
SKUSKUsDefine os SKUs; o coletor monta a rota com os lotes ativos deles no armazém. Sem lista, o coletor não abre o inventário.
AuditoriaSKUsDefine quais SKUs têm o saldo não encontrado zerado ao encerrar a 1ª conferência. Não restringe o que pode ser bipado.
Livre—Não tem lista: qualquer SKU em qualquer endereço do armazém pode ser contado.

Monte a lista antes de começar a contagem: depois que a 1ª conferência é encerrada, a tela não deixa mais remover SKUs nem endereços.

Como criar um novo inventário?​

Na tela de Novo Inventário, clique em Novo Inventário no canto superior direito. Na janela que abre, preencha:

  1. Conta — quando a empresa tem mais de uma conta cadastrada, selecione qual receberá o inventário (com uma única conta, o campo não aparece). Os demais campos só liberam depois de escolher a conta.
  2. Tipo de inventário — já vem Livre marcado. Troque para Endereço, SKU ou Auditoria se precisar (veja Quais os tipos de inventário?). O ícone de ajuda ao lado do campo resume cada tipo.
  3. Compensar saldo negativo — opção Sim/Não, que já vem em Não (veja O que faz a opção "Compensar saldo negativo"?).
  4. Centro de distribuição — com um único cadastrado, ele já vem selecionado; com vários, vem selecionado o marcado como padrão.
  5. Armazém — escolha o armazém ativo dentro do centro de distribuição. O armazém padrão aparece com "(Padrão)" ao lado do nome, mas você precisa selecioná-lo.
  6. Descrição — identifique o inventário (ex.: "Inventário trimestral - Galpão A").

Clique em Salvar. O inventário é criado com status Aberto e a tela do inventário abre automaticamente para você montar a lista ou lançar quantidades — desde que você tenha o privilégio Visualizar Item no Inventário; sem ele, a janela fecha e a lista é atualizada.

Cadastros que você precisa ter antes

  • Centro de distribuição — em Logística → Centro de Distribuição.
  • Armazém — em Logística → Armazéns (precisa estar ativo).
  • SKUs com saldo no armazém — em Produtos → Produtos e SKUs. Só entram no inventário SKUs dos tipos Sku, Matéria-prima e Uso e consumo. Kits, produtos com variação (o produto "pai"), serviços e caixas não entram.

Usuário com centros de distribuição vinculados no cadastro (veja Como buscar e filtrar inventários?) só consegue criar inventário em CD e armazém desses vínculos. Fora deles, o sistema recusa com "Sem acesso ao centro de distribuição informado".

Pré-requisito: privilégio Criar Inventário.

Quais campos são obrigatórios ao criar?​

São obrigatórios:

  • Tipo de inventário
  • Centro de distribuição
  • Armazém
  • Descrição

E Conta quando a empresa tem mais de uma conta cadastrada.

O que faz a opção "Compensar saldo negativo"?​

É uma opção Sim/Não na janela de criação, que já vem em Não. Depois de criado o inventário, o campo Tipo de compensação, na tela do inventário, mostra a escolha feita (Não compensar negativos ou Compensar negativos).

  • Não — vale a quantidade que você contou. Se o sistema mostrava −3 e você contou 10, o ajuste é uma entrada de 13 e o saldo fica em 10.
  • Sim — para SKU com saldo negativo no armazém, o sistema soma ao que você contou o tamanho do negativo, no momento em que o item é lançado. Com −3 no sistema e 10 contados, o item fica registrado com 13, o ajuste é uma entrada de 16 e o saldo final é 13.

Cuidados com Sim:

  • A soma é feita a cada lançamento do SKU. Lançar o mesmo SKU de novo, ou em mais de um lote, soma o negativo outra vez.
  • Só vale para a 1ª conferência: item recontado na 2ª ou na 3ª vale pelo número digitado.
  • O saldo termina acima da contagem física. Para o saldo ficar igual ao que foi contado, deixe em Não.

Como adicionar SKUs a um inventário do tipo SKU?​

Abra o inventário (clique duas vezes na linha, ou use o ícone Gerenciar Inventário na coluna de ações) e vá na aba Endereços / SKU. Na seção SKU, clique em Adicionar SKU, busque o produto pelo nome, código de referência ou código do SKU e selecione. Repita para juntar vários na lista SKUs Selecionados e clique em Salvar. Para uma lista grande, use Baixar Modelo e Importar planilha na mesma janela (colunas Nome e Cód. SKU).

A mesma lista aparece no tipo Auditoria, onde também é obrigatória.

Entram SKUs da conta dos tipos Sku, Matéria-prima e Uso e consumo. A busca mostra todos os produtos, mas um kit ou um produto com variação é recusado ao salvar, com a mensagem "Sku não existe". Escolher de novo um SKU que já está na janela avisa "SKU já adicionado!".

Os botões da lista só ficam ativos com o inventário em Aberto ou Em andamento.

Como adicionar endereços a um inventário do tipo Endereço?​

Abra o inventário e vá na aba Endereços / SKU. Na seção Endereço, clique em Adicionar endereço, digite pelo menos 3 caracteres do endereço, selecione e clique em Salvar. A busca mostra apenas endereços do armazém do inventário. Repita para cada endereço que deve fazer parte da contagem.

A lista fica em ordem de endereço, e é nessa ordem que o coletor apresenta os endereços para contagem.

Os botões da lista só ficam ativos com o inventário em Aberto ou Em andamento.

Como adicionar todos os SKUs ou todos os endereços de uma vez?​

Na aba Endereços / SKU, use Adicionar todos skus ativos (inventários do tipo SKU e Auditoria) ou Adicionar todos endereço ativos (inventário do tipo Endereço) e confirme com Sim. O sistema inclui na lista:

  • SKUs — todos os SKUs da conta dos tipos Sku, Matéria-prima e Uso e consumo que tenham saldo diferente de zero em algum armazém do centro de distribuição do inventário. Só os SKUs apagados ficam de fora: SKU inativo ou com compra ou venda suspensa entra se tiver saldo, e saldo negativo também conta como diferente de zero.
  • Endereços — todos os endereços do armazém do inventário onde há algum SKU com saldo diferente de zero.

Clicar de novo não duplica: o que já está na lista é ignorado. É a forma mais rápida de montar a lista quando o objetivo é conferir o armazém inteiro.

Como atribuir um colaborador para conferir?​

Dentro do inventário, abra Mais Ações → Atribuir colaborador. Selecione o colaborador na lista — cada opção mostra o nome, o login, a escala de trabalho e o horário do turno, e há um campo de busca para achar a pessoa pelo nome — e confirme.

A lista traz os colaboradores ativos que têm algum privilégio dos módulos Inventário ou Novo Inventário no perfil de acesso. Se alguém que deveria contar não aparecer, verifique o perfil de acesso dessa pessoa em Configurações → Perfis de Acesso.

Cada conferência tem um único colaborador. A tela escolhe sozinha a conferência pelo estado do inventário, e a atribuição só é aceita nestes momentos:

  • 1ª conferência — enquanto o inventário está Aberto ou Em andamento (dá para trocar o colaborador no meio da contagem).
  • 2ª conferência — quando o inventário está em Fim 1a conferência, antes de recontar o primeiro item e antes de clicar em Iniciar 2º Conf.
  • 3ª conferência — quando o inventário está em Fim 2a conferência, antes de recontar o primeiro item e antes de clicar em Iniciar 3º Conf.

Depois que a 2ª ou a 3ª conferência começou (inclusive pelo botão Iniciar), o sistema recusa a troca. Por isso, atribua o colaborador da 2ª ou da 3ª antes de iniciá-la. Inventário Finalizado ou Cancelado não aceita atribuição.

Sem colaborador atribuído, o inventário não aparece no coletor. Se ninguém foi atribuído à 1ª conferência e alguém lança a primeira contagem pela tela do computador, essa pessoa passa a constar como colaborador da 1ª conferência. Quem clica em Iniciar numa conferência sem colaborador também passa a ser o colaborador dela. Na 2ª e na 3ª conferência, quem lança a primeira recontagem passa a constar como colaborador daquela rodada, mesmo que outra pessoa tenha sido atribuída ou tenha clicado em Iniciar.

Pré-requisito: privilégio Atribuir colaborador.

Como atribuir colaborador para vários inventários ao mesmo tempo?​

Na lista de inventários, marque os inventários que deseja atribuir (caixas à esquerda das linhas). Todos precisam pertencer à mesma conta. Clique em Mais Ações → Atribuir colaborador, selecione o colaborador e confirme. O sistema processa cada inventário selecionado, atribuindo o colaborador para a conferência correspondente ao estado atual de cada um.

O sistema atribui um inventário de cada vez, na ordem da lista. Se algum não puder receber o colaborador (por exemplo, já finalizado, cancelado ou com a conferência em andamento), o processo para nele e mostra o erro: os anteriores ficam atribuídos e os seguintes não.

Pré-requisito: privilégio Atribuir colaborador.

Como lançar a quantidade contada de um item?​

Dentro do inventário, na aba Geral, clique em Adicionar SKU acima da lista de produtos — abre a janela Adicionar Produto, onde a contagem é registrada pela tela do computador. Não confunda com o botão de mesmo nome da aba Endereços / SKU, que monta a lista de SKUs. Na janela:

  1. Escolha o Modo conferência por — Quantidade ou Bipagem (veja O que muda entre os modos de conferência Quantidade e Bipagem?).
  2. Informe o Endereço onde o item está — bipe o endereço ou use a busca ao lado do campo. Se o armazém tem um único endereço, ele já vem preenchido. Endereço que não existe no armazém mostra o aviso "Endereço não localizado." ou, para a conta dona do centro de distribuição, pergunta se você deseja cadastrá-lo.
  3. Bipe o SKU pelo código de barras principal ou pelo código de referência. Se o SKU ainda não tem lote naquele endereço, o sistema pergunta se você deseja cadastrar o endereço no SKU.
  4. Preencha a Quantidade contada.
  5. Quando o cadastro do SKU pede rastreabilidade, preencha também Data de fabricação, Data de validade e Lote. Os campos aparecem marcados com asterisco quando são obrigatórios; quando o SKU não exige lote, o campo aparece como Descrição lote e é opcional.
  6. Clique em Salvar. A janela continua aberta e limpa os campos para o próximo item; Fechar pede confirmação se houver quantidade digitada.

No inventário do tipo Endereço a janela funciona em lote: depois do passo 5, clique em Adicionar SKU dentro da janela para colocar o item na tabela de baixo, repita para cada item do endereço e só então clique em Salvar. Itens iguais (mesmo SKU, lote e validade) são somados na tabela. A tabela mostra só o que você adicionou: o sistema não carrega sozinho os itens do endereço nem confere se todos foram incluídos, e o que ficar de fora não é zerado por esta janela.

A quantidade lançada por esta janela entra sempre na 1ª conferência — por isso o botão só fica ativo com o inventário em Aberto ou Em andamento. Lançar de novo o mesmo SKU no mesmo lote soma a nova quantidade à que já estava lançada, em vez de substituí-la. Para registrar a 2ª ou a 3ª conferência, use Editar na linha do item (veja Como editar a quantidade já lançada?) ou o coletor.

Com Compensar saldo negativo em Sim, a quantidade gravada já inclui a compensação (veja O que faz a opção "Compensar saldo negativo"?).

Quantidade negativa não é gravada. Atenção: hoje a janela mostra a mensagem de sucesso mesmo assim e limpa os campos, sem avisar que o item ficou de fora. Se lançou um número negativo por engano, confira a lista de itens.

Pré-requisito: privilégio Criar Item no Inventário. Para digitar a quantidade à mão é preciso também o privilégio Permitir editar quantidade item inventário.

O que muda entre os modos de conferência Quantidade e Bipagem?​

O seletor Modo conferência por, no topo da janela Adicionar Produto, define para onde o cursor vai depois que o item é bipado — e, na prática, se a contagem é digitada ou contada leitura a leitura:

ModoComo funcionaQuando usar
QuantidadeVocê bipa o item uma vez e o cursor vai para o campo Quantidade para você digitar o total contado.Volume alto do mesmo item, contagem já conferida em papel ou por balança.
BipagemO cursor fica no campo Bipagem: cada leitura do código de barras (ou do código de referência) do item soma 1 na quantidade.Contagem unitária, quando a prioridade é reduzir erro de digitação.

Se o código bipado não for o do item que está sendo conferido, o sistema avisa "Código de Barras ou Código de Referência incorreto." e não soma nada.

O modo Quantidade exige o privilégio Permitir editar quantidade item inventário. Sem ele, o campo Quantidade fica bloqueado e a contagem é feita só pelo campo Bipagem; ao tentar trocar o modo, o sistema avisa que o colaborador não tem privilégio para editar quantidade e que a conferência será por bipagem. A escolha do modo fica salva no navegador para o próximo uso.

Como editar a quantidade já lançada?​

Na lista de itens do inventário (aba Geral), localize a linha e clique em Editar (ícone de lápis). Abre a janela Produto, com a Quantidade e, para SKU com lote, Data de fabricação, Data de validade e Lote (ou Descrição lote). A validade não aceita data passada.

O sistema sempre grava na conferência ativa: antes do fim da 1ª, na 1ª; depois do fim da 1ª, na 2ª; depois do fim da 2ª, na 3ª. Quantidades de conferências já encerradas ficam congeladas.

A primeira edição feita depois de Fim 1a conferência inicia a 2ª conferência: o status passa a Processando 2a conf. e quem editou passa a constar como colaborador da 2ª conferência. O mesmo vale para a 3ª. Se a rodada já foi iniciada pelo botão Iniciar 2º Conf. (ou Iniciar 3º Conf.), o status já está em Processando, mas a primeira edição troca o colaborador do mesmo jeito.

Quantidade negativa é recusada com "Quantidade contada não pode ser negativa", e nada é gravado: nem a quantidade, nem o início da próxima conferência.

Não é possível editar com o inventário Finalizado ou depois que a 3ª conferência é encerrada (o botão fica desabilitado), nem com o inventário Cancelado (o sistema recusa com "Inventário está cancelado").

Cada edição aparece na aba Timeline (Logs) como Registro, com o valor de antes e o de depois.

Pré-requisito: privilégio Editar Item no Inventário. Nesta janela, o privilégio Permitir editar quantidade item inventário não é exigido.

Como importar as quantidades contadas por planilha?​

Quando a contagem foi feita fora do sistema (em papel ou em uma planilha de campo), dá para subir tudo de uma vez em vez de lançar item por item. A ação chama Adicionar em Massa e fica na aba Geral do inventário, ao lado do botão Adicionar SKU.

Ela só aparece enquanto o inventário está Aberto, isto é, antes de qualquer item ser lançado e antes de alguém clicar em Iniciar 1º Conf. Assim que o primeiro item entra (pela importação, pela tela ou pelo coletor), ou a 1ª conferência é iniciada pelo botão, o inventário passa a Em andamento e o botão deixa de aparecer. Por isso, importe tudo em um único arquivo e não use Iniciar 1º Conf. antes de importar.

Passo a passo:

  1. Exporte a planilha-base em Logística (WMS) → Lotes e Endereços SKUs. Você pode exportar todos os itens ou selecionar apenas os desejados.
  2. Acrescente uma coluna com o título Quantidade, escrito exatamente assim, e preencha com o que foi contado. Sem a coluna Quantidade, a importação lê o saldo do sistema como contagem: a coluna Qtde. (ou Saldo lote, nas planilhas antigas). Ou seja, importar a planilha exportada sem acrescentar a contagem lança o saldo do sistema como se ele tivesse sido contado. A coluna Qtde. disponível não é lida. Mantenha a aba original (Inventário ou Lotes e validades) e a coluna Cód. SKU (ou Código, em planilhas antigas) — linhas sem código são ignoradas.
  3. Abra o inventário, vá na aba Geral e clique em Adicionar em Massa.
  4. Clique em Importar Dados e escolha o arquivo (.xlsx ou .xls). A prévia aparece na tabela com Cód. referência, Nome, Quantidade, Endereço, Cód. lote e Código.
  5. Confira a prévia e clique em Processar. A barra de progresso avança linha a linha.
  6. Ao final, cada linha recebe um Status e um Resultado com a explicação. Use Exportar Todos os Dados no rodapé para salvar o resultado em planilha e Fechar para voltar — a lista de itens do inventário é recarregada.

O sistema usa só quatro informações de cada linha: o código do SKU, o Cód. lote, o Endereço e a Quantidade. Validade, fabricação e descrição de lote da planilha são ignoradas. Preencha o Endereço (ou o Cód. lote) em todas as linhas. Na Quantidade, célula formatada como número é lida como está (2,5 continua 2,5); célula de texto é lida no formato brasileiro, com ponto de milhar e vírgula decimal (1.234,5).

Status de cada linha

  • Sucesso — a quantidade foi lançada.
  • Atenção — a linha foi recusada e o Resultado diz o motivo (por exemplo, "Sku não existe" para kit ou produto com variação, "Quantidade contada não pode ser negativa" para quantidade menor que zero, ou lote e endereço inexistentes). As demais linhas continuam sendo processadas.
  • Erro — falha inesperada ao processar a linha.

O que o sistema resolve sozinho na importação

  • Quando a linha não traz o Cód. lote, o sistema procura o lote do SKU no endereço informado. Sem endereço na planilha, ele usa o endereço do armazém: o único, se só existe um, ou o marcado como padrão.
  • Quando o SKU ainda não tem lote naquele endereço, o sistema cria o lote automaticamente e lança a quantidade nele.
  • Quando não existe endereço padrão cadastrado no armazém, ou o endereço da planilha não existe naquele armazém, a linha volta com Atenção e a explicação no Resultado — as demais continuam sendo processadas.

Pré-requisito: privilégio Criar Item no Inventário.

Como remover um item, SKU ou endereço do inventário?​

Item da filaComo removerQuando a tela bloqueia
Item lançado (linha de quantidade, aba Geral)Clique em Deletar (lixeira) no item e confirme.A partir do fim da 1ª conferência (status diferente de Aberto e Em andamento).
SKU da lista (inventário tipo SKU ou Auditoria)Clique em Deletar no SKU, na aba Endereços / SKU.A partir do fim da 1ª conferência.
Endereço da lista (inventário tipo Endereço)Clique em Deletar no endereço, na aba Endereços / SKU.A partir do fim da 1ª conferência.

A regra evita que a lista seja mexida depois que a contagem oficial começou. Com o botão bloqueado, a dica dele explica que não é possível deletar o SKU ou o endereço depois da 1ª conferência.

Removendo vários de uma vez: cada uma dessas listas tem caixas de seleção nas linhas. Marque as que quer tirar e clique em Deletar selecionados no topo da lista. Vale a mesma trava: o botão só fica ativo com o inventário em Aberto ou Em andamento.

A remoção de um item lançado fica registrada na aba Timeline (Logs); a remoção de SKU ou endereço da lista não fica.

Pré-requisito: privilégio Deletar Item no Inventário.

Como buscar e filtrar inventários?​

Use o painel Filtros no topo da lista, escolha pelo menos um filtro e clique em Buscar — a lista não carrega sozinha. Limpar desfaz os filtros. Filtros disponíveis:

  • Conta — quando a empresa tem mais de uma.
  • Cód. inventário — busca pelo número de identificação.
  • Status — Aberto, Em andamento, Fim 1a conferência, etc.
  • Data inventário — intervalo de datas de criação.
  • Colaborador — busca pelo usuário atribuído em qualquer uma das 3 conferências.
  • CD — limita pelo centro de distribuição.
  • Armazém — limita por armazém.

Cada coluna da tabela também tem busca individual no cabeçalho.

Usuário com centros de distribuição vinculados

Quando o cadastro do usuário tem CDs vinculados (em Configurações → Usuários, aba Centro de Distribuição — veja Usuários), ele só vê na lista, e no coletor, os inventários desses CDs. Vale o centro de distribuição do inventário; se o inventário não tem CD, vale o CD do armazém. Filtrar por um CD fora do vínculo traz a lista vazia. Usuário sem CD vinculado continua vendo todos.

O inventário de outro CD se comporta como se não existisse. Aberto por um link, a tela dele vem vazia. Alterar (atribuir colaborador, iniciar ou encerrar conferência), cancelar, lançar item, montar a lista (Adicionar SKU, Adicionar endereço e os botões Adicionar todos), editar ou excluir item, ou tirar SKU ou endereço da lista é recusado com "Inventário não existe", "Sku inventário não encontrado" ou "Inventário não encontrado", conforme a ação. Na finalização, a recusa aparece como "inventário não localizado para finalizar", o que também acontece se algum item do inventário estiver em armazém de CD fora do vínculo. Lançar item em armazém fora do vínculo dá "Sem acesso ao centro de distribuição informado". Se o sistema não conseguir conferir o vínculo naquele momento, aparece "Não foi possível conferir o seu acesso ao centro de distribuição, tente de novo".

O que mostra a aba Timeline (Logs)?​

É o histórico do inventário: o que foi feito nele, na ordem em que aconteceu, com a hora e o usuário responsável. Serve para responder "quem lançou essa quantidade?", "quando a 2ª conferência foi encerrada?" ou "por que apareceram itens que ninguém contou?".

Para abrir: entre no inventário (duplo clique na linha, ou o ícone Gerenciar Inventário na coluna de ações) e clique na aba Timeline (Logs).

Os eventos vêm agrupados por dia — Hoje, Ontem ou a data — e cada linha traz o horário, a descrição do evento e o login de quem executou.

Eventos registrados

EventoQuando é registrado
Inventário criadoNa criação do inventário.
Item inseridoNa primeira vez que um SKU/lote recebe quantidade, pela tela, pela importação ou pelo coletor. Traz o Cód. SKU (não o código de referência) e a quantidade — já com a compensação, se Compensar saldo negativo estiver em Sim.
Item já lançado, quantidade somadaQuando o mesmo SKU/lote é lançado de novo e a nova quantidade é somada à anterior.
RegistroAo editar um item, inclusive quando a 2ª e a 3ª conferência são gravadas pelo coletor. O bloco Detalhes (JSON), que pode ser expandido e tem o botão Copiar, mostra cada campo alterado com o valor de antes e o de depois (os nomes dos campos aparecem em inglês). Só é registrado quando algo mudou.
Item removidoAo excluir um item lançado, com o código do SKU e a quantidade da 1ª conferência.
Item inserido automaticamente ao concluir a localizaçãoSó na contagem pelo coletor (1ª conferência), nos tipos Endereço, Livre e Auditoria: quando o colaborador conclui um endereço (Avançar ou Finalizar Conferência), cada SKU com saldo naquele endereço que não foi bipado é lançado com quantidade zero — uma linha por lote.
Quantidade de itens inseridos automaticamente ao finalizar a conferênciaSó no tipo Auditoria, ao encerrar a 1ª conferência: total de lotes dos SKUs da lista que tinham saldo no armazém e não foram contados, incluídos com quantidade zero. Não aparece quando nada foi incluído.
Conferência 1 finalizada / Conferência 2 finalizada / Conferência 3 finalizadaNo encerramento de cada rodada de contagem.
Item inserido automaticamente ao finalizar inventárioSó no tipo Endereço: lotes dos endereços da lista em que ninguém contou nada, incluídos com quantidade zero na finalização.
Inventário finalizadoNo fechamento do inventário, depois que os ajustes de estoque são gerados.
Inventário canceladoNo cancelamento do inventário.

Não ficam registrados: a atribuição de colaborador, a inclusão ou remoção de SKU ou endereço da lista e o início das conferências, inclusive pelos botões Iniciar 1º Conf., Iniciar 2º Conf. e Iniciar 3º Conf.

Como filtrar o histórico

  • Buscar por evento ou usuário — campo de busca livre no topo da aba. Para ver todos os eventos de um mesmo tipo, digite parte do texto, por exemplo "Item inserido".
  • Evento — seleção múltipla que lista cada mensagem registrada exatamente como aparece na linha, com o código do SKU e a quantidade. Não agrupa por tipo de evento.
  • Usuário — seleção múltipla, para ver só o que uma pessoa fez.
  • Mais recente primeiro / Mais antigo primeiro — botão que inverte a ordem da linha do tempo.

O topo mostra o total de eventos e, quando há filtro aplicado, quantos estão sendo exibidos. Inventários sem histórico exibem a mensagem "Nenhum log registrado para este inventário".

Como exportar os itens do inventário para Excel?​

Dentro do inventário há dois caminhos para baixar os itens em planilha:

  • o botão Exportar dados, na barra acima da lista de itens;
  • a opção Exportar Todos os Dados, no menu de ações do topo do inventário.

Nas duas exportações, as colunas de quantidade (Qtde. endereço, quantidades conferidas na 1ª, 2ª e 3ª conferência e as quantidades inconformes de cada conferência) saem como número, e não como texto. Assim o Excel soma e filtra essas colunas normalmente e exibe os valores no formato de número configurado no seu computador, independentemente de quantas casas decimais a empresa usa na tela.

Na tela, as colunas de quantidade da lista de itens (aba Geral) — Qtde. endereço, as contagens da 1ª, 2ª e 3ª conferência e as divergências — são exibidas com o número de casas da parametrização Qtde casas decimais para quantidade do item do submenu Configurações Gerais. Ela não altera o valor gravado: com zero casas, 10,00 aparece como 10 e 2,5 aparece arredondado (3). A mesma parametrização também limita as casas que dá para digitar no campo Quantidade das janelas Adicionar Produto e Produto (Editar): com zero casas, só dá para lançar número inteiro.

Como iniciar uma conferência?​

Cada conferência começa sozinha no primeiro lançamento: o primeiro item contado inicia a 1ª, e a primeira recontagem inicia a 2ª ou a 3ª. Para marcar o início antes de lançar qualquer coisa, use o botão Iniciar 1º Conf. (ou Iniciar 2º Conf. / Iniciar 3º Conf.), na barra de botões do topo da tela do inventário. O botão é opcional.

BotãoAparece com o inventário emMuda o status paraPrivilégio
Iniciar 1º Conf.AbertoEm andamentoCriar Item no Inventário
Iniciar 2º Conf.Fim 1a conferênciaProcessando 2a conf.Editar Item no Inventário
Iniciar 3º Conf.Fim 2a conferênciaProcessando 3a conf.Editar Item no Inventário

Ao clicar, o sistema pede a confirmação "Deseja iniciar a 1º Conferência?" (com o número da rodada). Se ninguém foi atribuído àquela conferência, a confirmação acrescenta "Nenhum colaborador foi atribuído a ela, então você será atribuído." e, ao confirmar, você passa a ser o colaborador dela. O status muda na hora, mesmo sem nenhum item lançado.

Quando o botão não inicia a conferência (aparece um aviso e o status não muda):

  • 1ª conferência, tipo Endereço, sem endereços na lista — "Informe os endereços da contagem na aba Endereços / SKU antes de iniciar a 1º conferência."
  • 1ª conferência, tipo SKU ou Auditoria, sem SKUs na lista — "Informe os SKUs da contagem na aba Endereços / SKU antes de iniciar a 1º conferência." O tipo Livre não tem essa trava.
  • 2ª ou 3ª conferência sem nenhum item divergente — "Nenhum item ficou divergente na 1º conferência, não há o que recontar. Finalize o inventário." (ou "na 2º conferência"). Item divergente é aquele cuja última contagem é diferente da Qtde. endereço. Na 3ª, vale a contagem da 2ª, ou a da 1ª para o item que não foi recontado.
  • 2ª ou 3ª conferência com os itens ainda carregando — "Aguarde o carregamento de todos os itens do inventário."
  • Conferência sem colaborador e usuário logado não identificado — "Não foi possível identificar o usuário logado para atribuir à conferência. Atribua um colaborador antes de iniciar."

O que muda depois de iniciar

  • Depois de Iniciar 1º Conf., o botão Adicionar em Massa deixa de aparecer (ele só aparece com o inventário Aberto). Importe a planilha antes.
  • Depois de Iniciar 2º Conf. ou Iniciar 3º Conf., o sistema recusa Atribuir colaborador para aquela rodada. Atribua antes de iniciar.
  • Na 2ª e na 3ª, quem lançar a primeira recontagem passa a constar como colaborador da rodada, mesmo que outra pessoa tenha clicado em Iniciar.
  • O início pelo botão não aparece na aba Timeline (Logs).
  • Hoje, o botão não grava a data de início da rodada: depois de Iniciar 1º Conf., a data de início da 1ª conferência fica em branco; na 2ª e na 3ª, ela só é preenchida na primeira recontagem.

Como finalizar uma conferência?​

No topo da tela do inventário, clique em Finalizar 1º Conf. (ou Finalizar 2º Conf. / Finalizar 3º Conf., conforme a rodada) e confirme em Sim. O sistema registra o horário de fim da rodada e libera a próxima.

O botão só aparece com a rodada em andamento:

  • Finalizar 1º Conf. — com o inventário Em andamento.
  • Finalizar 2º Conf. — com o inventário em Processando 2a conf.
  • Finalizar 3º Conf. — com o inventário em Processando 3a conf.

O inventário passa a Processando 2a conf. ou Processando 3a conf. assim que a primeira recontagem daquela rodada é lançada, ou quando alguém clica em Iniciar 2º Conf. / Iniciar 3º Conf. (veja Como iniciar uma conferência?). Depois de Iniciar 1º Conf., Finalizar 1º Conf. já aparece, mesmo sem nenhum item lançado, e o sistema não confere se houve contagem. No tipo Auditoria (e no Endereço, para os endereços da lista), encerrar a 1ª conferência sem lançar nada faz os lotes não contados valerem zero na finalização. Não encerre uma rodada vazia.

Cada rodada só pode ser encerrada uma vez, e não é possível encerrar conferência de inventário finalizado ou cancelado.

No inventário do tipo Auditoria, ao encerrar a 1ª conferência o sistema inclui, com quantidade zero, os lotes com saldo no armazém dos SKUs da lista que ninguém contou (veja Quais os tipos de inventário?).

Como finalizar o inventário e gerar o ajuste de estoque?​

Com a conferência encerrada (status Fim 1a conferência, Fim 2a conferência ou Fim 3a conferência), clique em Finalizar Inventário no topo da tela e confirme. Se há uma rodada em andamento, encerre-a antes: o botão não aparece. O sistema:

  1. Compara, para cada SKU/lote contado, a quantidade contada com a Qtde. endereço — o saldo que o sistema registrou para o lote no momento em que o item foi lançado. Vendas e entradas feitas depois da contagem são preservadas.
  2. Se sobrou, gera uma entrada de estoque pela diferença; se faltou, uma saída. Item sem diferença não gera movimento.
  3. Havendo mais de uma conferência, usa, para cada item, a última contagem feita (3ª, senão 2ª, senão 1ª). Uma recontagem zerada vale como zero.
  4. No tipo Endereço, o endereço da lista em que ninguém contou nada tem os lotes com saldo incluídos com quantidade zero.
  5. No tipo Auditoria, nada a mais é incluído nesta etapa: os lotes não contados já entraram com quantidade zero quando a 1ª conferência foi encerrada.
  6. Passa o status para Processando e, ao terminar, para Finalizado.
  7. Se a integração Webhook estiver habilitada com a opção Finalizar inventário (veja Webhook), envia uma notificação para cada lote ajustado.

Qual custo entra em cada ajuste

Quando a parametrização Utilizar custo manual SKU está habilitada, todo ajuste, de entrada ou de saída, usa o Custo manual cadastrado na ficha do SKU, e nenhuma das regras abaixo se aplica. SKU sem Custo manual preenchido gera ajuste com custo zero. Sem a parametrização, o custo é escolhido em ordem, e a regra é diferente para quem sobrou e para quem faltou.

Nas saídas (o que faltou):

  1. O custo médio do SKU naquele armazém (R$ custo médio na ficha do SKU), desde que não passe de 100 vezes o custo da última compra (R$ último custo). Sem custo de última compra, o médio (e depois o custo da saída) é aceito sem esse limite.
  2. Se o médio não servir, o custo unitário da movimentação de saída mais recente do SKU naquele armazém, com o mesmo limite de 100 vezes.
  3. Se também não servir, o custo da compra do próprio armazém (veja abaixo), com o mesmo limite de 100 vezes.
  4. Se nenhum servir, o custo da última compra. Sem última compra, o custo fica zero.

Quando a saída zera o saldo do SKU no armazém, o valor gravado é o valor que restava no saldo, e não custo × quantidade, para não deixar centavos órfãos.

Nas entradas (o que sobrou), os limites são mais rígidos, porque o custo da sobra vira valor novo de estoque:

  1. O custo médio do armazém só é usado quando o saldo do SKU ali tem quantidade e valor positivos. Com saldo zerado ou negativo, o médio é ignorado.
  2. O médio, depois o custo da saída mais recente do armazém e depois o da compra do próprio armazém só valem se não passarem de 5 vezes o custo da última compra. Se nenhum servir, o ajuste entra pelo custo da última compra.
  3. SKU sem custo de última compra: o sistema monta uma referência com o maior valor entre o Custo manual da ficha e o maior custo unitário pago a fornecedor nas compras recentes do SKU. Se o médio passar de 5 vezes essa referência, o sistema tenta o custo da saída mais recente e depois o da compra do próprio armazém, com o mesmo limite; só se nenhum servir o ajuste entra pelo custo da compra mais recente do SKU que não seja simbólica (custo abaixo de 1/5 da referência), em qualquer armazém; sem ela, pelo Custo manual. Sem Custo manual e sem compras, não há referência e o médio, o custo de saída ou a compra do próprio armazém é aceito sem esse limite. Aqui o Custo manual serve só de referência e reserva, mesmo com a parametrização desabilitada.
  4. Para SKU sem custo de última compra, o Custo manual e a compra mais recente só substituem um custo recusado. Se o SKU não tem custo médio aproveitável, nem saída com valor, nem compra no próprio armazém, a entrada é gravada com custo zero, mesmo que haja Custo manual ou compras em outros armazéns.
  5. Custo de entrada negativo nunca é gravado: nesse caso, vale o custo da última compra ou, sem ela, zero.

Compra do próprio armazém é o custo unitário da compra de fornecedor mais recente do SKU naquele mesmo armazém — a nota de compra recebida, não o pedido de compra. O sistema procura entre as 500 movimentações mais recentes do SKU no armazém, até 50 compras. Também pula a compra simbólica, com custo abaixo de 1/5 do custo da última compra — ou, para SKU sem última compra, abaixo de 1/5 do maior valor entre o Custo manual e a maior compra recente do SKU. Sem compra que sirva, o passo é pulado. Em cada finalização, esse passo é consultado para no máximo 50 combinações de SKU e armazém; além disso, o sistema segue direto para o passo seguinte.

O que conta como compra de fornecedor. Na compra do próprio armazém e nas compras recentes do SKU usadas como referência (item 3 das entradas), vale o mesmo recorte do R$ último custo: só linhas de nota de compra recebida, com quantidade e custo maiores que zero. Ficam de fora:

  • linha com CFOP de bonificação, doação, brinde ou amostra grátis (x910 e x911);
  • recebimento ligado a pedido: transferência, devolução ou retorno de venda;
  • NF de devolução, nota de crédito e nota de débito;
  • compra cujo emitente tem a raiz do CNPJ da própria empresa (a do recebimento ou a faturadora), salvo a nota de entrada de importação, que conta como compra. O emitente é o CNPJ do XML da nota; na compra lançada sem XML, vale o CPF/CNPJ do fornecedor cadastrado na compra.

O sistema não avisa na tela quando descarta o custo médio: confira o valor das movimentações de entrada geradas pela finalização.

Saídas que tinham ficado sem custo

Depois que a finalização grava entradas com valor, o sistema verifica, no SKU e armazém de cada uma, se houve saídas gravadas com custo zero (por exemplo, vendas feitas com o armazém zerado) a partir da data da entrada, ou no trecho em que o saldo do armazém estava negativo logo antes dela. Se houve, ele agenda o recálculo do custo do SKU a partir dessa data, para que essas saídas recebam custo. O recálculo roda depois, em segundo plano, e não vale para conta com Utilizar custo manual SKU. Entrada gravada com custo zero não dispara a verificação, e uma falha nela não impede a finalização.

Pré-requisito: privilégio Finalizar Inventário.

Por que o sistema bloqueia a finalização?​

O botão Finalizar Inventário só aparece para quem tem o privilégio Finalizar Inventário e com o inventário em Fim 1a conferência, Fim 2a conferência ou Fim 3a conferência. Com a 1ª conferência em andamento, encerre-a antes com Finalizar 1º Conf.; com a 2ª ou a 3ª em andamento, use Finalizar 2º Conf. ou Finalizar 3º Conf.

Mensagens que o sistema pode devolver ao finalizar:

  • "Status inventário não permite finalizar" — o inventário já está Finalizado, Cancelado, em Processando, ou com a 2ª ou a 3ª conferência em andamento.
  • "inventário não localizado para finalizar" — não há itens contados pendentes de ajuste, ou o inventário (ou o armazém de algum item dele) é de um CD fora do vínculo do seu usuário (veja Como buscar e filtrar inventários?).
  • "Lote do item [código de referência] está inativo" — algum item lançado está em lote inativo (a mensagem cita o primeiro). Reative o lote em Logística (WMS) → Lotes e Endereços SKUs ou exclua o item do inventário e refaça.

Se o inventário ficar parado em Processando por mais de alguns minutos, acione o suporte: não é possível finalizar de novo.

A finalização não é bloqueada por divergência pendente, por 2ª ou 3ª conferência que não foram feitas, nem por item sem custo.

Como cancelar um inventário?​

No inventário, abra Mais Ações → Cancelar inventário e confirme em Sim. O inventário passa a Cancelado, não gera nenhum ajuste de estoque e não volta a ser aberto; para contar de novo, crie outro. Depois do cancelamento ele também some da lista do coletor.

O sistema só não deixa cancelar inventário Finalizado ("Inventário já está finalizado"), porque o ajuste já foi feito. Não cancele um inventário que esteja em Processando: se a finalização já tiver gerado ajustes, o cancelamento não os desfaz.

Quando um item ou endereço não pode mais ser excluído do inventário?​

Quando o inventário sai do status Aberto ou Em andamento (ou seja, a partir do fim da 1ª conferência), a tela bloqueia a exclusão de itens lançados e de SKUs e endereços da lista. A regra protege a integridade dos números: ninguém pode tirar itens da contagem depois que ela foi encerrada oficialmente.

Para corrigir uma quantidade depois disso, use Editar na linha do item — continua permitido até a 3ª conferência ser encerrada. Se a lista em si estiver errada, a alternativa é cancelar o inventário e abrir um novo.

Como funciona o inventário no coletor (WMS mobile)?​

O coletor — celular ou aparelho de mão usado no armazém — tem uma tela de inventário própria, diferente da tela do computador. Ela abre sozinha quando o acesso vem de um aparelho móvel pelo endereço do WMS da empresa (o endereço que contém wms).

Na tela do coletor você encontra:

  • Um campo grande no topo — Bipe o inventário — para abrir a conferência lendo ou digitando o código do inventário.
  • Duas abas com contador: Pendente e Iniciada.
  • Um cartão por inventário com Inventário (código), Tipo, Status, Descrição, Armazém, Centro de Distribuição e Criação, além do botão que abre a conferência.
  • Um botão de atualizar a lista.

A lista mostra só os inventários criados nos últimos 30 dias em que você é o colaborador da rodada atual:

  • Pendente — os que ainda não começaram naquela rodada: Aberto para o colaborador da 1ª conferência, Fim 1a conferência para o da 2ª e Fim 2a conferência para o da 3ª.
  • Iniciada — os que estão em andamento naquela rodada: Em andamento, Processando 2a conf. ou Processando 3a conf.

Inventários Finalizados, Cancelados ou em Fim 3a conferência não aparecem. Para usar a tela do coletor, o colaborador precisa do privilégio Visualizar Inventário do módulo Inventário.

Como fazer a contagem pelo coletor?​

Nos tipos Endereço, Livre e Auditoria, a 1ª conferência é feita por endereço:

  1. Abra o inventário: bipe o código no campo do topo ou toque no botão de abrir no cartão do inventário.
  2. Bipe o endereço. Em inventário do tipo Endereço, o coletor mostra o endereço da vez e só aceita esse, na ordem da lista; outro endereço dá "Endereço Inválido". Em Livre e Auditoria vale qualquer endereço do armazém. Depois de bipar, o cabeçalho mostra o número do inventário, o tipo, o centro de distribuição, o armazém e a descrição.
  3. Bipe o código de barras do produto (principal, adicional ou da caixa). O coletor não aceita o código de referência: produto não encontrado dá "Produto não localizado".
  4. Informe a quantidade contada — precisa ser maior que zero. Quando o cadastro do SKU pede rastreabilidade, preencha também data de fabricação, data de validade e lote; o coletor não deixa gravar sem eles e avisa quando a data de fabricação é posterior à validade.
  5. Repita para todos os itens do endereço. Para passar ao próximo endereço, toque em Avançar e confirme. Isso encerra a conferência do endereço atual: as quantidades bipadas são gravadas e os SKUs que tinham saldo naquele endereço e não foram bipados ficam com quantidade zero. Por isso, bipe todos os produtos do endereço antes de avançar. Em inventário do tipo Endereço, Avançar no último endereço já encerra a conferência.
  6. Ao terminar, toque em Finalizar Conferência e confirme. Em inventário do tipo Endereço o botão só fica ativo no último endereço da lista.

Cada item conferido entra na lista da tela com a foto do produto, para você conferir visualmente o que já foi contado. No rodapé aparecem a conta, o código do inventário e a data de criação — útil para ter certeza de que está no registro certo.

O botão Voltar abandona a conferência e avisa antes que o progresso atual será perdido: os itens do endereço que ainda não foram confirmados com Avançar se perdem. Em inventário do tipo Endereço, ao reabrir, o coletor recomeça pelo primeiro endereço da lista, e bipar de novo um endereço já concluído soma as quantidades às anteriores.

Inventário do tipo SKU e recontagens

No tipo SKU, e na 2ª e na 3ª conferência de qualquer tipo, o coletor mostra um item por vez, sem a quantidade esperada: foto, código de referência, endereço e o final do código de barras. Bipe o endereço, bipe o código de barras (cada leitura soma na Quantidade conferida) e toque em Avançar. Se o lote tem validade, escolha a data de validade correta entre as três opções mostradas.

Avançar sem contar grava o item com quantidade zero, e Finalizar Conferência antes de percorrer todos os itens grava os restantes com quantidade zero. Quando sobram itens assim, a confirmação de Finalizar Conferência avisa quantos são — "Ainda há 1 item" ou "Ainda há N itens" sem contagem salva, inclusive o item da tela se você não tocou em Avançar — e que eles serão gravados com quantidade 0 e terão o estoque zerado quando o inventário for encerrado. Se a gravação desses zeros falhar, a conferência não é encerrada: aparece "Erro ao gravar os itens pendentes. Tente finalizar novamente." e a notificação "Não foi possível finalizar a conferência". Nessa tela, o campo de quantidade só pode ser digitado por quem tem o privilégio Permitir editar quantidade item inventário; na contagem por endereço o campo não depende desse privilégio.

Por que um inventário não aparece ou não abre no coletor?​

O que aconteceMotivoO que fazer
O inventário não aparece na listaEle não está atribuído ao colaborador logado na rodada atual, foi criado há mais de 30 dias, ou está em um status que não é de contagem (Fim 3a conferência, Finalizado, Cancelado).Atribua o colaborador pela tela do computador (Mais Ações → Atribuir colaborador) ou finalize o inventário pela tela do computador.
O inventário não aparece na lista, mesmo atribuídoO usuário tem centros de distribuição vinculados no cadastro e o inventário é de outro CD (sem CD no inventário, vale o do armazém).Vincule o CD ao usuário em Configurações → Usuários, aba Centro de Distribuição, ou peça a contagem a quem tem esse CD.
"Inventário não encontrado!" ao biparO código bipado não está entre os inventários que aparecem para esse colaborador.Confira o código e a atribuição do inventário.
"Inventário não permite conferência, informe os endereços ou skus para conferência!"O inventário é do tipo SKU ou Endereço e a lista está vazia, ou ele já foi finalizado.Monte a lista na tela do computador (aba Endereços / SKU).
"Inventário indisponível para conferência. Verifique o status do inventário ou a existência de itens inconformes."A 1ª conferência já terminou e nenhum item ficou com divergência: não há o que recontar.Finalize o inventário pela tela do computador.
"Inventário não permite conferência!"A conferência foi encerrada e o inventário não tem itens.Verifique os itens do inventário na tela do computador.
"Endereço Inválido"Inventário do tipo Endereço: o endereço bipado não é o próximo da lista.Bipe o endereço mostrado na tela.
"Não encontramos endereços ativos para este produto no armazém informado"Nenhum SKU da lista tem lote ativo no armazém do inventário.Ajuste o cadastro de lotes e endereços do SKU em Logística (WMS) → Lotes e Endereços SKUs.

Como fazer o saldo físico considerar apenas pedidos já expedidos?​

Habilite a parametrização Considerar saldo físico apenas pedidos expedidos. Com ela habilitada, ao calcular o saldo esperado do lote no momento em que o item é lançado no inventário, o sistema considera as saídas apenas quando o pedido já saiu para entrega (expedido). Sem ela, a saída é considerada logo na emissão da nota fiscal.

Use esta opção quando há um período longo entre nota fiscal e expedição efetiva (cross-docking, embalagem em lote, etc.) — assim o saldo físico durante a contagem reflete o que ainda está no armazém. A parametrização vale para os itens lançados, para o zeramento ao concluir um endereço no coletor e para Adicionar todos; os itens incluídos com quantidade zero no fim da 1ª conferência da Auditoria e na finalização do tipo Endereço usam o saldo completo do lote.

Para configurar: Configurações → Parametrizações → Logística (WMS) -> Inventário, habilite a parametrização e salve.

Como usar o custo manual do SKU no ajuste de inventário?​

Habilite a parametrização Utilizar custo manual SKU. Com ela habilitada, ao gerar os ajustes de estoque na finalização do inventário, o sistema aplica o Custo manual cadastrado na ficha do SKU, em entradas e em saídas, em vez do custo médio do armazém ou do custo da última compra. Não há alternativa: SKU sem Custo manual preenchido gera ajuste com custo zero. A regra também vale para os cálculos de margem nas vendas feitas após a ativação.

Para configurar: Configurações → Parametrizações → Produto, habilite a parametrização e salve. Em seguida, cadastre o Custo manual desejado em cada SKU em Produtos → Produtos e SKUs — o campo só aparece na ficha do SKU depois que a parametrização é habilitada.

Boas práticas para o inventário​

Um inventário bem conduzido fecha o saldo certo, com o custo certo, sem travar a contagem no meio. Recomendações:

  • Escolha o tipo certo antes de começar. Para cobrir uma área com a certeza de que nenhum endereço fique de fora, use Endereço. Para confrontar o saldo de produtos específicos no armazém inteiro, use Auditoria com a lista de SKUs preenchida — ao encerrar a 1ª conferência, ela inclui com quantidade zero os lotes desses SKUs que ninguém contou. O Livre não mexe em endereço que ninguém visitou.
  • Monte a lista com "Adicionar todos" quando for o armazém inteiro. Os botões Adicionar todos skus ativos e Adicionar todos endereço ativos puxam de uma vez tudo que tem saldo diferente de zero — bem mais rápido e seguro do que adicionar item por item.
  • Deixe a lista pronta antes de lançar a primeira quantidade. Depois que a 1ª conferência encerra, a tela não deixa mais remover SKU, endereço ou item lançado. Se errou a lista, cancele e abra um novo.
  • No coletor, bipe tudo do endereço antes de tocar em Avançar. Concluir o endereço zera os SKUs com saldo ali que não foram bipados.
  • Importe a planilha de uma vez só. O Adicionar em Massa só aparece enquanto o inventário está Aberto: some no primeiro item lançado e também depois de Iniciar 1º Conf. Na planilha, use a coluna Quantidade para a contagem; sem ela, o saldo do sistema (coluna Qtde., ou Saldo lote nas planilhas antigas) é lido como contagem.
  • Atribua o colaborador da 2ª ou da 3ª antes de iniciá-la. Depois do Iniciar 2º Conf. ou Iniciar 3º Conf., a atribuição daquela rodada é recusada.
  • Use a 2ª e a 3ª conferência onde há dúvida. Recontar só os itens divergentes gera quantidades independentes; na finalização vale, para cada item, a última conferência feita (3ª > 2ª > 1ª).
  • Confira o custo médio do SKU antes de finalizar. O ajuste parte do custo médio do armazém, com limites ligados ao custo da última compra (para as sobras, o médio só vale com saldo positivo e até 5 vezes a última compra; veja Como finalizar o inventário e gerar o ajuste de estoque?). Mantenha o custo da última compra e o Custo manual do SKU corretos: um custo errado vira ajuste de valor errado no estoque.
  • Deixe "Compensar saldo negativo" em Não, salvo decisão contrária. Com Sim, o negativo é somado à contagem e o saldo termina acima do que foi contado.
  • Resolva lote inativo antes de fechar. A finalização é bloqueada se algum item lançado está em lote inativo — reative o lote (ou exclua o item e refaça) para o inventário fechar.

Resumo de parametrizações​

Configurações da empresa que afetam esta tela. Para ativar ou desativar, acesse Configurações → Parametrizações, abra o submenu indicado e habilite ou desabilite a parametrização.

ParametrizaçãoSubmenuO que muda quando ativada
Considerar saldo físico apenas pedidos expedidosLogística (WMS) -> InventárioO saldo esperado do lote, calculado quando o item é lançado, considera as saídas só após a expedição do pedido. Sem a parametrização, a saída é considerada já na emissão da nota fiscal.
Utilizar custo manual SKUProdutoAo gerar os ajustes de estoque na finalização, o sistema aplica o Custo manual cadastrado na ficha do SKU no lugar do custo médio do armazém, em entradas e saídas e sem alternativa. A regra também vale para o cálculo de margem das vendas feitas após a ativação.

Privilégios da tela​

Esta tela tem privilégios próprios que controlam o que cada usuário pode fazer. Configure os perfis de acesso em Configurações → Perfis de Acesso vinculando os privilégios abaixo aos grupos desejados. Quando o usuário não tem o privilégio, a ação correspondente some da tela ou fica desabilitada.

PrivilégioLibera
Visualizar InventárioAbrir a tela do inventário e ver os itens contados.
Criar InventárioCriar um novo inventário (botão Novo Inventário).
Editar InventárioHoje nenhuma ação desta tela depende dele; a atribuição de colaborador usa o privilégio Atribuir colaborador.
Deletar InventárioHoje nenhuma ação desta tela depende dele; Cancelar inventário não exige privilégio próprio.
Finalizar InventárioEncerrar o inventário e disparar os ajustes de estoque (botão Finalizar Inventário). Os botões de encerrar cada conferência não dependem dele.
Visualizar Item no InventárioAbrir o inventário pela lista (duplo clique ou ação Gerenciar Inventário).
Criar Item no InventárioLançar a quantidade contada pela tela (Adicionar SKU na aba Geral e Adicionar em Massa) e iniciar a 1ª conferência (botão Iniciar 1º Conf.).
Editar Item no InventárioAlterar a quantidade lançada de um item (Editar) e iniciar a 2ª e a 3ª conferência (botões Iniciar 2º Conf. e Iniciar 3º Conf.).
Deletar Item no InventárioRemover SKU, endereço ou item lançado do inventário.
Permitir editar quantidade item inventárioDigitar a quantidade contada à mão na janela Adicionar Produto e na contagem item a item do coletor (tipo SKU e recontagens). Sem ele, a conferência nesses pontos é feita só por bipagem. Não afeta Editar nem a contagem por endereço no coletor.
Atribuir colaboradorAtribuir colaborador para a conferência (individual ou em lote).

⚠️ A lista de inventários e o coletor ficam no módulo Inventário. Os privilégios acima ficam no módulo Novo Inventário e comandam as ações dentro do inventário, mas quem abre a tela, a listagem e o inventário no coletor é o privilégio Visualizar Inventário do módulo Inventário. Um perfil que só tenha os privilégios do módulo Novo Inventário não consegue abrir a tela — habilite os dois módulos no perfil de acesso.

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