Pular para o conteúdo principal

Pedidos

A tela Pedidos é o centro de tudo o que acontece nas vendas do idworks. Toda venda — feita no balcão (PDV), pelo e-commerce próprio, por marketplace (Mercado Livre, Magalu, Shopee, Amazon…), por importação de planilha ou por cadastro manual — vira um registro nesta tela. É daqui que o time vê, edita, fatura, separa, expede, devolve, cancela e tudo mais que se faz com uma venda.

A lista principal tem 126 colunas configuráveis (Cliente, Status, Datas, Valores, Transportadora, Rastreio, Canal, Vendedor, etc.) e dezenas de filtros para ajudar a encontrar exatamente o que você procura. Quem tem o privilégio de métricas troca a tela entre três visões (Lista, SKUs e Indicadores); a visão Indicadores mostra receita, ticket médio, margem e os totais por conta, canal, vendedor, estado e outros agrupamentos. O layout de colunas favoritas fica salvo por usuário.

A partir desta tela você cria novo pedido, edita (em status Aberto), fecha o pedido (botão Fechar Pedido, que avança para separação/faturamento), fatura (emite NF), imprime etiqueta, gera devolução, duplica, cancela, cria pedido a partir do XML de uma nota já emitida, atualiza status em massa, sincroniza com canal, envia EDI para transportadora e mais. A ficha completa do pedido (que abre com duplo-clique numa linha) tem 13 abas — onde mora o detalhe completo: Geral, Fiscal, Integração, Pacotes, Timeline, Info Adicionais, Resultado, Frete, CTe, Tracking, Desconto, GNRE e Hist. Cliente. Quem tem acesso às conversas de WhatsApp vê também a aba WhatsApp, com a conversa do cliente do pedido.

A tela é regida por 54 privilégios que controlam quem pode fazer o quê. As configurações que alteram o comportamento (bloqueios de faturamento, sincronização com canais, etc.) ficam em Configurações → Parametrizações e estão resumidas no final desta página.

Índice​

Conceito

Status

Cadastro e edição

Ficha do pedido — 13 abas (+ WhatsApp)

Faturamento (Nota Fiscal)

Devoluções e Reversa

Logística e Envio

Canais (Integração)

Busca e visualização (lista)

Ações em lote (Mais Ações)

Regras de negócio

Boas práticas

Resumo de parametrizações

Referência rápida

O que é a tela Pedidos?​

É o registro central de cada venda da empresa. Cada linha = 1 pedido (ou 1 NF avulsa). A tela atende todos os perfis: o vendedor entra para ver o pedido que vendeu; o financeiro entra para ver os pagamentos; o expedidor entra para ver o que precisa enviar; o supervisor entra para acompanhar os indicadores.

Toda venda entra aqui — independentemente da origem (PDV, canal de venda, ERP, importação manual). E toda ação relevante de venda acontece a partir daqui: faturar, devolver, cancelar, imprimir etiqueta, sincronizar com canal.

📍 Onde: menu lateral → Vendas → Pedidos.

Qual a diferença entre Pedido e Nota Fiscal nesta tela?​

No topo de cada ficha tem um interruptor Tipo com dois valores:

TipoSignificadoQuando usar
Pedido (Movimenta saldo)Registro de venda com baixa de estoque. Reduz o saldo dos SKUs no estoque ao finalizar/faturar. Caso padrão.Vendas normais — produto vendido sai do estoque físico.
Nota Fiscal (Não movimenta)Emite a NF sem baixa de estoque. Útil em casos especiais.NF complementar (de imposto, frete, devolução), NF avulsa de serviço, manifestação fiscal, NF para transferência fora do fluxo.

A escolha só pode ser feita em status Aberto e requer o privilégio Movimentar ou Não Saldo de Estoque. Depois que o pedido passa de Aberto, fica travado.

A tela usa esses dois conceitos juntos porque tecnicamente o "registro de pedido" e o "registro de NF avulsa" usam a mesma base interna — você só está dizendo se essa NF vai baixar estoque ou não.

O que é Tipo de Pedido?​

É a classificação operacional do pedido — cadastrada em Financeiro → Tipo Pedido. Cada Tipo define:

  • Regras fiscais (CFOPs, naturezas de operação aplicáveis).
  • Forma de pagamento padrão.
  • Fluxo de status (alguns Tipos pulam etapas — ex.: venda no PDV vai direto para Faturado).
  • Limite de desconto (até quanto % de desconto é permitido sem aprovação especial).
  • Tipo de documento fiscal (NF-e, NFCe, NFS-e).

A bonificação não é marcada no Tipo de Pedido: ela é marcada item a item, pela chave Bonificado do item. Veja Como adicionar itens a um pedido?.

Exemplos comuns: "Venda Normal", "Venda PDV NFCe", "Bonificação", "Venda Atacado", "Transferência entre CDs", "Devolução de cliente". Cada um dispara comportamento diferente.

A escolha do Tipo é obrigatória no pedido. Pode ser trocada só em status Aberto.

O que é Integração no contexto do pedido?​

É o canal de venda que originou o pedido. Cada canal integrado ao idworks (Mercado Livre, Magalu, Shopee, Amazon, e-commerce próprio, PDV, etc.) é uma Integração cadastrada em Integrações. O pedido vinculado à Integração herda configurações desse canal (Política Comercial, comissão, prazos, regras de envio).

Pedidos cadastrados manualmente (sem canal de venda) usam a Integração configurada como padrão da empresa (geralmente "Integração Interna" ou similar).

Visão geral do fluxo: do pedido novo até a entrega​

Fluxo padrão de uma venda típica:

  1. Pedido nasce (vindo do canal de venda, do PDV ou criado manualmente) → status Aberto.
  2. (Opcional) Aprovações: margem, crédito, risco de fraude → o pedido aguarda em status próprio até o aprovador agir.
  3. Operador clica em Fechar Pedido → pedido vai para A faturar ou Em separação, conforme regras do Tipo de Pedido.
  4. Faturamento: sistema emite a NF → status Nota Fiscal ou Aguardando expedição.
  5. Separação/Picking: time pega os produtos no CD → Iniciado picking, Finalizado picking.
  6. Packing: time embala e gera etiqueta → Aguardando etiqueta, Aguardando expedição.
  7. Pré-romaneio: pacote é amarrado ao romaneio da transportadora → Aguardando romaneio → Aguardando expedição.
  8. Coleta: caminhão da transportadora chega e leva → Enviado.
  9. Entrega: cliente recebe → Entregue com sucesso.
  10. (Eventuais) Devolução → o pedido de devolução (Criar Pedido Devolução) devolve o estoque, direto ou pela entrada na Reversa. Os status Em devolução e Devolvido da venda são marcados à parte (rastreio da transportadora, canal de venda ou mudança manual).

Cada empresa pode ter variações do fluxo — pedidos de retirada em mãos pulam transporte, NFCe vai direto do Aberto para Enviado, etc.

Quantos status um pedido tem?​

São 56 status no total. A lista é ampla porque cobre todo tipo de venda, todo tipo de operação interna e todo tipo de exceção. Os mais comuns no dia a dia são uma dezena. Os outros aparecem em cenários específicos (orçamento, ordem de serviço, devolução, fulfillment de marketplace).

Os status são agrupados (visualmente, pela cor) por fase do fluxo: pré-venda, edição, separação, faturamento, pós-envio, exceções. Cada empresa pode renomear e trocar a cor de qualquer status em Configurações → Status Pedido — o nome e a cor que você definir lá passam a valer nas listas, gráficos e na linha do tempo do pedido. Veja Status Pedido.

Status de pré-venda​

StatusSignificado
Aprovação margemPedido com desconto/margem fora do limite — aguarda aprovação do supervisor.
Aguardando aprovação créditoCliente com restrição de crédito ou pedido fora do limite — aguarda análise.
Validar risco fraudePedido marcado como suspeito por antifraude — aguarda análise manual.

Esses status são automáticos — o sistema move o pedido para eles quando detecta as condições. O aprovador responsável age (libera ou recusa) e o pedido volta ao fluxo normal.

Status de edição (Aberto, Em espera, Segurar pedido)​

StatusSignificado
AbertoStatus inicial — tudo é editável. Pedido pode ser ajustado livremente.
Em esperaPausa para esperar correção (estoque, dado do cliente). Volta a Aberto manualmente.
Segurar pedidoPausa por decisão interna (cliente pediu para segurar, problema fiscal). Volta a Aberto quando resolvido.

Veja Por que o pedido vai para "Em espera"? e O que faz "Segurar pedido"? para entender quando cada um aparece.

Status de separação e packing​

StatusSignificado
Pré picking-listPedido pré-separado, aguardando geração da picking-list definitiva.
Iniciado pickingTime iniciou a separação dos itens no CD.
Finalizado pickingSeparação concluída — itens prontos para empacotar.
Picking não conformidadeDivergência na separação (item faltando, item errado). Aguarda tratativa.
Packing não conformidadeDivergência no empacotamento.
Falta produtoItem do pedido sem saldo em nenhum CD. Aguarda reposição.
Falta produto a chegarItem sem saldo, mas com chegada prevista.
Em tratativaAlgum problema operacional — aguarda definição.
Em separaçãoStatus genérico de separação em andamento.
Aguardando ressuprimentoItem precisa ser movido do pulmão para picking antes de separar.
Aguardando transferênciaItem precisa ser transferido de outro CD/armazém.

Status de faturamento e expedição​

StatusSignificado
A faturarAguardando emissão de NF.
FechadoPedido formalmente fechado (após NF emitida).
Nota FiscalNF emitida.
Aguardando etiquetaNF pronta, falta gerar etiqueta da transportadora.
Em espera etiquetaAguardando confirmação da transportadora sobre a etiqueta.
Aguardando romaneioPacote pronto, aguarda ser amarrado ao romaneio (tela Pré-Romaneio).
Aguardando expediçãoNo romaneio, aguardando o caminhão.
Aguardando transportadoraAguarda a transportadora coletar.
Aguardando retiradaCliente vai retirar pessoalmente — fica na fila da tela Retirada em Mãos.

Status pós-envio (Enviado, Entregue, Devolvido, Cancelado)​

StatusSignificado
EnviadoCaminhão saiu — em trânsito.
Entregue com sucessoCliente recebeu.
ExtraviadoPacote extraviado pela transportadora.
Extraviado parcialmenteParte do pacote extraviada.
Em devoluçãoCliente solicitou devolução, processo em andamento.
DevolvidoPedido devolvido ao armazém: o pacote voltou à origem (evento de rastreio da transportadora ou aviso do canal de venda) ou o status foi marcado à mão. Não indica que uma devolução de cliente foi recebida.
Reversa finalizadaReversa formalmente fechada.
Pagamento pendente canalCanal de venda ainda não confirmou pagamento.
CanceladoPedido cancelado (cliente desistiu, problema fiscal).
DeletadoPedido excluído.

Outros casos especiais: Em Produção, Fulfillment, Transferência - Abastecimento Full.

Como avançar um pedido de um status para outro?​

Existem dois caminhos:

  1. Botão Fechar Pedido (ação dentro da ficha do pedido; chama-se Fechar Nota Fiscal quando o Tipo do pedido é Nota Fiscal, que não movimenta estoque, e Fechar OS em ordem de serviço) — avança o pedido pelo fluxo natural definido pelo Tipo de Pedido. Aberto → A faturar → faturado etc. Requer privilégio Finalizar pedido.
  2. Alterar status do pedido (em massa, no menu Mais ações da lista) — força a mudança para um status específico que você escolhe. Útil para correções, marcar como Cancelado em lote, etc. Requer privilégio Atualizar Status Pedidos.

Algumas mudanças de status acontecem automaticamente pelo sistema — quando o operador bipa o pacote no Pré-Romaneio, o status muda de "Aguardando romaneio" para "Aguardando expedição" sem ninguém clicar. Quando a transportadora envia o evento de entrega via tracking, o status muda para "Entregue".

Como criar um pedido manualmente?​

  1. Clique em Novo Pedido no topo direito.
  2. No modal:
    • Conta (multi-empresa) — escolha a conta.
    • Integração — geralmente a interna (para pedido manual).
    • Tipo Pedido — escolha o Tipo apropriado (Venda Normal, Atacado, Bonificação).
    • Tipo (interruptor) — Pedido (com baixa estoque) ou Nota Fiscal (sem baixa).
    • Cliente — busca pelo nome, CPF, CNPJ ou e-mail. Se não existe, abre cadastro rápido.
    • Vendedor — se o seu usuário está marcado como vendedor no cadastro de usuários, o campo já vem preenchido com você. Dá para trocar por outro vendedor ou limpar o campo, e a lista mostra todos os vendedores. Para quem não é vendedor (administrador, gestor), o campo vem vazio.
  3. Salve. A ficha do pedido abre em nova aba com status Aberto.
  4. Vá adicionando os itens (ver pergunta seguinte), pagamentos e frete e, no fim, clique em Fechar Pedido.

Cadastros que você precisa ter antes:

  • Cliente — cadastrado em Clientes → Listar Clientes (ou cria na hora pelo modal de cadastro rápido).
  • Tipo Pedido — cadastrado em Financeiro → Tipo Pedido.
  • Produto/SKU — cadastrado em Produtos → Listar Produtos com Departamento Fiscal, NCM, preço.
  • Política Comercial — cadastrada em Configurações → Política Comercial, com os preços do SKU em Produtos → Preços.
  • Forma de Pagamento — cadastrada em Financeiro → Tipo Pagamento.
  • (Opcional) Transportadora — cadastrada em Logística → Transportadoras.

Pré-requisito: privilégio Criar Pedido.

Como adicionar itens a um pedido?​

Na ficha do pedido, aba Pedido, há a seção Itens:

  1. Clique em Adicionar SKU (em ordem de serviço, Adicionar Serviço).
  2. Busque o SKU (por nome, código de referência, EAN).
  3. Informe quantidade e preço (vem da Política Comercial — pode editar com privilégio).
  4. (Opcional) Aplique desconto ou acréscimo no item.
  5. (Opcional) Ligue a chave Bonificado se o item é brinde/bonificação.
  6. Salve.

Repita para cada item. O total do pedido é recalculado automaticamente.

Item bonificado (chave Bonificado). A chave fica na janela de incluir o item e também na de editar o item. Na inclusão ela vem desligada; na edição, mostra a marcação atual do item. Ligada, ela marca aquele item como bonificação — cada item do pedido tem a sua marcação, então um mesmo pedido pode ter itens vendidos e itens bonificados. O que muda:

  • Na nota fiscal. Quando a regra fiscal do item sai da busca do Departamento Fiscal, o item bonificado só aceita regras marcadas com Bonificação = Sim (e o item não bonificado, só as que não são de bonificação). Se o Tipo de Pedido tem regra fiscal amarrada para o departamento do item, ou o pedido tem CFOP prioritário, vale essa regra, bonificado ou não. Detalhes em Departamento Fiscal.
  • Pré-requisito: regra de bonificação cadastrada. Quando a regra do item sai da busca do Departamento Fiscal (o pedido não tem CFOP prioritário, o Tipo de Pedido não tem regra amarrada ao departamento do item e o Cálculo manual impostos está desligado) e o departamento não tem regra com Bonificação = Sim que sirva para a operação, a emissão da nota é barrada. A mensagem traz o código do SKU, o trecho "sem regra fiscal encontrada no dpto fiscal" com o nome do departamento e, entre as características da operação, "tipo bonificação". Cadastre a regra de bonificação no Departamento Fiscal e emita de novo. Atenção: o trecho "tipo bonificação" aparece em qualquer item bonificado sem regra, inclusive quando a mensagem também cita um CFOP prioritário — nesse caso a busca foi pelo CFOP informado no pedido, que não depende da marcação de bonificado.
  • No valor. O item bonificado continua somando no total do pedido — o total não cai. A diferença aparece na conferência de pagamento ao finalizar: quando a empresa usa a parametrização que exige que o pagamento bata com o valor do pedido, o valor dos itens bonificados é descontado dessa conta. Se ainda assim não bater, a mensagem é "Valor do pagamento divergente do valor do pedido. Verificar itens bonificados".

Em pedido de importação, dá para trazer os itens e os impostos direto do XML da nota: veja Como importar os itens de um XML para um pedido de importação?.

Cada item pode ter endereço de entrega próprio (em pedidos com múltiplas entregas) — campo destravado pelo privilégio Editar endereço sku pedido.

Filtros da tabela de itens. No cabeçalho das colunas de valor em R$ (como (R$) Preço por, (R$) Total, (R$) acréscimo, (R$) Preço de, ICMS ST, ICMS ST FCP e IPI), o filtro é uma faixa Mín/Máx. Em % Desconto, % Acréscimo e % Comissão, o filtro lista os percentuais que aparecem nos itens (por exemplo, 10,00 %) para você marcar.

Em pedido interno no status Aberto, a seção Itens também aplica as promoções do PDV: veja Como as promoções do PDV entram no pedido?.

Pré-requisito: privilégio Adicionar Itens Pedido.

Como as promoções do PDV entram no pedido?​

As promoções cadastradas em Promoção PDV também valem na seção Itens da ficha do pedido, quando o pedido é do canal interno (integração do tipo idworks), está no status Aberto e não é orçamento nem ordem de serviço. Quem decide se o item entra na promoção e qual o preço é a mesma regra do PDV.

  • Coluna Promoção. Fica logo depois de % Desconto e mostra, numa etiqueta verde, o nome da promoção do item (com mais de uma, os nomes vêm separados por " • "). Passe o mouse para ver o "Desconto da promoção" em R$. Item sem promoção mostra "-". A coluna também tem filtro no cabeçalho, pelo nome da promoção.
  • Quando a promoção é aplicada. Ao abrir a ficha, o sistema só consulta as promoções e mostra as etiquetas. Depois que você inclui, edita ou remove um item (inclusive pela aba Hist. Cliente e pelo Replicar pedido), ele recalcula as promoções, grava no item o preço da promoção (o item que deixou de ter promoção volta ao preço sem ela), avisa "Promoções atualizadas em N itens." e recarrega o pedido. Se a consulta falha, aparece "Não foi possível consultar as promoções dos itens. Recarregue o pedido para tentar de novo.".
  • Preço travado. Na janela de editar um item com promoção, Desconto e * Preço venda (por) ficam travados, com o aviso "Preço definido pela promoção X. Ao salvar uma nova quantidade, a promoção é recalculada.". O desconto desse item vem da promoção e não passa pela conferência do limite de desconto do vendedor.
  • Desconto em massa. No botão Aplicar Desconto/Acréscimo dos itens selecionados, os itens com promoção ficam de fora, com o aviso "N itens com promoção ficaram de fora do desconto/acréscimo.". Se todos os selecionados têm promoção, a mensagem é "Os itens selecionados estão com promoção aplicada. O preço deles é definido pela promoção.".
  • O que não entra. Itens de serviço e itens bonificados ficam fora da promoção. O brinde da promoção Compre e Ganhe não é aplicado na ficha do pedido.

Adicionei um item com preço zero e ele virou bonificação — por quê?​

Porque a empresa está com a parametrização Considerar preço de venda zero como bonificação ativa (Configurações → Parametrizações → Pedido) e o item entrou sem dizer se é bonificado ou não.

Nas janelas de item da seção Itens, quem decide é a chave Bonificado. A janela de incluir e a de editar item têm a chave Bonificado e sempre informam se o item é bonificado — e a parametrização só age quando essa informação não vem. Por isso, item incluído por essas janelas com preço zero e a chave desligada fica como item comum de preço zero; para bonificar, ligue a chave Bonificado (veja Como adicionar itens a um pedido?). Com a chave ligada, o preço fica o que você informou: o preenchimento automático descrito abaixo não acontece.

A parametrização continua agindo nos itens que chegam sem essa informação — por exemplo, num pedido criado via API sem o campo de bonificado e, na própria ficha, nos itens trazidos pela aba Hist. Cliente (como no Replicar pedido, quando o SKU não tem preço) ou pelo Importar Itens XML Importação. Nesses itens, com preço de venda zerado, o idworks entende que é brinde/doação e faz três coisas de uma vez:

  1. Marca o item como bonificação — o que muda a tributação aplicada na nota fiscal.
  2. Preenche o preço do item com o preço de tabela do SKU (o pedido não fica com valor zero na NF).
  3. Zera o desconto do item.

De onde vem o preço preenchido:

ConfiguraçãoPreço adotado no item bonificado
Política comercial bonificação preenchida e com preço para o SKUPreço dessa política comercial.
Política comercial bonificação preenchida, mas sem preço para aquele SKUPreço da política comercial principal do pedido.
Política comercial bonificação vaziaPreço da política comercial principal do pedido.

A Política comercial bonificação é escolhida em Configurações → Parametrizações → Pedido e só tem efeito com a parametrização Considerar preço de venda zero como bonificação ativa. Use-a quando a bonificação precisa sair com um valor diferente do preço de venda normal (por exemplo, preço de custo).

Se um item que chegou dessa forma não devia ser bonificação, edite o item na ficha e desligue a chave Bonificado — ou peça ao administrador para desligar a parametrização.

Por que aparece "Item é do tipo produto e não pode ser adicionado ao pedido"?​

Mensagem "Item é do tipo produto e não pode ser adicionado ao pedido" (com o código do SKU em seguida). O item que você tentou adicionar é o registro-mãe do produto — o cadastro que agrupa as variações — e não uma variação vendável. O pedido só aceita itens com estoque próprio (SKU, Kit, Caixa, Matéria-prima, Serviço, Uso e consumo). O produto-mãe existe apenas para reunir as variações e segurar dados comuns (nome, categoria, imagens, ficha técnica).

Acontece especialmente em:

  • Adicionar SKU pelo nome do produto quando o produto tem variações — o resultado da busca traz tanto o produto-mãe quanto as variações; ao escolher o produto-mãe, o pedido recusa.
  • Pedido vindo de canal de venda em que o anúncio está vinculado ao produto-mãe e não à variação específica — o canal trouxe o item certo, mas o vínculo no idworks aponta para o pai. Tratado em Por que aparece "Anúncio/variação não vinculado" no log ao criar o pedido?.
  • Importação de pedidos por planilha com a coluna de código de produto preenchida no lugar do código do SKU.

Como resolver:

  1. Na busca de Adicionar SKU, escolha sempre a variação (a linha que mostra cor/tamanho/sabor — a que tem estoque na coluna Saldo). O produto-mãe geralmente aparece sem saldo ou com o saldo agregado das variações.
  2. Se o produto não tem variações mas mesmo assim o erro aparece, o cadastro pode estar marcado como produto-mãe sem SKU filho ainda criado. Em Produtos → Listar Produtos → editar o produto → crie pelo menos um SKU.
  3. Para pedidos importados (canais, planilhas), corrija o vínculo ou o código na origem.

Quem cadastra produto pela primeira vez confunde Produto e SKU com frequência. A regra é simples: o SKU é o que tem preço e estoque; o Produto é só o nome comercial que une as variações. Vendas, pedidos, NF, separação — tudo no idworks usa SKU. Detalhe da diferença em Produtos e SKUs.

Como importar os itens de um XML para um pedido de importação?​

Em pedido de importação, o botão Importar Itens XML Importação traz para o pedido os itens de um XML de NF-e junto com os valores e os impostos de cada item: ICMS, IPI, PIS, COFINS e os valores da importação (II, despesas aduaneiras, AFRMM, IOF e número da adição). Em vez de digitar item por item, você carrega o arquivo, indica a qual produto do idworks cada item do XML corresponde e salva.

Quando o botão fica liberado. Só em pedido de importação (país de entrega diferente de Brasil e nota de entrada), com o pedido em Aberto e a nota ainda não Emitida, Cancelada, Denegada ou Inutilizada. Ele fica na janela Ações, aberta pelo botão Mais Ações da ficha, ao lado de Importar XML. Fora dessas condições o botão continua na janela, mas desabilitado: passe o mouse sobre ele para ver o motivo (por exemplo, "Disponível somente em pedido de importação: país de entrega fora do Brasil e nota fiscal de entrada." ou o status do pedido ou da nota que impede a ação).

Antes de começar, habilite o cálculo manual dos impostos. Na aba Fiscal da ficha, habilite Cálculo manual impostos e salve o pedido. Sem essa opção, o CFOP e os impostos do XML, inclusive os da importação, não seriam gravados no item. Por isso, enquanto ela estiver desabilitada, a janela mostra o aviso "Cálculo manual impostos está desligado neste pedido" e o botão Vincular fica desabilitado.

  1. Com o pedido em Aberto, clique em Mais Ações e, na janela Ações, em Importar Itens XML Importação.
  2. Clique na área Clique ou arraste o XML da NFe aqui (ou arraste o arquivo) e escolha o XML. Só arquivo .xml é aceito, e arquivo sem itens de NF-e é recusado com "Itens não encontrados no XML. Verifique se o arquivo é uma NFe válida.".
  3. A lista Itens Encontrados mostra cada item do XML: código e nome no XML, EAN, NCM, CFOP, unidade, quantidade, valores e impostos.
  4. Na linha do item, clique em Vincular. Abre a janela Vincular Produto XML.
  5. Em Produto sistema, busque o produto do idworks que corresponde ao item, pelo nome, pelo código de referência ou pelo código do SKU. A busca só traz SKU, Matéria-prima e Uso e consumo: kit, caixa, clube e serviço não recebem os impostos do XML e ficam de fora.
  6. Confira o Armazém. Ao escolher o produto, ele vem com o último armazém escolhido nesta importação ou, no primeiro item, com o armazém marcado como Padrão no cadastro de armazéns. A lista só traz armazéns do centro de distribuição (CD) do pedido, e a coluna Disponível mostra o saldo do produto em cada um.
  7. Confira com a nota os valores das abas Detalhes do Item, COFINS, PIS, IPI, ICMS e Importação. Eles vêm preenchidos a partir do XML. Quantidade, valor unitário, desconto, frete, outras despesas e os campos de cada imposto podem ser ajustados antes de salvar.
  8. Clique em Salvar. Com a mensagem "Item e impostos vinculados com sucesso!", a linha do item fica verde, o Vincular dela é desabilitado e a ficha do pedido é atualizada com o item novo.
  9. Use Próximo e Anterior para ir direto ao próximo item ainda sem vínculo, e repita até o fim da lista.
  10. Ao terminar, clique em Fechar. Os itens vinculados já estão na aba Itens.

Regras e cuidados:

  • Se aparecer "Item adicionado, mas erro ao salvar detalhes", o item já entrou no pedido, só que sem os valores e impostos do XML, e a linha não fica verde. Não clique em Vincular de novo nesse item, porque isso inclui o item outra vez: corrija o item na aba Itens.
  • Ao retomar uma importação, confira na aba Itens o que já entrou antes de vincular de novo. Nem sempre a lista reconhece um item vinculado numa sessão anterior.
  • O idworks não guarda um de-para entre o código do XML e o produto. A cada importação você escolhe o produto de cada item.
  • Campos travados. NCM, CEST, Unidade, Nome produto (XML), Cód. sistema, Valor produto e Seguro aparecem só para conferência e não são gravados no item. O total do item é a quantidade vezes o valor unitário.
  • O XML não preenche a DI. Os dados da declaração de importação (número da DI/DUIMP, data, local de desembaraço) e as adições do pedido continuam sendo informados na aba Fiscal, na seção Importação. Do XML, cada item recebe só o número da adição.

Pré-requisito: privilégio Editar Pedido, que libera o botão Mais Ações da ficha.

Como editar a quantidade ou o preço de um item depois de fechado?​

Depois que o pedido passa de Aberto (vira A Faturar, Faturado, Em separação…), os itens ficam bloqueados para edição. Isso evita divergência entre o que está no estoque e o que está na NF.

Para destravar, você precisa do privilégio Editar Itens Pedido (ou Editar preço itens pedido para mexer só no preço). Mesmo com privilégio, mudanças em pedido com NF emitida exigem cancelar/reemitir a NF (o sistema avisa).

A boa prática é revisar tudo antes de finalizar — depois, qualquer ajuste vira retrabalho.

Como adicionar pagamentos ao pedido?​

Na aba Pedido, seção Pagamentos, ficam os botões Adicionar pagamento e Adicionar vale. Os dois aparecem sempre; quando um deles está desabilitado, passe o mouse sobre ele para ver o motivo:

Motivo exibidoO que acontece
"Sem permissão para adicionar pagamento."Falta o privilégio Adicionar Pagamento Pedido.
"O status do pedido não permite adicionar pagamento."O pedido não está em Aberto. Na ordem de serviço, o pagamento também entra em Aberto (OS), Em Análise (OS), Em execução (OS), Enviar para orçamento (OS) e Aguardando retorno de orçamento (OS).
"Disponível apenas para pedidos do canal interno (Idworks)."O pedido veio de um canal de venda (marketplace, e-commerce, integração) ou está sem integração. Essa trava vale só para os botões Adicionar pagamento e Adicionar vale da barra da tabela. O painel Condição de Pagamento, com o botão Adicionar Pagamento, não olha o canal: com o privilégio Adicionar Pagamento Pedido, ele aparece em pedido Aberto (que não seja ordem de serviço) com diferença a pagar e lança o pagamento mesmo em pedido de canal de venda.
"Verificando o canal do pedido..."A ficha ainda está conferindo o canal do pedido.
"Não foi possível verificar o canal do pedido. Recarregue a ficha."A conferência do canal falhou.
"O pedido já está totalmente pago."Só no Adicionar vale: não há saldo a pagar.

No orçamento, Adicionar pagamento fica sempre liberado e não existe Adicionar vale.

Pagamento comum:

  1. Clique em Adicionar pagamento.
  2. Escolha a Forma de Pagamento (Dinheiro, Cartão, Pix, Boleto, etc.). As formas de pagamento de vale (categoria Crédito loja) aparecem desabilitadas, com a legenda "Vale: use o botão "Adicionar vale"".
  3. Informe o valor (pode ser parcial — vários pagamentos somam o total).
  4. Para cartão: condição (parcelas), bandeira.
  5. Para boleto: data de vencimento, dados extras.
  6. Para Pix: chave (opcional), QR (gerado depois).
  7. Salve.

Pagamento com vale (o vale avulso, com código, valor e vigência, cadastrado na tela Vale; não é o crédito loja do cliente):

  1. Clique em Adicionar vale. Abre a janela Adicionar vale, a mesma do PDV.
  2. Em * Cód. vale, digite o código e clique em Validar. O vale é recusado com "Vale não encontrado para esta conta.", "Vale fora do período de vigência." ou "Vale sem saldo disponível.". Validado, a janela mostra o Saldo disponível e a Vigência.
  3. Confira o * Valor a utilizar. Ele vem com o que o vale pode cobrir: o saldo do vale, limitado ao que falta pagar no pedido. Um valor maior é recusado com "O valor do vale não pode ultrapassar o saldo restante do pedido.". Sem a parametrização Permitir uso parcial do Vale (Configurações → Parametrizações → Frente de Caixa (PDV)), o campo fica travado e o pagamento usa todo o valor disponível.
  4. Escolha a * Forma de pagamento (só as da categoria Crédito loja) e o * Banco (os bancos do faturador do pedido). No banco, quando há uma opção só, ela já vem escolhida. Na forma de pagamento, com mais de uma opção, vem escolhida a primeira habilitada para a Frente de Caixa; confira antes de confirmar.
  5. Clique em Adicionar pagamento. O vale entra como uma parcela, com vencimento no dia. Se a gravação falha, a janela continua aberta com a mensagem do erro.

Atenção: pela ficha do pedido o vale entra apenas como pagamento da forma Crédito loja. Hoje o sistema não baixa o saldo do vale nesse lançamento (a baixa acontece na venda gravada pelo PDV), então o mesmo código continua com o mesmo saldo e pode ser validado de novo. Confirme o saldo na tela Vale antes de depender dele.

O crédito loja do cliente (Vale do cliente) não é usado pela ficha do pedido: aqui as formas da categoria Crédito loja ficam desabilitadas no Adicionar pagamento, e o Adicionar vale só valida código de vale avulso. Esse crédito é usado no Passo 3 da Frente de Caixa.

Depois de lançado, o pagamento com vale não deixa trocar a forma de pagamento nem o valor: ao passar o mouse no valor, aparece "Pagamento com vale: o valor é o que o vale cobriu e não pode ser alterado.".

Em ordem de serviço que exige NFS-e antes do pagamento, os dois botões avisam "Por favor, É necessário gerar a NFS-e antes de adicionar um pagamento.".

Cada pagamento vira um registro em Contas a Receber quando o pedido é finalizado.

Quantidade de parcelas: de 1 a 127. Um pagamento com quantidade de parcelas acima de 127, ou que não seja um número inteiro, é recusado com a mensagem "Quantidade de parcelas inválida (N): informe de 1 a 127" (N é a quantidade informada). A regra vale ao adicionar o pagamento na ficha e também no pedido criado com pagamento por integração ou sistema externo. Parcelas em branco contam como 1.

Pré-requisito: privilégio Adicionar Pagamento Pedido (vale para os dois botões).

Para editar pagamentos depois (mudar valor, parcelas, baixar), use o privilégio Editar pagamento pedido.

Como aplicar desconto ou acréscimo geral?​

Há duas formas:

  1. No item individual — usa o desconto do próprio item (campo na linha do item).
  2. No pedido todo — Mais Ações → janela Ações → Aplicar desconto / acréscimo. Escolha Desconto ou Acréscimo, informe o valor em R$ ou em % e diga se o ajuste vale também sobre o frete e as despesas acessórias (Desconto sobre frete e desp. acessórias?). O ajuste é distribuído proporcionalmente entre os itens. Com Desconto sobre frete e desp. acessórias? ligado, o frete e as despesas acessórias do pedido também são reduzidos (ou aumentados) na mesma proporção.

Como o ajuste fica gravado nos itens. Cada item recebe a sua parte do desconto como desconto por unidade, e é esse valor que os relatórios e a nota fiscal usam. Antes, o item com quantidade maior que 1 recebia o desconto inteiro no lugar do desconto por unidade, e o desconto aparecia multiplicado pela quantidade nos relatórios e na NF. No ajuste em R$, o arredondamento pode deixar alguns centavos de sobra: eles vão inteiros para o item de maior valor, para o total do pedido bater com o valor pedido.

Limite de desconto vem do Tipo de Pedido. Se você tenta finalizar com desconto acima do limite, o sistema bloqueia — só libera para usuários com privilégio Finalizar pedido com desconto maior que limite tipo pedido.

Desconto acima do limite do vendedor: Desconto Excepcional​

Além do limite do Tipo de Pedido, a ficha do pedido confere o desconto contra o limite de desconto do vendedor, o mesmo percentual cadastrado no usuário que o PDV já usa. São duas travas diferentes: esta é conferida na hora de aplicar o desconto; a do Tipo de Pedido, na finalização.

Qual limite vale. O do vendedor do pedido. Se o pedido está sem vendedor, vale o limite do usuário logado, desde que ele esteja marcado como vendedor. Quem não é vendedor, ou vendedor sem limite cadastrado, não tem trava.

Onde a conferência acontece:

  • Ao adicionar um SKU com desconto, na seção Itens.
  • Ao salvar a edição de um item com desconto. O item com promoção do PDV aplicada fica fora dessa conferência: o desconto dele vem da promoção (veja Como as promoções do PDV entram no pedido?).
  • No botão Aplicar Desconto/Acréscimo da seção Itens, sobre os itens selecionados, só quando a opção escolhida é desconto.
  • No botão Aplicar desconto / acréscimo da janela Ações (aberta por Mais Ações), só quando a opção escolhida é Desconto. Se o desconto é informado em R$, o sistema converte em percentual sobre o total dos itens a preço de tabela (somando frete e despesas acessórias quando Desconto sobre frete e desp. acessórias? está marcado).

Acréscimo não passa pela trava.

O que aparece quando o desconto passa do limite. O desconto não é aplicado e surge o aviso "O limite máximo de desconto para este vendedor é de X%" com o botão Desconto Excepcional:

  1. Clique em Desconto Excepcional.
  2. Em Login, escolha o usuário que vai autorizar. A lista traz os vendedores cadastrados.
  3. Digite a Senha desse usuário e clique em Aplicar.

Com a senha validada, aparece "Desconto autorizado com sucesso" e o sistema refaz a ação que tinha sido barrada. Quem autoriza precisa ter limite de desconto próprio igual ou maior que o desconto pedido. Se não tiver, o sistema avisa "O usuário selecionado não possui o limite de desconto solicitado" e o botão Aplicar fica desabilitado: escolha outro usuário.

No orçamento, a mesma trava vale na seção Itens (adicionar, editar e aplicar desconto nos selecionados). O orçamento não tem o botão geral da janela Ações.

Como mudar o cliente do pedido?​

Só pode mudar enquanto o pedido está em Aberto. Na aba Pedido, campo Cliente:

  1. Limpe o campo (X).
  2. Busque o novo cliente.
  3. Selecione.
  4. O endereço de cobrança e entrega são recarregados.

Depois de finalizado, o cliente fica fixo — mudar exige cancelar e refazer.

Como mudar o endereço de entrega?​

Em Aberto, na aba Pedido, há dois blocos:

  • Endereço de cobrança — vem do cadastro principal do cliente.
  • Endereço de entrega — pode ser igual à cobrança ou diferente (cliente quer enviar para outro lugar).

Você pode escolher entre os endereços já cadastrados no cliente, ou criar um endereço novo direto da tela. O destravamento do campo depende do status — em status pós-Aberto, requer privilégio Editar endereço sku pedido.

Como duplicar um pedido?​

  1. Abra o pedido.
  2. Clique em Mais Ações e, na janela Ações, em Duplicar Registro.
  3. O sistema cria um novo pedido em status Aberto com:
    • Mesmo cliente.
    • Mesmos itens (quantidade + preço atual).
    • Mesma transportadora e Tipo Pedido.
    • Pagamentos não copiam (cada venda tem seu próprio fluxo de pagamento).
  4. A ficha do novo pedido abre para você ajustar e, quando estiver tudo certo, clicar em Fechar Pedido.

Útil para clientes recorrentes que pedem sempre o mesmo, ou para refazer pedido cancelado.

Pré-requisito: privilégio Duplicar Pedido.

A ficha do pedido tem um botão Gerar link, que abre em uma nova aba a versão pública do pedido — a mesma página que o cliente vê, sem precisar de usuário e senha do idworks. Copie o endereço dessa aba e envie ao cliente por WhatsApp, e-mail ou onde preferir.

O botão aparece em dois lugares da ficha (o conteúdo é o mesmo):

  1. Ao lado do rótulo do campo Pedido, como um ícone de globo.
  2. Na barra de ações do rodapé da ficha, junto das opções de impressão, escrito Gerar link.

O link é montado a partir do próprio pedido e do cliente vinculado a ele — por isso, cadastre o cliente antes de gerar o link. Se você trocar o cliente do pedido depois, gere o link novamente: o endereço anterior deixa de corresponder ao pedido.

Este link mostra os dados da venda ao cliente. Envie apenas para o comprador daquele pedido.

Como excluir um pedido?​

  1. Localize na lista.
  2. Clique no ícone Remover (lixeira).
  3. Confirme.

A exclusão é bloqueada quando:

  • A NF do pedido já foi emitida (precisa cancelar a NF primeiro).
  • O pedido movimentou estoque (precisa estornar o movimento).
  • Há pagamento conciliado em Contas a Receber.
  • Um título do pedido em Contas a Receber entrou numa substituição de títulos. A mensagem é "Pedido tem título vinculado a uma substituição e não pode ser excluído". Ao cancelar um pedido nessa situação, os títulos que já foram substituídos não são marcados como cancelados.

Em vez de excluir, use Cancelar (muda status para Cancelado — preserva o histórico). A exclusão é reservada a casos de erro de cadastro logo no início.

Pré-requisito: privilégio Deletar Pedido.

O sistema avisou que existem alterações não salvas. O que fazer?​

Quando você altera algum campo da ficha do pedido e, sem salvar, dispara uma ação, o sistema mostra o aviso "Existem alterações não salvas. Deseja salvar e continuar?", com duas opções:

  • Salvar — grava o pedido e só então executa a ação. Se a gravação falhar, a ação não é executada: corrija o erro apontado e tente de novo.
  • Descartar — executa a ação sem salvar. Fechar o aviso pelo X tem o mesmo efeito. Descartar não volta os campos ao valor gravado: o que você alterou continua na tela, sem salvar, e o sistema deixa de avisar sobre essas alterações; um Salvar feito depois ainda as grava. O aviso só volta quando você alterar algum campo de novo. Para desfazer as alterações, use Atualizar Dados.

O aviso só aparece para quem pode salvar a ficha: com o privilégio Editar Pedido e com o pedido fora do status Pagamento pendente canal. Para os demais, a ação segue sem perguntar e as alterações não são gravadas.

O aviso aparece antes de várias ações da ficha, entre elas: Atualizar Dados, Gerar link, a mudança de status, Fechar Pedido (ou Fechar Nota Fiscal), as ações da janela Ações (por exemplo Emitir NF, Cancelar Nota Fiscal, Gerar Carta de Correção, Inutilizar NF, Criar Pedido Devolução, Duplicar Registro, Gerar Picking-List e Aplicar desconto / acréscimo), o envio de boleto por WhatsApp ou e-mail e as ações nas linhas de Itens, Pagamentos e Pacotes.

Algumas ações só de consulta seguem direto, sem perguntar: Visualizar Boleto (ou Visualizar Link de Pagamento), na linha do pagamento, e, na linha do pacote, URL Tracking e Visualizar a etiqueta. O Download da etiqueta pergunta.

A ficha só conta como alterada quando algum campo ficou diferente do que está gravado: se você muda um campo e volta ao valor original, o aviso não aparece.

Atenção: fechar a aba do pedido, recarregar a aba ou fechar/recarregar o navegador não avisa. As alterações não salvas se perdem em silêncio, então salve antes de sair da ficha.

Aba Pedido / Geral​

A aba principal. Concentra:

  • Tipo (Pedido × Nota Fiscal).
  • Movimentação (informa se baixa ou não estoque).
  • Data de criação.
  • Integração (canal de venda) — pode ser trocada enquanto o pedido está em Aberto, por quem tem o privilégio Editar Pedido; depois disso o campo trava.
  • Tipo Pedido.
  • Status (tag colorida).
  • Conta / Faturador (multi-empresa).
  • Vendedor (responsável pela venda). Quando o usuário logado está marcado como vendedor no cadastro de usuários, a lista do campo mostra só ele e o campo não pode ser limpo. Se o pedido estava sem vendedor, o campo já vem preenchido com o usuário logado, e isso é gravado no próximo Salvar. Para quem não é vendedor (administrador, gestor), a lista é a completa. Alterar o campo continua exigindo os privilégios Editar Pedido e Editar vendedor no pedido.
  • Cliente (autocomplete, com cadastro rápido).
  • Endereço de cobrança (do cadastro do cliente).
  • Endereço de entrega (pode ser diferente).
  • Transportadora + Modalidade de Frete (Pago pelo emitente, FOB, Pago pelo destinatário, etc.).
  • Data estimada expedição e Data estimada manuseio limite (data e hora) — quando o pedido está em Aberto, esses campos ficam editáveis para quem tem o privilégio Editar data estimada entrega (útil para alinhar SLA de envio com o canal de venda). Se a Data estimada expedição fica vazia, o sistema pode calculá-la pelo horário de corte e pelos dias da transportadora ou do Tipo de Pedido: veja Como o sistema preenche a data estimada de expedição?.
  • Itens (lista — adiciona, edita, remove).
  • Pagamentos (lista — adiciona, edita, remove).
  • Desconto geral / Acréscimo geral.
  • Comentários (texto livre, vai para a impressão).

Pré-requisito: privilégio Tab Pedido.

Aba Fiscal​

Concentra os dados fiscais da NF que vai sair:

  • Faturador (qual matriz/filial emite).
  • NF Modelo (NF-e 55, NFCe 65, NFS-e — depende do Tipo Pedido).
  • Série, Número (geralmente automáticos — sequência por faturador).
  • Chave de Acesso (44 dígitos — gerada após emissão).
  • * Finalidade — a finalidade da NF-e: normal, complementar, ajuste, devolução, nota de crédito ou nota de débito.
  • Tipo da nota de débito/crédito — fica sempre ao lado de * Finalidade, mas só é usado na nota de débito e na nota de crédito. O rótulo acompanha a finalidade: Tipo da nota de débito, Tipo da nota de crédito ou, nas demais, Tipo da nota de débito/crédito. Fora da nota de débito e da de crédito, o campo fica desabilitado e mostra "Só para nota de débito ou de crédito". Na nota de débito ou de crédito, escolha o tipo na lista ("Selecione o tipo"). Os tipos que o sistema ainda não emite aparecem desabilitados, com "(ainda não emitido pelo sistema)" no fim. Quando a finalidade tem um único tipo liberado e o pedido está sem tipo, ele já vem selecionado. Trocar a * Finalidade limpa o tipo. Como a * Finalidade, o campo trava com a NF já emitida, sem o privilégio Editar Pedido e em tipo de pedido que emite NFC-e. Veja O que o sistema exige para emitir nota de débito de perda em estoque ou NF-e de crédito por recusa?.
  • Tipo nota fiscal: entrada ou saída.
  • Indicador Consumidor Final: 1=Sim, 0=Não.
  • Modalidade Frete: 0=Emitente, 1=Destinatário, 2=Terceiro, 3=Próprio remetente, 4=Próprio destinatário, 9=Sem frete.
  • Importação — quando produto importado: Número da DI/DUIMP, data de registro, local e UF de desembaraço, via de transporte, intermediação. O número aceita a DI ou DSI (10 dígitos) e a DUIMP (15 letras e números, como 26BR00020900580). A tela grava só letras e números, em maiúsculas, e corta em 15: a DUIMP escrita com o hífen do dígito verificador (26BR0002090058-0) fica igual à sem hífen. Pela API, um número com mais de 15 letras e números é recusado com "Número da DI/DUIMP pode ter no máximo 15 letras e números".
  • Chave nota fiscal referência (seção Devolução (reversa)) — chave de acesso da NF anterior que originou esta (em casos de complementar, devolução).
  • Arquivos — aparece depois que a nota é emitida, com os arquivos dela. Se o botão do XML estiver desabilitado, o mouse sobre ele mostra "Link do XML indisponível. Recarregue o pedido para gerar o link": recarregue a ficha.

Edição liberada por privilégio Editar Detalhes Fiscais Pedido. Visualização requer Tab Fiscal.

Aba Integração / Mensagens​

Mostra o histórico de integração do pedido com o canal de venda (quando o pedido veio de marketplace/e-commerce):

  • Status sincronização (com o canal: pendente, sincronizado, erro).
  • Mensagens trocadas com o cliente (perguntas e respostas no Mercado Livre, chat do Magalu, etc.).
  • Anexos vindos do canal.
  • Botão Reprocessar (re-pull do canal — útil quando o pedido tem dado inconsistente).

Requer privilégio Tab Integração + Integração pedido.

Aba Pacotes / Etiquetas​

Quando o pedido tem pacotes físicos (não é serviço/digital):

  • Lista de pacotes com:
    • Código do pacote.
    • Código de rastreio (etiqueta da transportadora).
    • Status do pacote.
    • Transportadora.
    • Dimensões e peso de cada pacote.
  • Ações:
    • Adicionar pacote manualmente.
    • Imprimir etiquetas (gera a etiqueta do sistema).

Quando a transportadora do pedido está configurada para etiqueta manual, aparece abaixo dos pacotes a seção Etiqueta manual, com a lista das etiquetas anexadas (PDF e ZPL) e as ações Visualizar, Baixar e Remover em cada linha, além do botão Adicionar Etiqueta.

Como a etiqueta abre. A ação Visualizar (na linha do volume) e o botão Visualizar Etiquetas (no topo da aba) abrem a etiqueta no visualizador de arquivo dentro da própria tela do pedido, sem sair do idworks. Isso mudou para os pedidos com etiqueta manual e para uma transportadora específica que antes seguiam um caminho próprio e abriam a etiqueta numa janela separada do navegador. Nas demais transportadoras nada muda: a etiqueta já abria assim.

Pelo botão Impressões. Ao escolher uma impressão no menu, a etiqueta anterior sai da área de visualização e aparece um ícone de carregamento até a nova chegar, o que pode levar mais de um minuto. Nos pedidos com etiqueta manual e naquela transportadora específica, alguns modelos do menu ainda abrem a etiqueta numa janela separada: nesse caso a área de visualização mostra "Etiqueta aberta em uma nova janela." ou, se o arquivo não for encontrado, "Não foi localizado a etiqueta." (além do aviso no canto da tela). Se você trocar de item no menu antes de a etiqueta carregar, vale a última escolha.

Ações desabilitadas na linha do volume. URL Tracking, Visualizar e Download ficam desabilitados quando não há link, e o mouse sobre o botão diz o motivo:

  • "Pedido sem transportadora" — sem transportadora no pedido não há etiqueta nem rastreio.
  • "Link da etiqueta indisponível. Recarregue o pedido para gerar o link" ou "Link de rastreio indisponível. Recarregue o pedido para gerar o link" — o link some da tela depois de salvar o pedido ou remover um volume. Recarregue o pedido para o link voltar.

Útil para pedidos que vão em vários pacotes (caixa grande vai em 3 caixas pequenas, ou pedido com produtos grandes precisa de embalagens separadas).

Requer privilégio Tab Pacote.

Aba Timeline (Logs)​

Histórico cronológico de tudo o que aconteceu com o pedido:

  • Cada mudança de status (de Aberto para A faturar, de A faturar para Faturado, etc.).
  • Cada edição (quem mudou, quando, qual campo).
  • Cada integração (sincronização com canal, envio de EDI).
  • Cada manifestação (item alterado, divergência).
  • Cada anexo adicionado.
  • Cada NF emitida/cancelada.
  • Cada despesa criada com vínculo ao pedido (por exemplo, pela seção Despesas da aba Info Adicionais). O evento traz, numa linha só, o número da despesa (ou a quantidade e os números, quando são despesas recorrentes), o valor (ou o valor total), o vencimento, e, quando preenchidos, o fornecedor ou cliente, o plano de contas, a forma de pagamento, o tipo de documento, o documento, a competência, a quantidade e o total das retenções e a observação. O valor registrado é o líquido, já descontadas as retenções. O evento é gravado na criação da despesa; se a gravação do evento falhar, a despesa é criada mesmo assim.

Auditoria completa. Use para investigar "o que aconteceu com esse pedido?", "quem alterou esse valor?", "quando esse status mudou?".

Requer privilégio Tab Timeline.

Aba Info Adicionais​

Aba "guarda-tudo" para informações extras:

  • Comentários internos (não vão para o cliente nem para a NF).
  • Tags (etiquetas operacionais — ex.: "urgente", "presente", "fragil").
  • Anexos — contratos, autorizações, fotos do produto, comprovantes.
  • Informações para impressão (texto livre que aparece na impressão térmica).
  • Motivo Devolução / Motivo Reenvio (quando aplicável).

Requer privilégio Tab Infos.

Aba Resultado​

Análise financeira do pedido (componente Economics):

  • Receita = total faturado.
  • Custo dos produtos = soma dos custos médios × quantidade.
  • Custo do frete = quanto a empresa pagou para enviar (cotação contratada).
  • Comissão do canal = % do canal de venda (Mercado Livre cobra, Magalu cobra).
  • Comissão do vendedor = quanto vai pro vendedor.
  • Impostos = ICMS, PIS, COFINS, IPI, FCP destacados.
  • Margem bruta = Receita − Custo − Frete − Comissão.
  • Margem % = (Margem bruta / Receita) × 100.

De onde vem o custo de cada item. O custo gravado no pedido é calculado no armazém que atendeu o item, no momento em que o item entra no pedido. O sistema usa o primeiro destes valores que for válido:

  1. O custo médio do saldo do SKU naquele armazém — desde que a quantidade e o valor do saldo tenham o mesmo sinal e o custo não passe de 100 vezes o último custo de compra do SKU.
  2. O último custo de saída válido do SKU naquele armazém.
  3. A compra de fornecedor mais recente do SKU naquele armazém, deixando de lado a compra simbólica (como a bonificação lançada a R$ 0,01).
  4. O último custo de compra do SKU, que pode ser de outro armazém.
  5. Zero.

A ordem põe o custo do próprio armazém antes do de outros armazéns e evita que uma venda com estoque estourado grave custo zero (ou um custo absurdo) e distorça a margem do pedido e o custo médio das vendas seguintes. No pedido de transferência entre CDs, o teto é mais apertado (5 vezes o último custo de compra), porque o custo da saída vira o custo da entrada no CD de destino.

Com a parametrização Utilizar custo manual SKU (Configurações → Parametrizações → Produto), nada disso é calculado: vale sempre o custo manual da ficha do SKU, como ele estiver.

Se a margem de um pedido saiu diferente do esperado, comece conferindo o saldo e o custo médio do SKU no armazém que atendeu — é o primeiro insumo do cálculo acima.

Requer privilégio Tab Resultado + Visualizar valores pedido.

Aba Frete​

Simulação de frete na hora — útil quando você quer recotar durante a edição (ex.: cliente mudou endereço, transportadora ficou cara, quer comparar alternativas):

  • Lista de cotações de várias transportadoras simultaneamente.
  • Cada linha mostra: transportadora, valor, prazo, modalidade.
  • Pode escolher uma e aplicar ao pedido (sobrescreve a transportadora atual).

Requer privilégio Tab Frete.

Aba CTe​

Conhecimento de Transporte Eletrônico — quando a transportadora emite CTe (documento fiscal do transporte). A aba lista os CTes vinculados ao pedido, com chave, data, valor, status.

Requer privilégio Visualizar CTe.

Aba Tracking​

Aparece só em status pós-envio — Enviado, Entregue com sucesso, Extraviado, Extraviado parcialmente, Em devolução, Devolvido e Reversa finalizada — e apenas em pedidos que movimentam estoque. Mostra os eventos de tracking enviados pela transportadora:

  • Data/hora do evento.

  • Status (Postado, Em trânsito, Saiu para entrega, Entregue, Devolvido).

  • Localização.

  • Mensagem da transportadora.

  • Comprovantes — quando a transportadora envia o comprovante de entrega, o evento mostra uma etiqueta com a quantidade de anexos. Expandindo a linha (seta à esquerda), você vê cada comprovante com a foto (clique para ampliar), o nome de quem recebeu, o documento e a relação com o destinatário (ex.: o próprio, porteiro, familiar), além do link Abrir original para baixar o arquivo. O comprovante é guardado só no evento de entrega, e só quando a transportadora manda o dado no rastreio. O que cada integração envia:

    TransportadoraO que vem no comprovante
    JadlogNome de quem recebeu.
    LoggiNome, documento e foto do recibo.
    TrackenNome, documento e imagem.
    BrudamNome, RG e grau de parentesco/relação com o destinatário.
    ESL CloudNome e documento.
    Gran CargoNome e documento.
    RissoNome do contato.
    Tudo EntregueNome, documento e uma ou mais imagens.
    J&T ExpressNome de quem assinou, imagem da assinatura e foto.
    Total ExpressNome, documento, grau de parentesco e arquivo.
    SinclogImagens das evidências (sem nome nem documento).

    Jadlog, Brudam, ESL Cloud, Gran Cargo e Risso não mandam imagem: o comprovante aparece só com os dados.

    Quando a transportadora manda o comprovante como um link para baixar (Total Express, Intelipost e Unilog), o arquivo só é guardado se o link for http ou https, de um endereço público, e o arquivo tiver até 25 MB. Fora disso, o comprovante não é guardado.

Útil para acompanhar onde está o pacote, confirmar quem recebeu a entrega e investigar reclamações de cliente ("cadê meu pedido?").

Pedido entregue não volta a "em trânsito". Depois que a transportadora registra um evento final — entregue, extraviado ou devolvido — o pedido fica nesse desfecho mesmo que chegue depois um evento atrasado de "em trânsito"/"saiu para entrega" (acontece bastante quando a transportadora envia os eventos fora de ordem). O sistema considera o evento final mais recente e mantém o pedido no status correspondente. Isso vale para o rastreio que o idworks consulta na transportadora. Quando o evento chega pela notificação (webhook) da própria transportadora — Uber, Total Express, Intelipost, Mandaê, Eu Entrego, Lalamove e Unilog —, um evento atrasado de "em trânsito" que chegue depois da entrega ainda volta o status de rastreio do pacote para "em andamento"; o status do pedido continua no desfecho. Se o desfecho estiver errado de verdade, corrija pelo status do pedido, não esperando um novo evento de rastreio.

Requer privilégio Visualizar tracking.

Aba Desconto​

Detalhamento dos descontos aplicados ao pedido. Pode ter mais de um (desconto geral + desconto por item + desconto promocional). A aba mostra cada um com origem e valor.

Aba GNRE​

Guia de Recolhimento Estadual (ICMS-ST interestadual recolhido antecipadamente). Quando o pedido tem produto sujeito a ST e o cliente está em outro estado, o sistema gera GNRE para recolher o imposto antes do envio. A aba lista as GNREs emitidas.

Requer privilégio Visualizar gnre.

Aba Hist. Cliente​

Mostra tudo o que esse cliente já comprou — sem sair do pedido que você está montando. Serve para o vendedor recompor a compra habitual do cliente, sugerir reposição na hora certa e trazer itens de volta para o pedido atual com um clique.

A aba tem três visões, escolhidas no botão à esquerda da barra de ferramentas:

VisãoO que mostra
Por ProdutoUma linha por produto já comprado pelo cliente, com quantidade total, número de compras, quantidade média, valor total, data da última compra, consumo médio por dia, sugestão de compra e previsão de estoque. Expandindo a linha, você vê cada compra daquele produto.
Por PedidoUma linha por pedido do cliente, com status, número de itens, número de produtos, valor total e data de criação. Expandindo a linha, você vê os itens daquele pedido com quantidade, valor unitário e valor total.
GráficoRanking dos produtos por valor total comprado. Clicando em uma barra, abre a lista dos pedidos em que aquele produto aparece.

Filtros da barra de ferramentas:

  • Incluídos no pedido — desligue para esconder o que já está no pedido atual e ver só o que falta.
  • Buscar por produto, pedido — busca livre por nome de produto ou número de pedido.
  • Compra de / até — recorta o histórico por período de compra.
  • Dias de cobertura — quantos dias de consumo você quer cobrir; alimenta o cálculo da Sugestão de compra (só na visão Por Produto).
  • Agrupar — junta as linhas por Curva, Marca ou Categoria (só na visão Por Produto).
  • Ordenação — Mais recentes / Mais comprados (Por Produto) ou Mais recentes / Maior valor (Por Pedido).

Como o sistema calcula as sugestões

ColunaComo é calculada
Consumo médio/diaQuantidade total comprada dividida pelos dias entre a primeira e a última compra. Só é calculado com 2 ou mais compras em dias diferentes.
Previsão de estoqueQuantos dias o estoque do cliente ainda deve durar, projetando o consumo médio diário desde a última compra até hoje. Aparece como etiqueta colorida: Em estoque, Acabando (≤ 5 dias), Em falta há Xd (já acabou — oportunidade de recompra) ou Sem dados (só uma compra registrada, ou todas no mesmo dia).
Sugestão de compraDias de cobertura × consumo médio diário, descontando o estoque que o cliente ainda deve ter. Nunca fica negativo.
Margem %(Valor total − custo total) ÷ valor total, usando o custo histórico de cada movimentação — não o custo atual do SKU. Só aparece para quem tem o privilégio Mostrar Custo Produto.

Trazer itens de volta para o pedido atual

  • Um produto: clique no + na coluna Ações. Abre a janela Adicionar ao pedido com Quantidade, Preço base (de), Desconto, Preço venda (por), Preço de venda total, Armazém (com o saldo disponível ao lado) e Política comercial. Confirme em Adicionar.
  • Um pedido inteiro: na visão Por Pedido, use Replicar pedido para trazer todos os itens daquele pedido de uma vez. Itens sem armazém disponível ou com quantidade acima do saldo são pulados, e o sistema avisa quais ficaram de fora.

O botão fica desabilitado quando o produto já está no pedido atual. Os dois caminhos exigem o privilégio Adicionar Itens Pedido; para incluir item com saldo disponível insuficiente, é preciso também Adicionar Itens Pedido saldo negativo — sem ele o sistema recusa a inclusão e avisa que a quantidade é maior que o estoque do armazém.

Aba WhatsApp: como ver e responder a conversa do cliente no pedido?​

A aba WhatsApp mostra, dentro da ficha, a conversa de WhatsApp do cliente do pedido — a mesma das Conversas de WhatsApp do idDesk —, sem precisar trocar de tela. Dá para ler o histórico e responder dali mesmo.

Como o sistema acha a conversa. Pelo cliente do pedido ou pelo telefone do cadastro dele (comparando os dígitos finais, com pelo menos DDD e número), só no atendimento ao consumidor. A conversa mais recente já abre selecionada.

  • Mais de uma conversa (por exemplo, o cliente usou dois números): aparece o seletor Conversa no topo para trocar entre elas, ao lado do botão Iniciar conversa.
  • Nenhuma conversa: a aba mostra "Nenhuma conversa de WhatsApp com este cliente.", explica por onde buscou (cliente do pedido e telefone) e oferece o botão Iniciar conversa. Ele abre a janela de conversa nova já com o cliente do pedido como destinatário. No número oficial do WhatsApp (Meta), fora de uma conversa em andamento, só é entregue modelo aprovado — veja Como iniciar uma conversa nova?.
  • Pedido sem cliente: a aba avisa "Pedido sem cliente vinculado." — informe o cliente para ela ter o que buscar.
  • Falha na busca: aparece "Não foi possível buscar a conversa deste cliente." com o botão Tentar novamente.

A conversa é carregada quando você entra na aba; ao sair e voltar, ela é buscada de novo.

Pré-requisitos: a aba só aparece para quem tem o privilégio Visualizar atendimentos WhatsApp (o mesmo das conversas de WhatsApp). Para Iniciar conversa é preciso também Responder atendimentos WhatsApp — sem ele, o botão aparece desabilitado. Para responder dentro da conversa vale o mesmo privilégio, e a caixa de resposta também aparece para quem tem o privilégio de responder as conversas de WhatsApp do Admin idDesk; sem nenhum dos dois, a conversa fica só para leitura.

Como faturar um pedido (emitir NF)?​

  1. Abra o pedido (status A faturar ou compatível).
  2. Clique no botão Faturar (ou ação correspondente).
  3. O sistema valida tudo (cliente, itens, fiscal, pagamento).
  4. Se OK, envia para a SEFAZ.
  5. Quando a SEFAZ autoriza, o pedido passa para status Nota Fiscal com chave de acesso e XML disponíveis para download.

Se a SEFAZ rejeitar, o pedido fica em status compatível e a aba Timeline mostra o motivo (ex.: "NCM inválido", "Cliente sem IE", "Alíquota divergente").

Qual a diferença entre Faturar e Finalizar?​

  • Finalizar — é o botão Fechar Pedido da ficha (Fechar Nota Fiscal quando o Tipo do pedido é Nota Fiscal; Fechar OS em ordem de serviço). Passa o pedido do status atual para o próximo do fluxo (Aberto → A faturar, A faturar → Em separação, conforme Tipo Pedido). Não emite NF.
  • Faturar — emite a NF propriamente dita (NF-e ou NFCe). Geralmente é a etapa "A faturar → Nota Fiscal".

Em pedidos PDV (NFCe), os dois passos acontecem juntos (clica em Faturar e o pedido sai de Aberto, gera NFCe e imprime cupom em um único ato).

Em pedidos do e-commerce, geralmente são separados (primeiro Fechar Pedido → vai para A faturar, depois Faturar → emite NF, depois Separar/Empacotar/Enviar).

Como pré-visualizar a nota antes de emitir?​

Na aba Fiscal da ficha, o campo Pré-visualizar XML | DANFE tem dois botões (o nome aparece ao passar o mouse):

  • Modelo de XML — abre, numa aba nova do navegador, o XML que a nota teria com os dados atuais do pedido.
  • Modelo DANFE — abre a janela Visualização com o DANFE simulado. Em pedido de NFC-e (modelo 65), a prévia sai como DANFCE, no formato de cupom (papel de 80 mm).

A prévia é uma simulação: ela não emite a nota. O botão Recalcular Impostos, na parte Impostos da mesma aba, usa essa mesma simulação para recalcular os impostos do pedido.

Quando os botões ficam desabilitados. Com o pedido em Pagamento pendente canal e a partir do momento em que a nota é emitida ou entra em processamento — e também com ela em contingência, cancelada, denegada ou inutilizada. Enquanto a nota ainda não saiu (sem nota, com erro ou enviada aguardando retorno), a prévia funciona.

A prévia tem limite de tempo. Se a nota simulada não ficar pronta em cerca de 25 segundos, a tela para de esperar: em vez de ficar carregando sem resposta, o documento não abre e, no lugar do DANFE (janela Visualização) ou do XML (aba aberta), aparece um texto técnico com a mensagem de que a simulação da nota demorou além do limite e de que vale tentar de novo em instantes. Espere um pouco e tente de novo; se acontecer sempre no mesmo pedido, acione o suporte com o número do pedido.

O mesmo limite vale para o Recalcular Impostos: a tela para de esperar e avisa, mas o recálculo pode já ter sido gravado ou ser gravado logo depois. Antes de clicar de novo, reabra ou atualize a ficha do pedido e confira os impostos.

Pré-requisito: privilégio Tab Fiscal (para ver a aba).

Por que o sistema bloqueia o faturamento?​

Causas comuns:

  • Cliente sem dados obrigatórios (CPF/CNPJ, endereço, IE quando exigido).
  • Item sem cadastro fiscal completo (sem NCM, sem Departamento Fiscal, sem CFOP) — parametrização Checar cadastro fiscal produto para finalizar ligada.
  • Item bonificado sem regra fiscal de bonificação — o item está com a chave Bonificado ligada, a regra dele sai da busca do Departamento Fiscal (o pedido não tem CFOP prioritário, o Tipo de Pedido não tem regra amarrada ao departamento e o Cálculo manual impostos está desligado) e o departamento não tem regra com Bonificação = Sim que sirva para a operação. Veja Como adicionar itens a um pedido?.
  • Pagamento total não cadastrado — soma dos pagamentos < valor do pedido.
  • Pagamento sem confirmação — ainda aguarda confirmação do canal (status Pagamento pendente canal).
  • Pedido sem itens.
  • Restrição fiscal — NF normal para consumidor sem IE (parametrização Bloquear emissão NF normal para consumidor sem IE).
  • Falta informação de rastreabilidade — quando produto tem controle de rastreio e não preencheu lote/validade.
  • Pedido sem transportadora — quando a parametrização Checar se pedido tem transportadora antes de finalizar está habilitada, o pedido só avança com transportadora atribuída. Detalhes em Por que o pedido não avança porque está sem transportadora?.
  • Nota de débito, nota de crédito ou item com classificação IBS/CBS dessas notas — a nota de débito de perda em estoque e a NF-e de crédito por recusa têm exigências próprias, e item com classificação IBS/CBS que só vale nessas notas barra a nota comum. Veja O que o sistema exige para emitir nota de débito de perda em estoque ou NF-e de crédito por recusa?.
  • NF-e de devolução sem a referência por item — a partir de 03/11/2026. Veja Como gerar devolução de um pedido?.
  • SEFAZ fora do ar — tentativa rejeitada, tenta de novo mais tarde.

A mensagem específica aparece no momento da tentativa. Corrija o que está faltando e tente de novo.

Por que o pedido não avança porque está sem transportadora?​

Mensagem "Pedido esta sem transportadora e parametrização 'Checar se pedido tem transportadora antes de finalizar' esta ativa". O pedido tenta avançar de status (geralmente sair de A faturar ou de Em separação) mas a empresa habilitou uma regra que exige transportadora preenchida antes do avanço. Sem transportadora, o sistema trava a operação para evitar que o pedido siga sem informação de envio — o que depois bloquearia EDI, etiqueta e tracking.

Acontece com mais frequência em pedidos:

  • Vindos de canais que não enviam transportadora (alguns marketplaces deixam para o vendedor escolher).
  • Em que a regra de transportadora automática não casou (a tabela de fretes não cobre o CEP de destino, o peso/dimensão do pedido está fora das faixas cadastradas, ou nenhuma transportadora ativa atende o cliente).
  • Em que a transportadora original foi removida ou inativada depois da importação.

Como resolver:

  1. Abra o pedido em Vendas → Pedidos → aba Frete (ou Pedido / Geral, dependendo do layout).
  2. Selecione manualmente uma Transportadora no campo correspondente. Se quiser ajuda do sistema para comparar, use Como simular ou comparar frete?.
  3. Salve e tente avançar/faturar de novo.
  4. Se a regra de transportadora automática deveria ter casado, revise a tabela de frete na aba Tabela Frete da transportadora, em Logística → Transportadoras — confira faixas de CEP, peso, dimensão e empresas ativas.

Para desabilitar a regra (não recomendado em quem fatura para e-commerce/transportadora própria), acesse Configurações → Parametrizações → Faturamento (ou Logística, dependendo do agrupamento) e desligue Checar se pedido tem transportadora antes de finalizar. Combine com a operação antes — sem transportadora preenchida, fluxos posteriores (EDI, etiqueta, tracking) podem falhar silenciosamente.

A NF falhou por causa do cadastro do cliente (UF, CPF, código IBGE) — como corrijo?​

É um dos problemas mais frequentes com pedidos vindos dos canais: a NF não emite ou a SEFAZ rejeita porque o cadastro do cliente chegou incompleto ou errado. Os sintomas típicos são:

  • Endereço sem UF (o estado do cliente não veio do canal) e o faturamento não conclui.
  • CPF/CNPJ não salva ou está inválido no pedido.
  • Falta o código IBGE do município — comum em pedidos de algumas plataformas (ex.: Loja Integrada), em que a cidade veio sem o código oficial.
  • Município não bate com a UF — cidade e estado divergentes.

Essas falhas costumam vir acompanhadas de uma rejeição da SEFAZ — veja o significado dos códigos em Notas Fiscais (por exemplo, 805 Inscrição Estadual/contribuinte, 237 CPF inválido, 302 irregularidade do destinatário).

O problema: depois de tentar faturar, o pedido muitas vezes trava — fica em Enviado ou com a NF em erro — e você não consegue editar os dados do cliente direto na ficha. A solução é voltar o pedido para Aberto, limpar os dados fiscais que falharam, corrigir o cadastro e reemitir:

  1. Abra o pedido.
  2. Se ele não estiver em Aberto, use Segurar pedido para tirá-lo do fluxo e depois mude o status para Aberto (veja O que faz "Segurar pedido"?). Se o pedido já tem NF emitida com erro, ligue antes a parametrização Permitir abrir pedidos com NF emitida (veja o Resumo de parametrizações).
  3. Vá em Mais Ações → Limpar Dados Fiscais do Pedido para descartar os dados fiscais da tentativa que falhou.
  4. Corrija o cadastro do cliente:
    • Preencha o CPF/CNPJ que estava faltando ou errado.
    • Confira UF, município e CEP. O código IBGE do município é preenchido a partir do CEP/cidade — ao acertar o CEP e selecionar a cidade correta, o código é resolvido automaticamente.
    • Você pode editar esses dados dentro do próprio pedido (aba do cliente) ou direto no cadastro do cliente — veja Clientes.
  5. Com o cadastro correto e o pedido em Aberto, fature novamente.

Quando o cliente é não contribuinte (consumidor final sem Inscrição Estadual), confira se a operação está marcada como consumidor final, e não como Normal — emitir NF Normal para quem não tem IE é justamente o que dispara a rejeição 805.

Pré-requisitos: privilégios Limpar Dados Fiscais Pedido e Atualizar Status Pedidos (este último é o que permite voltar o pedido para Aberto).

Como cancelar uma nota fiscal já emitida?​

  1. Abra o pedido com NF emitida.
  2. Vá em Mais Ações → Cancelar Nota Fiscal.
  3. Informe o motivo do cancelamento (mínimo 15 caracteres — exigido pela SEFAZ).
  4. Confirme.
  5. O sistema envia o pedido de cancelamento à SEFAZ.

Atenção: o cancelamento só é aceito pela SEFAZ até 24 horas após a emissão (parametrização Bloquear cancelamento NF após 24h controla se o sistema tenta ou não cancelar após esse prazo). Depois disso, o caminho é fazer uma NF de Devolução (Reversa).

Quem tem o privilégio Limpar Dados Fiscais Pedido vê, no mesmo modal, um segundo botão: Cancelar Nota Fiscal e Desvincular. Ele cancela a NF na SEFAZ e, em seguida, desvincula os dados fiscais do pedido — deixando o pedido limpo para ser refaturado do zero (útil quando a NF saiu com erro e você vai reemitir com os dados corretos). O botão só cancela pedidos com NF em status Emitida.

Como emitir Carta de Correção (CC-e)?​

Para corrigir erros não substanciais da NF (endereço errado, descrição do item, natureza da operação):

  1. Abra o pedido com NF emitida.
  2. Vá em Mais Ações e, na janela Ações, em Gerar Carta de Correção.
  3. Informe o texto da correção (claro, máx. 1000 caracteres).
  4. Confirme.

Limites legais da CC-e:

  • Não pode alterar: valor (preço, quantidade), CNPJ do destinatário, CFOP.
  • Pode alterar: descrição complementar, endereço, observações.
  • Limite de 20 CC-e por NF.

Escreva o texto em um parágrafo só. Se você apertar Enter ou Tab dentro do campo, o idworks troca essas quebras por espaço antes de enviar a correção à SEFAZ — o texto registrado na nota sai corrido, em uma linha. Antes, um texto com quebra de linha ou tabulação fazia o envio falhar; texto de uma linha só nunca foi afetado. O limite de 1000 caracteres e o teto de 20 cartas por nota continuam iguais.

Como gerar Nota Fiscal Complementar?​

Quando você precisa complementar valores de uma NF já emitida (geralmente ICMS, frete ou impostos que ficaram de fora):

  1. Abra o pedido.
  2. Vá em Mais Ações → Gerar NF Complementar.
  3. Escolha o tipo (Complementar de Quantidade, de Valor, de Imposto).
  4. Preencha os valores complementares.
  5. O sistema emite uma NF nova vinculada à NF original.

Pré-requisito: privilégio Gerar Nota Fiscal Complementar.

Como faturar marcando "Sem Pagamento"?​

Em alguns casos (NF de bonificação, brinde, amostra, demonstração) o pedido não tem pagamento associado. Por padrão, o sistema bloqueia o faturamento sem pagamento total. Para liberar, use a ação Marcar Sem Pagamento (botão dentro da ficha ou no Mais Ações).

Pré-requisito: privilégio Marcar Sem Pagamento. Use com cautela — o sistema entende que essa NF não terá Contas a Receber gerado.

Como subir um XML de NF emitida externamente?​

Quando a nota do pedido foi emitida fora do idworks (por exemplo, pelo contador, no sistema dele) e o pedido já existe aqui, o botão Importar XML da ficha vincula essa nota ao pedido. O idworks não emite nada: ele registra a nota que já existe e copia os dados fiscais dela para o pedido.

  1. Abra o pedido e clique em Mais Ações (o botão de três pontos no topo da ficha).
  2. Na janela Ações, clique em Importar XML.
  3. Escolha o arquivo XML da nota e clique em Importar XML.

O que o idworks confere antes de aceitar a nota:

  • O XML tem de ser de uma NF-e autorizada. Arquivo sem o protocolo de autorização da SEFAZ é recusado com "XML não está assinado".
  • Quem emitiu a nota tem de ser a empresa do pedido ou uma empresa relacionada a ela.
  • O destinatário da nota tem de ter o mesmo CPF/CNPJ do cliente do pedido.
  • O valor total da nota tem de ser igual ao valor do pedido, a menos que a parametrização Não validar valor NF ao importar em pedido esteja habilitada.
  • O pedido não pode já ter nota ("Pedido já tem nota fiscal. Desvincular antes de importar uma nova"), e o mesmo XML, ou a mesma série e número do faturador, não pode ter sido importado antes.
  • Pedido Cancelado ou Deletado não aceita nota.
  • Com a parametrização Importação XML - Validar NF na SEFAZ habilitada, a nota também é consultada na SEFAZ, com o certificado digital do faturador.

O que muda no pedido depois da importação:

  • A nota passa a ser a nota do pedido, com chave de acesso, número e a situação registrada pela SEFAZ. Nota autorizada fica Emitida.
  • Faturador, finalidade, natureza da operação, modalidade de frete e informações complementares passam a ser os da nota.
  • Cada item da nota é casado com o item do pedido de mesmo SKU (reconhecido pelo código de referência, pelo código de fornecedor ou pelo EAN), mesma quantidade e mesmo valor total, e recebe o CFOP, o desconto, o frete e os impostos do XML. Item que não casa fica sem CFOP, sem nenhum aviso: confira a aba Itens depois de importar.
  • Nenhum item é criado ou removido, quantidade e preço não mudam, e o status do pedido também não muda. O pedido precisa já ter os mesmos itens da nota.

O botão Importar XML fica desabilitado (passe o mouse sobre ele para ver o status que impede a ação) com o pedido em Aguardando romaneio, Em espera etiqueta, Aguardando ressuprimento, Aguardando transferência, Aprovação margem, Aguardando aprovação crédito, Validar risco fraude, Pagamento pendente canal, Cancelado, Extraviado, Extraviado parcialmente, Reversa finalizada e Deletado. Em ordem de serviço, ele fica desabilitado também com a OS em Aberto. O orçamento não tem esse botão.

Útil em migração de sistemas ou em fluxos onde a emissão é feita externamente. Se o pedido ainda não existe no idworks, use o Criar pedido por XML da lista, que cria o pedido e já vincula a nota: veja Como criar um pedido a partir do XML de uma nota já emitida?.

Pré-requisito: privilégio Editar Pedido, que libera o botão Mais Ações da ficha.

O que o sistema exige para emitir nota de débito de perda em estoque ou NF-e de crédito por recusa?​

Nas finalidades de nota de débito e de nota de crédito, o idworks emite hoje um único tipo de cada: na nota de débito, o tipo 07 (perda em estoque); na nota de crédito, o tipo 03 (retorno por recusa ou não localização). O tipo aparece no campo ao lado de * Finalidade, na aba Fiscal (veja Aba Fiscal). Quando alguma exigência abaixo não é cumprida, a emissão é barrada, a NF volta para Pendente e a mensagem diz o que corrigir.

Nota de débito de perda em estoque (tipo 07). Serve para registrar a baixa de mercadoria perdida (perecimento, roubo, furto ou perda). O tipo é deduzido da classificação IBS/CBS (cClassTrib) dos itens: a perda em estoque é a 410030. Para emitir:

  • A nota tem de ser NF-e (modelo 55) de saída.
  • A empresa emissora tem de estar no regime normal, com IBS/CBS habilitado na nota.
  • Todos os itens têm de usar o CFOP 5927.
  • O destinatário tem de ser a própria empresa: cadastre a empresa como cliente do pedido.
  • Observações nota fiscal (aba Fiscal) não pode ficar em branco: escreva ali a justificativa da baixa. Nessa nota, o texto vai para as informações de interesse do fisco, e não para as informações complementares.
  • Todos os itens têm de ser do mesmo tipo de nota de débito. Itens de tipos diferentes pedem uma nota para cada tipo. Item de outro tipo de nota de débito barra a emissão com "Nota de débito do tipo X (...) não é emitida pelo sistema; tipo(s) disponível(is): 07".

Na nota emitida, a natureza da operação é Baixa de Estoque, a nota sai sem frete e sem pagamento, e cada item leva o estorno do crédito de IBS/CBS da compra, proporcional à quantidade perdida e calculado a partir das compras do SKU com XML (do lote, quando há lote). Sem crédito de compra registrado, o estorno vai zerado nas emissões de 2026. A partir de 2027 a emissão é barrada nesse caso: a mensagem pede para importar ou reprocessar o XML da compra (ou, em kit agrupado, para emitir com os componentes sem agrupar).

NF-e de crédito de retorno por recusa ou não localização (tipo 03). É a nota de entrada que anula uma venda que o cliente recusou ou que não foi entregue por não localização. Para emitir:

  • A nota tem de ser NF-e (modelo 55) de entrada.
  • A nota de origem tem de ser uma única NF-e ou NFC-e emitida pelo próprio estabelecimento no idworks (mesmo CNPJ e mesma UF do emitente), emitida (não cancelada) e com o XML autorizado na base. Informe a chave dela no referenciamento.
  • O cliente do pedido tem de ser o mesmo destinatário da nota de origem. NFC-e sem destinatário identificado não serve: a mensagem manda emitir como Devolução (Finalidade 4).
  • O retorno tem de ser total: todos os itens da nota de origem, nas quantidades integrais, com os mesmos valores. Retorno parcial é barrado com uma mensagem que traz "Recusa parcial" e orienta: "Altere a Finalidade do pedido para Devolução e emita novamente".
  • Os CFOPs dos itens têm de ser de entrada de devolução aceitos para essa nota.

Na nota emitida, a natureza da operação é Retorno por Recusa ou não localização, a nota sai sem pagamento e as informações complementares ganham a frase "RETORNO POR RECUSA OU NÃO LOCALIZAÇÃO REFERENTE À NF-e Nº ...", com a série, a chave e a data da nota de origem.

Item com classificação de nota de débito ou de crédito em nota comum. Algumas classificações IBS/CBS só são aceitas pela SEFAZ em nota de débito ou de crédito. Item com uma delas num pedido de outra finalidade barra a emissão (rejeição 1202). Na classificação de perda em estoque, a mensagem termina com "Altere a Finalidade do pedido para Nota de débito". Nas demais, ela pede para alterar a classificação IBS/CBS da regra fiscal.

Como gerar devolução de um pedido?​

Na ficha do pedido há três ações distintas para o pós-venda, cada uma liberada por um privilégio próprio:

Ação (janela Ações)O que fazPrivilégio
Criar Pedido DevoluçãoCria um novo pedido de devolução vinculado ao pedido original, com os itens que voltaram. É o caminho padrão.Criar Pedido Devolução
Gerar Nota Fiscal de DevoluçãoCria um pedido de devolução que não movimenta estoque (tipo Nota Fiscal, com os valores da venda), ligado à venda de origem, para emitir a nota fiscal de devolução. Use quando a operação só precisa do documento fiscal.Gerar NF de Devolução
Criar Pedido ReenvioCria um pedido para reenviar a mercadoria ao cliente (troca, item extraviado, item errado) em vez de devolver.Criar Pedido Reenvio

Passo a passo da devolução:

  1. Abra o pedido (geralmente em status Enviado ou Entregue).

  2. Clique em Mais Ações e, na janela Ações, em Criar Pedido Devolução. Para vários pedidos, selecione-os na lista e use Mais ações → Pedidos → Criar pedido de devolução em massa (o aviso que essa janela mostra para venda cancelada está mais abaixo, em Devolução de uma venda cancelada).

  3. Selecione o * Motivo devolução e escreva a * Observação devolução — a observação é obrigatória e precisa ter entre 15 e 250 caracteres. Se a venda está no status Devolvido, a janela já abre com um motivo sugerido, o de insucesso na entrega; você pode trocá-lo.

  4. Ajuste a quantidade a devolver por item — pode ser menor que a vendida (devolução parcial). Na confirmação, o sistema confere:

    • A quantidade de cada item não pode passar da vendida naquele item.
    • Por SKU, o que você está devolvendo mais o que as devoluções anteriores da mesma venda já levaram não pode passar do vendido. Contam as devoluções geradas a partir desta venda pelas ações de devolução, desde que não estejam canceladas nem excluídas. Um pedido de devolução criado à parte, sem vínculo com a venda, não entra na conta. Se passar, a mensagem é "O SKU X já foi devolvido: vendido N, já devolvido M no pedido de devolução P e Q nesta devolução. Para refazer a devolução, cancele antes o pedido de devolução anterior".
    • Enquanto uma devolução da mesma venda ainda está sendo processada, outra é recusada com "Já existe uma devolução deste pedido em andamento. Aguarde alguns minutos e atualize a tela do pedido antes de gerar de novo". Se a resposta demora (por exemplo, enquanto a NF-e de devolução é emitida), a mensagem avisa para não gerar de novo e atualizar a tela do pedido depois de alguns minutos para ver o pedido de devolução.

    Com a parametrização Permitir devolução acima da quantidade vendida ativa (Configurações → Parametrizações → Pedido), a soma com as devoluções anteriores não é conferida: dá para repetir uma devolução já feita, e a soma passa do vendido. Repetir gera outra NF-e de devolução e pode gerar outra entrada no estoque. Na janela de devolução, a quantidade de cada item continua limitada à vendida naquele item. Desativada (o padrão), vale a conferência acima.

  5. Confira os interruptores da janela: Movimentar estoque, Sem/com valores itens, Emitir NF, Criar recebimento e Gerar vale (detalhados abaixo).

  6. Se marcar para emitir a nota fiscal junto, informe também o cliente e o recebedor — sem esses dois campos a ação não conclui.

  7. Confirme. O sistema cria o pedido de devolução vinculado ao original.

  8. Se ligou Criar recebimento, conclua a entrada física em Logística → Reversa / Devolução (conferir produto, escolher armazém destino, finalizar). Ao finalizar, o estoque volta. O status da venda original não muda sozinho com a devolução: Devolvido vem do rastreio da transportadora (pacote voltou à origem), do canal de venda ou de mudança manual, e Em devolução e Reversa finalizada são mudanças manuais.

Os interruptores da janela de devolução

InterruptorO que fazComo vem marcado
Movimentar estoqueFaz a própria devolução devolver os itens ao estoque, sem depender de um recebimento.Só fica editável quando a parametrização Permitir movimentar saldo estoque pedido devolução está ativa (Configurações → Parametrizações → Pedido) — e aí já vem ligado. Com a parametrização desligada, fica travado em Não e a entrada acontece pelo recebimento.
Sem/com valores itensDefine se a devolução carrega os valores dos itens (Sim) ou entra zerada, só com as quantidades (Não).Vem ligado (Sim).
Emitir NFEmite a nota fiscal de devolução automaticamente assim que o pedido de devolução é criado.Já vem ligado quando a parametrização Emitir Nota Fiscal automaticamente ao criar devolução está ativa (Configurações → Parametrizações → Pedido). Desligada, cada devolução decide na hora.
Criar recebimentoAbre um recebimento para dar entrada física nos itens que voltaram.Fica travado (e a devolução movimenta o estoque direto) quando a parametrização Permitir movimentar saldo estoque pedido devolução está ativa (mesmo submenu). Com ela desligada, o interruptor vem ligado, o recebimento é o caminho para o produto voltar ao estoque e você escolhe o Armazém recebimento na própria janela.
Gerar valeGera um vale (crédito na loja) no valor da devolução para o cliente.Vem do padrão do Tipo de Pedido. Exige o privilégio Gerar vale na devolução.

Duas amarrações que costumam gerar dúvida:

  • Ligar Criar recebimento liga Emitir NF automaticamente — a entrada no recebimento pressupõe a nota de devolução.
  • O campo Armazém recebimento só fica disponível com Criar recebimento ligado.

Devolução de uma venda cancelada. Quando a venda de origem está com status Cancelado e o cancelamento já devolveu o estoque ao saldo, devolver a mercadoria de novo deixaria o saldo maior que o estoque físico. A janela avisa, mas não trava nada:

  • Aparece o aviso "Venda cancelada: o estoque já voltou ao saldo no cancelamento", com a consequência de cada caminho. Com a parametrização Permitir movimentar saldo estoque pedido devolução ativa: "Com "Movimentar estoque" ligado, a devolução soma a mesma mercadoria ao estoque de novo, na hora.". Com ela desligada: "Com "Criar recebimento", a devolução soma a mesma mercadoria ao estoque de novo ao finalizar o recebimento, que vai pedir confirmação.".
  • Movimentar estoque e Criar recebimento seguem a regra da parametrização, como em qualquer devolução (veja a tabela acima).
  • Ao confirmar com Movimentar estoque ligado, abre a janela "Movimentar estoque na devolução?", que lembra que o estoque já voltou no cancelamento e que o saldo vai ficar maior que o estoque físico. Voltar desiste sem criar a devolução; Criar mesmo assim cria. Confirme só se a mercadoria realmente deve entrar no estoque.

Na devolução em massa, as vendas canceladas nessa situação aparecem num aviso no topo da janela ("Pedido: N." ou "Pedidos: N, M."). Ali Movimentar estoque vem ligado e pode ser desligado, e a devolução em massa não cria recebimento. Com ele ligado, Criar Pedido Devolução pede a mesma confirmação, citando só as vendas canceladas.

Como o sistema sabe que o estoque já voltou. Pela marca que o cancelamento grava no evento da aba Timeline (Logs) da venda: "Estoque devolvido ao saldo: IDSku 101, 102" avisa; "Estoque devolvido ao saldo: nenhum item" (a venda não tinha baixado estoque) não avisa. Em venda cancelada sem essa marca (por exemplo, cancelada antes de a marca existir), decide o Tipo de Pedido: se ele baixa estoque, o aviso aparece.

Movimentar estoque e Sem/com valores itens aparecem só na ação Criar Pedido Devolução — na ação Gerar Nota Fiscal de Devolução a janela não os mostra, porque ali o pedido de devolução sempre nasce sem movimentar estoque e com os valores dos itens.

O que o pedido de devolução herda da venda:

  • Custo dos itens. Cada item devolvido entra com o custo unitário que ele teve na venda de origem, multiplicado pela quantidade devolvida, e não com o custo médio de hoje. Se a venda não tinha custo, a devolução entra com custo zero. É esse custo que aparece na aba Resultado da devolução e que vai para a entrada do recebimento criado por ela.
  • Volumes da nota. A quantidade de volumes da NF de devolução é copiada do pedido original. Se o original não tinha esse dado, vale a quantidade de pacotes dele.
  • Itens bonificados. Continuam na devolução como itens, mas ficam fora do total de produtos que serve de base para o valor a estornar e para o vale.
  • Impostos dos itens. Cada item entra com o CFOP, os CSTs e as alíquotas da venda, e com os valores e bases de impostos proporcionais à quantidade devolvida, gravados no item. O pedido de devolução nasce com Cálculo manual impostos desligado: na emissão, o sistema recalcula os impostos pela regra fiscal (Tipo de Pedido e Departamento Fiscal). Para a nota sair com os impostos copiados da venda, ligue Cálculo manual impostos na aba Fiscal e salve antes de emitir.

A nota de devolução cita a nota de origem. Na NF-e com finalidade devolução que referencia a nota da venda, o sistema acrescenta às informações complementares uma frase para cada nota referenciada: "DEVOLUÇÃO REFERENTE À NF-e Nº (número), EMITIDA EM (data), VALOR DA OPERAÇÃO ORIGINAL R$ (valor).". A nota de origem é procurada entre as notas emitidas pela empresa e, se não estiver lá, entre os XMLs de compra. Se faltar o número, a data ou o valor, a frase daquela nota não entra. O texto é somado às informações que já existiam. Se o Tipo de Pedido já monta essa referência nas observações (com as variáveis de número e data da nota referenciada), ela pode sair duas vezes: revise o texto do Tipo de Pedido.

A partir de 03/11/2026: referência à nota de origem item a item. Na NF-e (modelo 55) com finalidade devolução emitida a partir de 03/11/2026, cada item da devolução passa a apontar para o item correspondente da nota de origem, em vez de a referência ir uma vez só para a nota inteira. A data vale pelo dia da emissão (no ambiente de homologação, a regra já vale desde 01/07/2026). Não se aplica à NFC-e nem à nota complementar. Para a nota sair:

  1. A chave de acesso da nota de origem (44 dígitos) tem de estar informada. Sem ela, a NF fica Pendente com "NF-e de devolução precisa da chave de acesso (44 dígitos) da nota de origem: a partir de 03/11/2026 cada item da devolução faz referência ao item da nota de origem".
  2. O XML da nota de origem tem de estar no idworks. O sistema procura nas notas emitidas pela própria empresa, depois nos XMLs de compra e, por último, no Feed Nota Fiscal, que só serve quando a chave já está no feed da sua conta e a nota foi emitida para a empresa que está devolvendo. O sistema não busca a nota na SEFAZ. Sem o XML, a mensagem traz "XML da nota de origem não encontrado na base para a(s) chave(s)" e orienta a importar o XML da compra ou a usar Buscar nota pela chave na tela Feed Nota Fiscal (na mensagem, "Feed NF-e").
  3. A nota de origem não pode estar cancelada. Se for nota da própria empresa, também não pode estar denegada nem inutilizada. Nota de fornecedor é conferida pelo Feed Nota Fiscal: ela é barrada quando o feed a mostra como cancelada.
  4. Cada item da devolução tem de encontrar o seu item na nota de origem — pelo vínculo do recebimento, pelo código do produto na nota ou pelo GTIN (EAN). Item sem par barra a emissão com "Não foi possível identificar o item da nota de origem para: ...". Também barra quando a devolução tem mais itens do que a nota de origem. Exceção: com uma única nota de origem, o mesmo número de itens e um só item sem par, esse item é ligado ao único item da origem que sobrou, e isso fica registrado no log de erro da NF.

As três ações ficam desabilitadas na janela Ações quando o pedido está em Aberto, Em espera, Aprovação margem, Aguardando aprovação crédito ou Pagamento pendente canal — nesses status o pedido ainda não saiu, então o caminho é editar ou cancelar, não devolver. Também ficam desabilitadas em um pedido que já é uma devolução. Passe o mouse sobre o botão para ver o motivo.

Como solicitar reversa pelos Correios?​

Quando a mercadoria precisa voltar pelos Correios (logística reversa), o idworks gera a pré-postagem reversa direto nos Correios, a partir do pedido:

  1. Abra o pedido, clique em Mais Ações e, na janela Ações, em Solicitar Reversa Correios.
  2. Na janela Reversa Correios, preencha:
    • * Quantidade volumes — quantas caixas vão voltar. O sistema cria uma pré-postagem por volume.
    • * Transportadora — a transportadora dos Correios do serviço reverso. A solicitação só funciona com PAC, Sedex ou Sedex 10.
    • * Tipo coleta — Autorização de Postagem (o cliente leva o pacote a uma agência) ou Coleta Domiciliária (os Correios buscam).
    • Agendar — aparece só em Coleta Domiciliária. Ligado, abre o campo * Agendamento coleta.
  3. Clique em Solicitar Reversa e confirme.

Não há campo de endereço nem de motivo. O endereço de coleta é o endereço de entrega do pedido, e o destino é o endereço da sua empresa. Medidas e peso de cada volume vêm dos pacotes cadastrados no pedido, quando existem.

O "Agendar" não marca a coleta nos Correios. A data escolhida não é enviada aos Correios: ela só fica registrada na Timeline (Logs) do pedido, com o lembrete "confirmar agendamento junto aos Correios". O pedido de coleta vai para os Correios, mas o dia precisa ser combinado direto com eles. O calendário só aceita datas a partir do 6º dia contado de hoje (a dica da tela fala em "mais de cinco dias corridos") e até cerca de 65 dias à frente.

O que você recebe. Para cada volume, os Correios devolvem o número da pré-postagem (o código que o cliente usa para postar a devolução) e o código de rastreio. Os dois ficam na Timeline (Logs), numa linha que começa com "Reversa solicitada:", e o pedido passa a aparecer na tela Acompanhar Reversa, com Número coleta, Dt prazo e Transportadora.

Se der erro no meio. Quando os Correios recusam um volume, a solicitação para ali, mas os volumes já criados continuam valendo — a mensagem de erro lista cada um depois de "Volumes já criados:". Repetir a solicitação cria pré-postagens novas para a quantidade informada; ela não retoma só o que faltou. Antes de repetir, confira na Timeline e na Acompanhar Reversa o que já foi gerado.

Pré-requisitos:

  • Pedido em Enviado, Entregue com sucesso ou Pagamento pendente canal, que movimenta saldo de estoque e não é ordem de serviço. Fora disso o botão fica desabilitado — passe o mouse para ver o motivo.
  • Privilégio Solicitar Reversa Correios.
  • Integração dos Correios com as credenciais preenchidas (sem elas, a mensagem é "Falta credenciais") e com o código de serviço reverso do serviço escolhido (Codigo Serviço PAC Reverso, Codigo Serviço SEDEX Reverso ou Codigo Serviço SEDEX 10 Reverso). Sem esse código, a solicitação é recusada com "Precisa cadastrar o Código de Serviço Reverso na integração dos Correios". Veja Correios.

Qual a diferença entre Cancelado, Devolvido e Em devolução?​

CanceladoEm devoluçãoDevolvido
QuandoCliente desistiu antes de o produto sair. NF cancelada (se emitida).Pedido foi enviado/entregue, cliente está devolvendo agora. Em andamento.Pacote voltou ao armazém (rastreio ou canal de venda) ou marcado à mão.
EstoqueRetorna ao estoque (se já tinha movimentado).Não mexe no estoque: ele volta pela entrada da devolução (Movimentar estoque ou recebimento).Não devolve estoque: o saldo volta só pela entrada da devolução (Movimentar estoque ou recebimento).

Use Cancelado para "desistência antes do envio". Use Devolução para "voltou depois de já ter saído".

Como cancelar um pedido (passo a passo e bloqueios)?​

Cancelar um pedido é diferente de excluir: o cancelamento muda o status para Cancelado, preserva o histórico e (quando o pedido já tinha movimentado estoque) estorna a baixa — devolvendo os produtos ao armazém. Use Cancelado quando o cliente desistiu antes de o produto sair. Se o produto já saiu (pedido faturado/enviado/entregue), o caminho correto não é cancelar, e sim gerar uma devolução — veja Qual a diferença entre Cancelado, Devolvido e Em devolução?.

Passo a passo:

  1. Localize o pedido na lista.
  2. Mude o status para Cancelado — pela ficha do pedido ou, para vários ao mesmo tempo, por Mais ações → Pedidos → Alterar status do pedido (veja Como atualizar status de vários pedidos ao mesmo tempo?).
  3. (Opcional, mas recomendado) Informe o motivo do cancelamento — o mesmo motivo vale para todos quando você cancela em lote.
  4. Confirme.

Na maioria dos pedidos o cancelamento é direto. Em quatro situações, porém, o sistema bloqueia e avisa o que falta resolver primeiro — sempre nesta ordem:

  • O pedido está em um romaneio. Aparece um aviso pedindo para retirar o pedido do romaneio antes de mudar o status. Tire o pedido do romaneio primeiro (veja a próxima pergunta).
  • O pedido está em uma picking-list. Mesmo aviso, agora apontando a picking-list. Retire o pedido da picking-list antes de seguir (veja a próxima pergunta).
  • A NF já foi emitida. O sistema pede para desvincular/cancelar a NF antes de mudar o status (veja Cancelei o pedido mas a NF está emitida — preciso cancelar a NF também?).
  • Algum título do pedido tem baixa em período financeiro fechado. Aparece a mensagem de período fechado e nada é alterado (veja Fechamento Financeiro).

Resolvidos esses pontos, o status muda para Cancelado normalmente.

Depois de cancelado, só o vendedor pode mudar. Ao salvar alterações num pedido Cancelado, a recusa é "Pedido cancelado só permite trocar o vendedor" (no pedido Deletado, "Pedido excluído só permite trocar o vendedor"). O vendedor só é removido quando você limpa o campo Vendedor e salva; salvar sem mexer no campo mantém o vendedor.

Pré-requisito: privilégio Atualizar Status Pedidos (e Deletar Pedido apenas se for excluir de vez, em vez de cancelar).

"Não consigo mudar o pedido para Cancelado" — pedido em romaneio ou picking-list​

Esse é o bloqueio mais comum. Quando o pedido já entrou na esteira de expedição, o sistema avisa que ele está em um romaneio ou em uma picking-list e que é preciso retirá-lo antes de mudar o status. É uma proteção: o pedido não pode estar “sendo separado/expedido” e “cancelado” ao mesmo tempo. Resolva nesta ordem:

  1. Tire o pedido do romaneio. Não existe botão “excluir romaneio”; o caminho é remover o pedido de dentro do romaneio (o procedimento muda conforme o romaneio esteja Aberto, Fechado ou Finalizado, e depende de privilégio quando finalizado). O passo a passo completo está em Romaneio → Preciso cancelar um pedido, mas não consigo excluir o romaneio. Ao sair do romaneio, o pedido volta para Aguardando expedição.
  2. Apague o rastreio do pedido, se houver, e salve.
  3. Tire o pedido da picking-list. Se ao tentar remover aparecer "Pedido não está no status Segurar Pedido", primeiro mude o pedido para Segurar pedido (veja O que faz "Segurar pedido"?), depois remova-o da picking-list e salve.
  4. Com o pedido fora do romaneio e da picking-list, mude o status para Cancelado normalmente.

Algumas integrações de canal já chegam com o pedido marcado como cancelado e impedem que ele entre na picking-list — nesses casos você não precisa de nenhum dos passos acima. O fluxo manual só é necessário quando o pedido entrou no romaneio/picking-list antes de ser cancelado.

Se o pedido já foi entregue e o romaneio está finalizado, considere que os produtos já tiveram saída — nesse cenário o correto não é cancelar, e sim emitir uma nota de devolução para que os itens retornem ao armazém (veja Como gerar devolução de um pedido?).

Cancelei o pedido mas a NF está emitida — preciso cancelar a NF também?​

Sim. Mudar o status do pedido para Cancelado e cancelar a nota fiscal são duas coisas separadas. Se a NF já saiu, o sistema avisa que é preciso desvincular/cancelar a nota fiscal antes de mudar o status — uma venda com NF emitida não pode simplesmente sumir, ela precisa ser desfeita fiscalmente.

Para cancelar a nota, abra o pedido e vá em Mais Ações → Cancelar Nota Fiscal, informe o motivo e confirme — o passo a passo está em Como cancelar uma nota fiscal já emitida?. Depois de a NF ser cancelada, volte ao pedido e mude o status para Cancelado.

Dois pontos importantes:

  • O cancelamento da NF só é aceito pela SEFAZ dentro do prazo (em geral 24h) e se a nota não tiver CT-e ou MDF-e vinculado — veja as duas perguntas abaixo.
  • Enquanto a NF estiver emitida, o estoque não retorna. O retorno ao armazém só acontece depois que a nota é cancelada (veja a próxima pergunta).

O produto volta para o estoque quando cancelo o pedido?​

Depende de a NF já ter sido emitida ou não:

  • Pedido cancelado antes da emissão da NF — o produto retorna automaticamente ao armazém, sem nenhuma ação adicional. O sistema entende que a venda não se concretizou e libera o saldo.
  • Pedido com NF já emitida — o produto continua considerado como vendido/faturado, então o estoque só volta depois que a NF é cancelada. Primeiro cancele a nota (Mais Ações → Cancelar Nota Fiscal), e aí o retorno ao armazém acontece automaticamente.

A Timeline registra o que voltou. O evento de cancelamento, na aba Timeline (Logs), termina com os SKUs cuja saída voltou ao saldo: "Estoque devolvido ao saldo: IDSku 101, 102", ou "Estoque devolvido ao saldo: nenhum item" quando a venda não tinha baixado estoque. É por essa marca que a devolução de uma venda cancelada e o recebimento dessa devolução avisam que a mercadoria já voltou (veja Como gerar devolução de um pedido?). Se, na hora de cancelar pela mudança de status, o sistema não consegue ler o estoque dos itens, o cancelamento é recusado com "Não foi possível cancelar o pedido: falha ao ler o estoque dos itens (...). Tente de novo." e nada é alterado.

Venda que já teve devolução. O cancelamento devolve ao saldo só as saídas da própria venda. As entradas das devoluções feitas antes (o recebimento e o pedido de devolução) continuam no saldo, e nada é tirado do saldo automaticamente. Se a mercadoria já tinha voltado ao estoque pela devolução, cancelar a venda soma a mesma quantidade de novo: confira o saldo dos SKUs devolvidos depois do cancelamento.

Além dessa marca na Timeline, não existe uma tela de “log de retorno ao estoque” por pedido — esse retorno é automático. Para conferir as entradas e saídas de um produto (inclusive o retorno após cancelamento de NF), use o Kardex do item, que registra a movimentação quando há nota fiscal envolvida.

Para cancelar várias notas fiscais de uma vez, marque os pedidos na lista e use Mais ações → Fiscal → Cancelar Nota Fiscal (exige o privilégio de cancelar nota fiscal). Só entram pedidos com NF em status Emitida. O motivo do cancelamento (de 15 a 250 caracteres) vale para todas as notas, e o resultado aparece pedido a pedido. Já o status do pedido pode ser alterado para Cancelado em massa por Mais ações → Pedidos → Alterar status do pedido.

Por que não consigo cancelar a NF quando há CT-e ou MDF-e vinculado?​

Quando a transportadora já emitiu um CT-e (Conhecimento de Transporte) ou um MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais) referenciando a sua nota, a SEFAZ não autoriza o cancelamento da NF enquanto esse vínculo existir. A rejeição que aparece costuma ser "Cancelamento para NF-e com CT-e ou MDF-e" ou um erro genérico de cancelamento.

O motivo é fiscal: o documento de transporte já “amarrou” aquela nota, e enquanto ele estiver ativo a nota não pode ser desfeita.

Como resolver:

  1. Solicite à transportadora o cancelamento do CT-e (e do MDF-e, se houver). Esse cancelamento é feito pela transportadora, junto à SEFAZ — não é feito pelo idworks. Pode levar algum tempo até a transportadora processar.
  2. Confirme que não há nenhum CT-e ativo sobre a nota. Atenção: se houver um CT-e cancelado e outro ativo vinculados à mesma nota, o ativo ainda bloqueia — todos os documentos de transporte ativos precisam estar cancelados.
  3. Com o CT-e/MDF-e cancelado, volte ao pedido e cancele a NF normalmente por Mais Ações → Cancelar Nota Fiscal.
  4. Depois de a NF cancelada, mude o status do pedido para Cancelado (ou gere a devolução, conforme o caso).

Você pode acompanhar a situação dos documentos de transporte da nota em Notas Fiscais → CTe (a coluna Situação mostra Uso autorizado ou CT-e Cancelada) — veja CTe → Posso editar ou cancelar um CT-e por aqui?. Esse mesmo bloqueio aparece quando você precisa alterar a quantidade de um pedido já faturado: como a alteração exige cancelar a NF, é preciso cancelar antes o CT-e com a transportadora.

Cancelei o pedido no idworks mas o canal de venda continua com a venda ativa — por quê?​

Mudar o status para Cancelado no idworks não cancela a venda no canal (Mercado Livre, Shopee, VTEX, Linx, Magalu, etc.). Esse status serve para a sua operação saber que o pedido foi cancelado e para que ele não some nos relatórios de fechamento — mas ele não empurra o cancelamento de volta para o canal.

O cancelamento precisa ser feito nas duas pontas:

  1. No canal de venda — cancele o pedido na plataforma de origem (essa é a ação que de fato encerra a venda lá).
  2. No idworks — mude o status do pedido para Cancelado.

A ordem recomendada é cancelar primeiro no canal e depois refletir no idworks. A ação Sincronizar Status Canal de Vendas envia o status atual para o canal, mas o cancelamento em si deve ser confirmado na plataforma de origem.

Esse mesmo princípio vale ao remover um item de um pedido: se o item foi removido no idworks mas continua no pedido do canal, surge divergência de valores (o pagamento informado pelo canal não bate com o pedido ajustado). Ajuste o item também no canal para os valores fecharem.

Situação parecida ocorre com a NF: se você emitiu a nota pelo emissor do próprio marketplace e também no idworks, a nota emitida pelo canal pode sobrepor a do idworks — confira em qual emissor a nota válida foi gerada antes de tentar cancelar pela ID.

Passei do prazo de cancelamento da NF (24h ou mês anterior) — o que faço?​

O cancelamento de NF tem prazo legal na SEFAZ (em geral 24 horas após a emissão). Notas de mês anterior já fora do prazo não podem mais ser canceladas.

Quando o prazo passou — ou quando os produtos já tiveram saída (pedido entregue, romaneio finalizado) — o caminho correto é emitir uma nota fiscal de devolução, que referencia a nota original e anula os efeitos dela, fazendo os produtos retornarem ao armazém. Veja Como gerar devolução de um pedido?.

Resumo de qual caminho usar:

  • Dentro do prazo e sem CT-e/MDF-e → Cancelar Nota Fiscal (Mais Ações → Cancelar Nota Fiscal).
  • Fora do prazo, mês anterior, ou produto já entregue → nota de devolução.

Como cancelar e reemitir uma NF com o valor ou a quantidade corretos?​

Quando a nota saiu com valor, quantidade ou dados errados e você ainda está dentro do prazo (e sem CT-e/MDF-e vinculado), o caminho é cancelar a nota, ajustar o pedido e emitir de novo:

  1. Abra o pedido e cancele a nota em Mais Ações → Cancelar Nota Fiscal, informando o motivo (veja Como cancelar uma nota fiscal já emitida?).
  2. Volte o pedido para Aberto. Se ele não permitir edição direta, use Segurar pedido e depois mude para Aberto (veja O que faz "Segurar pedido"?).
  3. Para descartar os dados fiscais da tentativa anterior, use Mais Ações → Limpar Dados Fiscais do Pedido.
  4. Corrija o que estava errado (quantidade do item, valor, dados do cliente).
  5. Com o pedido em Aberto e os dados corretos, fature novamente para emitir a nova NF.

Se a nota não pode mais ser cancelada (prazo vencido), não há reemissão — o ajuste é feito por nota de devolução e, se for o caso, uma nova venda. Para corrigir erros não substanciais (endereço, descrição, observação) sem cancelar a nota, use a Carta de Correção (veja Como emitir Carta de Correção (CC-e)?).

Pré-requisitos: privilégios Limpar Dados Fiscais Pedido e Atualizar Status Pedidos (este último é o que permite voltar o pedido para Aberto).

Como cancelar um pedido que está pendente de integração sem o produto cadastrado?​

Pedidos que ficam na aba de pendentes de integração sem o produto cadastrado (o canal mandou um item que você ainda não tem no idworks) não têm botão de cancelar direto, porque o pedido ainda não foi efetivamente criado. A forma de resolver pelo próprio painel é:

  1. Vincule um produto qualquer já existente ao pedido (um item genérico serve) — o objetivo é apenas permitir que o pedido seja criado no sistema.
  2. Com o pedido criado, mude o status para Cancelado normalmente.
  3. (Opcional) Depois de cancelado, você pode remover o item que adicionou, mantendo só o registro do pedido como cancelado.

Lembre-se de cancelar a venda também no canal de venda (veja Cancelei o pedido no idworks mas o canal de venda continua com a venda ativa — por quê?).

A exclusão direta de pedidos pendentes de integração é feita apenas pela equipe do idworks, e só quando houve alguma falha do lado do sistema ou quando não há outra forma de tirar o pedido da aba de pendentes. Por isso, na rotina, o caminho acima (atribuir produto → cancelar) é o recomendado.

Como gerar Picking-List a partir do pedido?​

  1. Selecione o pedido (ou vários) na lista.
  2. Mais Ações → Gerar Picking-List.
  3. O sistema cria a picking-list em Logística → Outbound com os itens dos pedidos selecionados.

A picking-list é o documento que o time do CD usa para separar os produtos das prateleiras.

Pré-requisito: privilégio Gerar Picking-List.

Como adicionar pacotes ao pedido?​

Na aba Pacotes / Etiquetas:

  1. Clique em Adicionar Pacote.
  2. Informe dimensões e peso do pacote.
  3. (Opcional) Informe o código de rastreio se já tem (do contrato com a transportadora).
  4. Salve.

Pode adicionar quantos pacotes precisar — pedido com 3 caixas vai com 3 registros de pacote, cada um com sua etiqueta.

Como subir etiqueta da transportadora manualmente?​

Quando a etiqueta foi gerada fora do idworks (sistema da transportadora, planilha do parceiro):

  1. Abra a aba Pacotes / Etiquetas e localize a seção Etiqueta manual — ela só aparece quando a transportadora do pedido está configurada para etiqueta manual.
  2. Clique em Adicionar Etiqueta.
  3. Selecione o arquivo — o envio pela tela aceita PDF.
  4. O sistema vincula a etiqueta ao pedido e ela passa a valer na impressão e no envio para a transportadora.

Na lista de etiquetas manuais, cada linha traz três ações:

AçãoO que faz
VisualizarAbre a etiqueta em uma janela dentro do idworks, sem baixar o arquivo.
BaixarSalva o arquivo original no seu computador (útil para reimprimir por fora ou reenviar ao parceiro).
RemoverDesvincula a etiqueta do pedido.

A lista mostra tanto as etiquetas em PDF quanto as em ZPL que a operação já tenha anexado ao pedido.

Como imprimir etiqueta de envio?​

  1. Selecione o pedido (ou pacote).
  2. Clique em Imprimir Etiqueta (na ficha ou na ação em lote).
  3. O sistema gera ZPL e imprime na impressora térmica configurada.

Para imprimir várias de uma vez, marque vários pedidos na lista e use Mais ações → Impressão e etiquetas → Imprimir etiquetas.

Como enviar EDI para a transportadora?​

EDI (Electronic Data Interchange) é o envio dos dados do pedido para a transportadora antes do caminhão chegar — assim ela já sabe o que vai coletar.

Normalmente você não precisa enviar: o envio é automático. Em transportadora que trabalha com EDI, o sistema manda o arquivo sozinho principalmente em dois momentos:

  • Na emissão da nota fiscal, quando a antecipação está ligada — pela parametrização Enviar EDI após emissão NF (vale para todas as transportadoras com EDI) ou pela chave Enviar EDI após emissão da NF? na aba Config. Transportadora (só para aquela transportadora). Veja Transportadoras.
  • No despacho, quando o pedido passa para Enviado — desde que a integração da transportadora esteja com a Integração EDI ligada e o EDI daquele pedido ainda não tenha sido aceito.

Além desses dois, um processo periódico envia os pedidos já expedidos cujo EDI ainda está pendente — os que nunca foram tentados. Ele não pega o pedido que falhou (veja abaixo).

O envio automático vale para pedido que movimenta saldo de estoque e cuja nota tem finalidade normal.

Envio manual (forçar ou reenviar). Os botões servem para mandar de novo um pedido que falhou ou para forçar o envio:

  • Na lista: selecione um ou vários pedidos → Mais ações → Logística → Enviar EDI Transportadora. Exige o privilégio Enviar EDI Transportadora.
  • Na ficha: Mais Ações → janela Ações → Enviar Arquivo Transportadora. Exige o privilégio Integração pedido e fica desabilitado com o pedido em Aberto, Em espera, Aprovação margem, Aguardando aprovação crédito ou Pagamento pendente canal, em pedido que não movimenta saldo de estoque e em ordem de serviço.

No envio manual a resposta vem na hora, pedido a pedido. Se a transportadora do pedido não tem EDI, a mensagem é "Transportadora não tem EDI configurado". Quando o envio falha, o aviso traz o motivo devolvido pelo idworks ou pela transportadora, em vez de um erro genérico. Se o servidor de EDI não responde a tempo, a mensagem diz que ele "não respondeu em 25 s"; nas demais falhas sem motivo, que houve "falha ao gerar o EDI da transportadora", com o código HTTP. O envio manual não tenta de novo sozinho: corrija a causa e reenvie.

Quando o envio automático falha. O motivo fica registrado na aba Timeline (Logs) do pedido e o pedido entra no card Alertas prioritários da Home. O aviso na tela vem ligado e pode ser desligado no sino do card — essa chave vale só para o dispositivo em que foi mexida. Veja Como escolher de quais alertas quero ser avisado?. Quando um envio seguinte do EDI daquele pedido dá certo, o alerta sai da lista.

O que o sistema tenta sozinho antes de avisar:

SituaçãoO que acontece
Transportadora fora do ar, sem resposta ou com limite de requisições atingidoAté três tentativas. Se a terceira também falhar, vira alerta.
Falta de credencial, pedido sem volumes ou recusa da transportadoraAlerta já na primeira tentativa, sem nova tentativa.

O pedido que falhou não é reenviado sozinho. Depois do alerta, o sistema não fica tentando de novo de tempos em tempos. O pedido só volta a ser enviado automaticamente se ainda passar por um dos momentos automáticos — por exemplo, falhou na emissão da nota e depois é despachado. Fora isso, corrija a causa e use o envio manual; se ninguém reenviar, o pedido fica sem EDI.

"Pedido precisa ter volumes". Mensagem do idworks, no EDI de algumas transportadoras (por exemplo Mandaê, Jadlog, J3 TMS e LogManager), quando o pedido não tem nenhum pacote cadastrado — o envio nem chega à transportadora. Cadastre os pacotes (veja Como adicionar pacotes ao pedido?) e reenvie.

Como simular ou comparar frete?​

Na ficha do pedido, aba Frete:

  1. Clique em Simular.
  2. O sistema cota todas as transportadoras configuradas.
  3. Compara valores e prazos.
  4. Escolhe uma e clica em Aplicar — o pedido passa a usar essa transportadora.

Útil para cenários onde o cliente reclama do frete ou para conferir se a regra cotou a opção mais barata.

Como sincronizar status com o canal de venda?​

Quando o status mudou no idworks (faturou, enviou, entregou) e o canal de venda ainda não foi notificado:

  1. Selecione o pedido.
  2. Mais Ações → Sincronizar Status Canal de Vendas.
  3. O sistema envia o status atual para o canal (Mercado Livre, Magalu, etc.).

Geralmente esse envio é automático (ao mudar de status, o canal é notificado), mas em casos de falha de integração você pode forçar.

Pré-requisito: privilégio Sincronizar Status Canal de Vendas.

Como reprocessar um pedido com erro de integração?​

Quando o pedido veio do canal com dado inconsistente (cliente sem CPF, item não mapeado, valor errado):

  1. Abra o pedido.
  2. Aba Integração/Mensagens.
  3. Clique em Reprocessar.
  4. O sistema faz um novo pull do canal — busca os dados atualizados e refaz o cadastro.

Útil quando você corrigiu o problema no canal (mapeou o SKU, atualizou o cadastro) e quer trazer a versão correta.

Pré-requisito: privilégio Integração pedido (ou Reprocessar Pedido dentro do Hub).

Como enviar a NF para o canal de venda?​

Muitos canais (Mercado Livre, Magalu, B2W) exigem que você envie a NF emitida para eles, para o cliente baixar/visualizar:

  1. Selecione o pedido com NF emitida.
  2. Mais ações → Canal de venda / Marketplace → Enviar NF para canal de venda (na ficha do pedido, a ação se chama Enviar Nota Fiscal Canal de Vendas).
  3. O sistema envia XML + PDF para o canal.

Geralmente é automático, mas você pode forçar quando precisar.

Pré-requisito: privilégio Enviar Nota Fiscal Canal de Vendas.

Como manifestar divergência de item?​

Quando o cliente reclama de item errado ou faltando, e o time precisa registrar:

  1. Abra o pedido.
  2. Aba Pedido, na linha do item, clique em Manifestar Divergência.
  3. Preencha tipo (item errado, faltando, danificado), quantidade, descrição.
  4. Salve.

Vai para a aba Timeline como evento, e gera alerta para o time de qualidade investigar.

Pré-requisito: privilégio Manifestar Divergência Item Pedido.

Quais filtros a lista tem?​

Busca rápida. O campo de busca no alto da lista procura nos pedidos dos últimos 90 dias (a dica do campo: "Busca rápida por CÓD. PEDIDO, PEDIDO, PEDIDO CANAL, CLIENTE, CPF/CNPJ, E-MAIL. (Somente pedidos dos últimos 90 dias)"). Como cada informação é comparada:

  • Pedido e Pedido canal — com 4 caracteres ou mais, acha os pedidos que começam pelo termo. Com menos de 4, só o pedido com aquele código exato (buscar "26" não traz todos os pedidos que começam por 26).
  • Cód. pedido e número da NF — pelo número exato.
  • CPF/CNPJ (de 11 a 14 dígitos) e e-mail — só pelo valor inteiro. Parte do documento ou do e-mail não acha o pedido; o e-mail tem de estar completo, como está no pedido.
  • Cliente — pelo começo do nome do cliente ou do recebedor (termo com mais de 3 letras).

Além da busca, a lista tem muitos filtros agrupados por temas:

  • Período (data criação, data envio, data faturamento, data entrega).
  • Status do pedido (multi-seleção).
  • Status NF (Pendente, Emitida, Cancelada, etc.).
  • NF sem pagamento — ligada, a lista traz só os pedidos marcados como sem pagamento. Desligada, não filtra: aparecem todos os pedidos, com ou sem a marcação.
  • Status Integração (Sincronizado, Erro, Pendente).
  • Tipo Pedido.
  • Nome / razão social, CPF / CNPJ e E-mail do cliente. O nome aceita parte do texto. CPF / CNPJ e E-mail só acham o pedido pelo valor inteiro (o e-mail completo, como está no pedido).
  • Canal (Integração).
  • Vendedor.
  • Transportadora.
  • Pedido origem (número no canal).
  • Pedido (número idworks).
  • NF (número / chave de acesso).
  • Rastreio (código).
  • Faixa de valor (de R$ X até R$ Y).
  • CD (centro de distribuição).
  • Faturador.
  • Conta (multi-empresa).
  • Tags.
  • Picking-List (vinculados a uma picking-list específica).
  • Conferido (sim/não).
  • Tipo Pagamento.
  • Etiqueta (gerada / pendente).
  • Vários outros.

Os filtros aplicados ficam visíveis em tags acima da tabela — para limpar, clique no X de cada um.

Filtro Data faturamento com até 93 dias. Em conta cujo grupo tem até 20 empresas, o filtro por Data faturamento com período de até 93 dias procura as notas emitidas pelas empresas do grupo da sua conta. Um pedido cuja nota foi emitida por uma empresa de fora do grupo não aparece nesse filtro. É uma limitação conhecida, e só vale quando o período de Data faturamento é o filtro principal: junto com a busca rápida ou com os filtros Pedido, Cód. pedido ou Romaneio, na visão Todas as contas ou com período maior que 93 dias, o pedido aparece normalmente. Se ele sumiu da lista, use um desses caminhos.

Filtro por valores no cabeçalho das colunas. Em várias colunas — como tipo de pedido, status do pedido, status da NF, integração, canal, transportadora, faturador, tags, CD, Conta, Status integração e Tipo pgto. — o ícone de filtro do cabeçalho lista os valores que aparecem na página carregada, com caixas para marcar mais de um e uma busca. Esse filtro só olha os pedidos já carregados na página, não a base inteira: para buscar em todos os pedidos, use os filtros acima da lista. Quando a página não tem nenhum valor naquela coluna, o cabeçalho volta a mostrar a busca por texto.

Por que o valor do pedido na lista não soma os itens bonificados?​

Porque, por padrão, a lista mostra o valor cobrado do cliente. As colunas Valor produtos, Valor pedido e Custo deixam de fora os itens com a chave Bonificado ligada (brinde), e o valor do pedido bate com o título a receber e com os painéis.

Para ver os bonificados com o valor deles, abra os filtros e ligue Bonificados com valor (aba Geral, depois de Data estimada entrega). Com a chave ligada:

  • Valor produtos e Valor pedido somam o valor gravado em cada item bonificado.
  • Custo soma o custo dos itens bonificados.
  • Desconto não muda, porque bonificação não é desconto comercial.
  • Valor pago também não muda. Um pedido com brinde passa a mostrar o valor do pedido maior que o valor pago, e isso é esperado.
  • Os totais do rodapé, as métricas e a exportação para Excel acompanham.

Enquanto a chave está ligada, a tag Bonificados com valor fica acima da tabela. Clique no X da tag para voltar ao padrão.

A chave mostra o valor que foi gravado no item. Item bonificado incluído com preço zero, sem a parametrização Considerar preço de venda zero como bonificação, continua com valor zero (veja Adicionei um item com preço zero e ele virou bonificação — por quê?).

Quais colunas a lista mostra?​

A lista tem 126 colunas — você não vê todas ao mesmo tempo. As principais (que aparecem por default):

  • #, Dt criação, Pedido, Pedido origem.
  • Tipo, Status pedido, Status NF, Integração, Canal. A nota enviada que recebeu da SEFAZ a rejeição 656 aparece em Status NF como Enviada (aguardando SEFAZ - 656). Para o filtro de Status NF, essa nota continua com o status Enviada.
  • Cliente, CPF/CNPJ, Telefone (telefone do cliente, formatado). Sem o privilégio de dados pessoais do cliente, o CPF e o e-mail aparecem com asteriscos e o telefone aparece só com os 4 últimos dígitos: veja Por que o CPF, o e-mail e o telefone do cliente aparecem com asteriscos?.
  • Dt NF, NF, Série, Chave de acesso.
  • Recebedor, Cidade, UF, CEP, E-mail.
  • R$ prod, R$ frete, R$ pedido, R$ Pago, R$ custo, R$ desconto.
  • Tipo pagamento.
  • Dt envio, Dt est. exp., Dt entrega est..
  • Transportadora, Rastreio.
  • Status integração.
  • Conferido, Faturado por, Vendedor.
  • Motivo devolução, Motivo reenvio, Comentários.
  • Etiqueta, Tags.
  • Qtde itens, Qtde SKUS, Peso (KG), Prioridade.
  • Centro de distribuição, Picking-list, Ressuprimento.
  • Cód. pedido (id idworks), Conta.

Use a engrenagem Configurar colunas para mostrar/esconder.

O que são as métricas no cabeçalho?​

Quem tem o privilégio Visualizar Metricas Listar Pedidos vê, no alto da lista, o seletor de visões. A opção Indicadores (ícone de gráfico) troca a lista pelos números dos pedidos que a lista trouxe com os filtros aplicados. A visão tem duas abas:

  • Geral — a chave Incluir Valor Frete e os painéis Receita (Produto, Frete, Total), Vendas (Ticket médio, Total), Margem: receita - custo (CPV) (Total, Custo (CPV), Margem bruta) e Margem: receita - custo (CPV) - por dia, uma tabela dia a dia com Data, R$ produto, R$ frete, R$ total, R$ custo (CPV) e R$ margem bruta.
  • Indicadores — um painel por agrupamento: Conta, Faturador, Canal de vendas, SKUs, Integração, Tipo pedido, Transportadora, Estado, Status pedido, Status nota fiscal, Cliente e Vendedor. Cada painel, menos o SKUs, traz um gráfico de colunas, uma tabela e o botão Exportar dados, que baixa só aquele painel. O SKUs é só uma tabela. Os títulos das colunas dessas tabelas continuam em letras maiúsculas (R$ PRODUTO, QTDE PEDIDOS e outras).

Os painéis abrem e fecham com um clique no título.

Exportar todos os dados, no alto da visão, baixa uma planilha (Indicadores_Metricas.xlsx) com uma aba para cada um destes painéis: Conta, Faturador, Canal de vendas, Integração, Tipo pedido, Transportadora, Estado, Status pedido, Status nota fiscal, Cliente e Vendedor. Ficam fora da planilha o painel SKUs e os painéis da aba Geral, que também não têm exportação própria.

Como salvar layout de colunas favoritas?​

O ajuste das colunas — quais aparecem, em que ordem, a largura de cada uma e quais ficam fixas — é gravado no seu usuário, e não apenas naquele computador. Você arruma a tabela uma vez e ela abre do mesmo jeito na próxima visita, inclusive quando entra de outra máquina ou de outro navegador. O layout continua sendo individual: o que você ajusta não muda a tela dos colegas.

Isso vale para a lista de pedidos, para as tabelas da ficha do pedido (Itens, Pagamentos, Pacotes, Arquivos, Devolução, Tracking, Integração, Desconto, Retirada em mãos, Etiqueta manual, adições de XML de importação e bipagem de produtos), para as tabelas da visão Métricas e para as telas auxiliares de Importar arquivo de pedidos e Imprimir ZPL. Outras telas do idworks estão sendo migradas aos poucos — onde a migração ainda não chegou, o ajuste continua valendo só no navegador em que foi feito.

Dois detalhes de comportamento:

  • Não há botão de salvar nem aviso de "salvo com sucesso". A gravação acontece sozinha, em silêncio, poucos segundos depois que você solta a coluna.
  • O que você já tinha ajustado antes continua valendo. Enquanto você não mexer nas colunas daquela tabela de novo, o sistema usa o ajuste que estava guardado naquele navegador.

Para voltar ao layout original, abra a engrenagem Configurar colunas, clique em Voltar ao padrão e depois em Salvar.

Como exportar a lista?​

  1. (Opcional) Aplique filtros para reduzir o universo.
  2. (Opcional) Marque pedidos específicos.
  3. Abra Mais ações e, no grupo Exportações, clique em Exportar todos os dados ou em Exportar dados selecionados (este só fica disponível com pedidos marcados).
  4. O download de uma planilha Excel (.xlsx) começa.

Na visão Lista, a planilha sai na mesma ordem em que a grade mostra as colunas e com os nomes que você deu a elas em Configurar colunas. As colunas que só existem na exportação ficam junto da coluna vizinha delas na grade ou, sem vizinha, no fim. Na visão SKUs, a exportação segue com as colunas próprias dessa visão.

Pré-requisito: privilégio Exportar Pedido.

Como atualizar status de vários pedidos ao mesmo tempo?​

  1. Marque os pedidos na lista.
  2. Mais ações → Pedidos → Alterar status do pedido.
  3. Escolha o novo status (lista filtrada pelo que faz sentido — não dá para mandar Aberto para Entregue diretamente).
  4. (Opcional) Informe motivo/comentário.
  5. Confirme.

O sistema processa um a um e mostra relatório no final (alterados / com erro).

Pré-requisito: privilégio Atualizar Status Pedidos.

Como baixar XML das notas em lote?​

  1. Marque os pedidos com NF emitida.
  2. Mais ações → Fiscal → Baixar XML.
  3. O sistema gera um link com todos os XMLs em um arquivo zip.
  4. Download começa.

Útil para enviar ao contador (mensal), para arquivar localmente, para auditoria.

Como criar um pedido a partir do XML de uma nota já emitida?​

Quando uma venda foi faturada fora do idworks (a nota saiu por outro sistema da empresa) e o pedido ainda não existe aqui, o Criar pedido por XML monta o pedido a partir do XML dessa nota: cliente, itens, pagamento, transportadora e a própria nota, já vinculada ao pedido.

  1. Na lista de pedidos, abra Mais ações e, no grupo Pedidos, clique em Criar pedido por XML.
  2. Se você trabalha com mais de uma conta, escolha a Conta.
  3. Clique na área de envio e escolha o XML da nota.
  4. Preencha Importar via, Armazém pedido, Integração, Tipo de pedido, Faturador e Status, que é o status em que o pedido vai nascer.
  5. Confira Movimentar estoque, que já vem habilitado. Desabilitado, o pedido é criado sem mexer no estoque.
  6. (Opcional) Habilite Criar recebimento para gerar também um recebimento com a mesma nota, no Armazém recebimento escolhido. Com Finalizar recebimento habilitado, ele já sai concluído.
  7. Clique em Criar Pedido. O pedido é gravado na hora, sem etapa de revisão, e abre numa aba nova.

A nota precisa ter sido emitida pelo faturador escolhido. Se o CNPJ de quem emitiu for outro, o idworks recusa com "Emissor da NF diferente da empresa no sistema idworks". Por isso esta função não serve para nota de fornecedor: compra entra pelo Recebimento, veja Como criar um Novo Recebimento por fornecedor?.

Outras recusas:

  • XML sem o protocolo de autorização da SEFAZ nem chega a ser carregado ("Não foi encontrado protocolo de autorização da SEFAZ para este XML, favor verificar.").
  • Nota emitida em ambiente de homologação (teste): "Nota fiscal emitida em homologação".
  • XML que já entrou antes: "XML já importado".
  • Item do XML que não corresponde a nenhum SKU recusa a importação inteira com "SKU(s) não cadastrados", seguido da lista dos itens. Com a parametrização Importação XML - Criar SKU se não existir habilitada, o SKU é cadastrado na hora em vez de recusar.
  • Com a parametrização Importação XML - Validar NF na SEFAZ habilitada, a nota também é consultada na SEFAZ antes de o pedido ser criado.

Como cada item do XML encontra o seu SKU. Com Importar via em Todos (o padrão), o idworks procura o produto de cada item pelo código de referência do SKU, depois pelo código de fornecedor, pelo código do anúncio na integração escolhida e, por último, pelo EAN. Depois de escolher o arquivo, o botão Visualizar mostra os itens do XML e o SKU encontrado para cada um. Ali dá para Vincular um item ao SKU certo, informando o código do produto na nota e o Multiplicador (para nota que fatura caixa com várias unidades), ou usar Realizar Vínculos por EAN. Esses vínculos ficam gravados no SKU e valem nas próximas importações. Para usar o Visualizar, quem emitiu a nota precisa estar cadastrado como fornecedor.

Pré-requisito: privilégio Criar Pedido.

Não confunda com os dois botões de XML da ficha do pedido. O Importar XML da ficha vincula uma nota a um pedido que já existe (veja Como subir um XML de NF emitida externamente?). O Importar Itens XML Importação traz os itens e os impostos de um XML para um pedido de importação (veja Como importar os itens de um XML para um pedido de importação?).

Como imprimir várias etiquetas de uma vez?​

  1. Marque os pedidos com NF emitida e pacote pronto.
  2. Mais ações → Impressão e etiquetas → Imprimir etiquetas.
  3. O sistema gera ZPL agregado e imprime tudo.

Útil para o final do dia, quando muitos pedidos precisam ser etiquetados ao mesmo tempo.

Como emitir CC-e em lote?​

  1. Marque os pedidos.
  2. Mais ações → Fiscal → Gerar Carta de Correção.
  3. Informe o texto (mesmo texto para todos).
  4. O sistema emite uma CC-e por pedido.

Útil quando um erro afetou vários pedidos (ex.: configuração de endereço errada que precisou correção em todos).

Como faturar vários pedidos de uma vez?​

  1. Marque os pedidos em status A faturar.
  2. Mais ações → Fiscal → Emitir Nota Fiscal.
  3. O sistema fatura um a um.
  4. Sucesso = passa para Nota Fiscal. Falha = mostra motivo no relatório.

Útil para final de expediente, quando muitos pedidos prontos para faturar.

Como gerar ressuprimento a partir de pedidos selecionados?​

Quando o operador identifica, na lista de pedidos, que vários itens precisam ser puxados do pulmão para a área de picking, dá para gerar um ressuprimento em lote sem precisar abrir a tela de Ressuprimentos:

  1. Marque os pedidos na lista.
  2. Mais Ações → Gerar Ressuprimento.
  3. O sistema agrupa os itens e cria o ressuprimento.

Todos os pedidos selecionados precisam ser do mesmo Centro de Distribuição — se houver mistura, a ação avisa e não prossegue. O ressuprimento criado fica disponível em Logística → Ressuprimentos para o time conferir e separar.

Pré-requisito: privilégio Criar ressuprimento.

Como trocar o armazém de vários pedidos de uma vez?​

  1. Marque os pedidos na lista.
  2. Abra Mais ações → Ações em massa → Ação em massa.
  3. Escolha Atualizar Armazém e selecione o armazém. A lista traz os armazéns ativos do CD dos pedidos marcados.
  4. Confirme. O resultado aparece pedido a pedido.

A troca vale para todas as linhas do pedido, menos a baixa da caixa (embalagem), e o custo da saída é refeito no armazém novo. O lote dos itens é apagado na troca: em produto com controle de lote, informe o lote de novo antes de faturar. Se os pedidos marcados são de CDs diferentes, o campo de armazém fica desabilitado: marque só pedidos do mesmo CD.

Um pedido é recusado quando:

  • o armazém é de outro CD: "Armazém pertence a um centro de distribuição diferente do pedido";
  • algum item do pedido já foi enviado: "Pedido já foi enviado e não pode ter o armazém alterado";
  • o armazém está inativo ou não existe: "Armazém não existe".

Antes, essa opção era sempre recusada. Agora ela funciona.

Pré-requisito: privilégio Editar Pedido, que libera o grupo Ações em massa.

Como enviar boleto por WhatsApp ou e-mail?​

Quando o pagamento do pedido é boleto e você quer reenviar a cobrança para o cliente sem precisar baixar o arquivo:

  1. Abra a ficha do pedido (ou do orçamento).
  2. No menu de ações, clique em Enviar boleto via WhatsApp ou Enviar boleto via e-mail.
  3. Confirme o envio na janela que abrir.

O sistema dispara a mensagem com o boleto pelo canal escolhido, usando o telefone/e-mail cadastrado no cliente.

Pré-requisito: privilégio Enviar documentos por WhatsApp + integração de WhatsApp/e-mail configurada na empresa.

Como imprimir o cupom de troca/devolução?​

Em vendas de devolução com vale troca (ex.: o cliente trocou um produto no balcão e ganhou um vale do mesmo valor), o sistema imprime um cupom de troca identificando o vale gerado — útil para entregar junto com o produto novo ou guardar como comprovante.

  1. Ative a parametrização Imprimir cupom de troca/devolução em Configurações → Parametrizações → Frente de Caixa (PDV).
  2. Crie o pedido de devolução normalmente — quando há vale troca, o pedido recebe a tag CUPOM-TROCA automaticamente.
  3. Na ficha do pedido, clique no botão Imprimir Cupom de Troca para reimprimir o cupom a qualquer momento.

Sem a parametrização, o botão fica oculto e nenhum cupom é gerado.

Por que o pedido vai para "Em espera"?​

Causa típica: falta algum dado para o pedido seguir — geralmente estoque ou aprovação fiscal. O sistema marca como Em espera (9) e fica aguardando alguém resolver.

Para tirar:

  1. Resolva o que está pendente (repor estoque, ajustar cadastro).
  2. Mude o status do pedido de volta para Aberto (botão Alterar Status na ficha — requer o privilégio Atualizar Status Pedidos).
  3. O pedido volta para Aberto e segue o fluxo.

O que faz "Segurar pedido"?​

É uma pausa manual — você muda o status do pedido para Segurar pedido (botão Alterar Status na ficha, liberado pelo privilégio Atualizar Status Pedidos). Use quando:

  • O cliente pediu para segurar (vai pagar amanhã).
  • Há suspeita de fraude/erro que precisa investigação.
  • Aguardando autorização externa (planejamento financeiro, jurídico).

Para tirar de Segurar pedido, mude o status manualmente para Aberto (ou outro adequado).

Quando preciso de aprovação de margem ou crédito?​

  • Aprovação de margem (status Aprovação margem) — quando o desconto/preço do pedido derruba a margem abaixo do mínimo do Tipo de Pedido. Supervisor aprova ou rejeita. Quem tem o privilégio Finalizar pedido com margem mínima consegue finalizar sem passar por essa espera.
  • Aprovação de crédito (status Aguardando aprovação crédito) — quando algum crédito do cliente está com o disponível negativo e o pedido usa uma forma de pagamento que tem crédito cadastrado para ele (não precisa ser a forma que estourou). Títulos em atraso aparecem como faixa de aviso na ficha, mas não é isso que coloca o pedido no status. Financeiro aprova. Quem tem o privilégio Finalizar pedido pendente aprovação crédito consegue finalizar mesmo assim.

Esses status são automáticos. Para liberar, o aprovador entra no pedido e usa a ação correspondente.

Faixas no topo da ficha em Aguardando aprovação crédito. Com o pedido nesse status, a ficha consulta a situação do cliente e mostra, acima das abas, uma ou duas faixas que explicam o motivo. Quem coloca o pedido no status é o próprio sistema; as faixas só ajudam a entender o porquê.

FaixaQuando aparece
Crédito insuficiente (vermelha)O saldo de crédito do cliente ficou negativo em algum tipo de pagamento usado neste pedido. O crédito de outros tipos de pagamento não conta: um cliente que estourou o crédito no boleto não dispara a faixa num pedido pago só no cartão.
Títulos em atraso (amarela)O cliente tem títulos vencidos em aberto. Quem tem acesso a Contas a Receber vê um ícone de olho na faixa, que abre os títulos do cliente.

As duas podem aparecer juntas, e cada uma pode ser fechada no X. Fora de Aguardando aprovação crédito nenhuma delas aparece, e elas também não aparecem se a consulta ao cliente falhar. Nas duas, a orientação é a mesma: só quem tem o privilégio Finalizar pedido pendente aprovação crédito consegue fechar o pedido.

A faixa e a trava não seguem a mesma regra. A faixa vermelha só olha os tipos de pagamento do pedido; a trava, conferida ao clicar em Fechar Pedido, manda o pedido para Aguardando aprovação crédito quando qualquer crédito do cliente está negativo e o pedido usa alguma forma com crédito cadastrado. Por isso o pedido pode cair na aprovação sem a faixa vermelha.

"Pedido não pode ser fechado: margem abaixo do mínimo permitido"​

Essa mensagem vem de uma segunda checagem de margem, separada do limite do Tipo de Pedido: a margem de contribuição do canal de venda. Ela só roda quando a parametrização Checar taxa/imposto efetivo do pedido está ativa para aquele canal (Configurações → Parametrizações → Integração de Vendas).

Como o sistema decide o mínimo:

  1. Usa a Margem mínima desejável configurada naquele canal de venda (mesmo submenu).
  2. Se o canal não tiver esse valor preenchido, usa a margem mínima configurada na empresa.
  3. Se não houver nenhum dos dois, o fechamento para com o aviso de que a margem de contribuição não está preenchida.

Quando a margem do pedido fica abaixo do mínimo, o pedido não fecha e vai para o status de Aprovação margem. A mensagem mostra os dois percentuais (a margem do pedido e o mínimo permitido) para você comparar — ajuste preço/desconto do pedido ou peça a aprovação de quem tem o privilégio Finalizar pedido com margem mínima.

Por que o sistema pede aprovação de risco de fraude?​

Quando o pedido tem indicadores de fraude (configurados em regras antifraude):

  • Cliente novo com valor alto.
  • Endereço de entrega diferente do de cobrança.
  • IP suspeito (canal e-commerce).
  • Cartão com muitas tentativas.
  • Pedido recente do mesmo CPF.

Status 32 fica aguardando análise manual (geralmente time financeiro/antifraude).

O que acontece ao trocar "Pedido" por "Nota Fiscal" no topo da ficha?​

  • Pedido (interruptor ligado) → movimenta estoque ao finalizar/faturar.
  • Nota Fiscal (desligado) → NF emitida sem afetar estoque. Aba Resultado, Pacotes, Tracking podem sumir (porque não há entrega física).

Use Nota Fiscal para casos especiais (NF complementar, NF avulsa de serviço, manifestação fiscal). Não use em vendas normais — o estoque não baixa e você fica com inconsistência.

Como o sistema decide qual transportadora atender?​

A transportadora é definida no momento da criação do pedido pelos seguintes critérios (em ordem):

  1. Manual — se o operador escolheu uma transportadora ao criar.
  2. Regra de Simulação de Frete — se o pedido veio com cotação calculada, a regra escolhe a transportadora vencedora.
  3. Default do Canal — algumas integrações trazem a transportadora padrão do canal (ex.: Mercado Livre Full = Mercado Envios).
  4. Default da Empresa — fallback se nenhuma das anteriores.

Você pode trocar manualmente em status Aberto (aba Pedido, campo Transportadora).

Como o sistema preenche a data estimada de expedição?​

Quando o campo Data estimada expedição do pedido está vazio, o idworks pode calculá-lo a partir de dois dados: o horário de corte (a hora-limite do dia para o pedido ainda contar como do mesmo dia) e os dias somados à data. Cada um deles é procurado primeiro na transportadora do pedido e, se estiver vazio lá, no Tipo de Pedido:

DadoNa transportadora (Financeiro → Fornecedores, aba Config. Transportadora)No Tipo de Pedido
Horário de corteHorário de corteHorário de corte
Dias somadosDias úteis adicionaisDias manuseio

A escolha é feita campo a campo: uma transportadora com Horário de corte preenchido e Dias úteis adicionais vazio usa o horário dela e os Dias manuseio do Tipo de Pedido. Pedido sem transportadora usa os dois dados do Tipo de Pedido. Um valor gravado na transportadora, mesmo 0, vale e não cede lugar ao Tipo de Pedido. Os campos da transportadora são os mesmos usados no prazo da cotação de frete, descritos em Simulação de frete. Os do Tipo de Pedido ficam no cadastro dele: veja Tipo de Pedido.

Quando o cálculo acontece. Em dois momentos, e só se a data ainda estiver vazia:

  1. Ao criar o pedido pelo Novo Pedido ou por um sistema externo que cria pedidos no idworks.
  2. Ao finalizar o pedido (botão Fechar Pedido), junto com as validações da finalização. Nas finalizações que dispensam essas validações, o cálculo não roda. Se o pedido chega ao Fechar Pedido sem transportadora e ela é escolhida ali pelo leilão de frete, o cálculo não considera essa transportadora e usa só o Tipo de Pedido.

Como a data é calculada:

  1. Parte do dia de hoje.
  2. Se a hora atual já passou do horário de corte, soma 1 dia útil.
  3. Soma os dias (Dias úteis adicionais ou Dias manuseio), contados em dias úteis.
  4. Sábados, domingos e os feriados cadastrados não entram na contagem. Com 0 dias, se hoje não for dia útil, a data vai para o próximo dia útil.
  5. A hora gravada é o próprio horário de corte, ou 12:00 quando não há horário de corte.

Quando nada é calculado:

  • Depois da escolha campo a campo, não sobra horário de corte e os dias estão vazios ou em 0: o campo continua vazio. Com horário de corte, mesmo com 0 dias, a data é calculada.
  • O pedido já chegou com a data preenchida (digitada na ficha, enviada pelo canal de venda ou pela integração): a data recebida é mantida.

A data calculada aparece no campo Data estimada expedição da ficha e na coluna Data est. expedição da lista. Não confunda com a data estimada de entrega (coluna Entrega est.), que é outro campo e não é afetada por esse cálculo.

Como o sistema separa pedidos com vários CDs/armazéns?​

Não separa: cada pedido pertence a um único CD, definido ao criar o pedido — o CD informado; se não houver, o CD do armazém do primeiro item; depois o do armazém padrão do Tipo de Pedido; por fim o CD padrão da empresa. Todos os itens precisam sair de armazéns desse CD. Um armazém de outro CD é recusado ("Armazém do item não pertence ao CD do pedido"; na troca de armazém do pedido, "Armazém pertence a um centro de distribuição diferente do pedido"). O idworks não divide um pedido entre CDs.

Os CDs são cadastrados em Logística → Centro de Distribuição, mas esse cadastro não define qual CD atende cada SKU. Para atender com estoque de outro CD, use um pedido de transferência entre CDs (veja abaixo). Em pedidos de integração há parametrizações próprias: na VTEX, Habilitar geração automática de transferência entre CDs escolhe o CD principal pelo saldo e gera a transferência do que falta; na Nuvemshop e na Shopify, Dividir pedido entre multiplos armazéns cria um pedido no idworks para cada armazém.

E na transferência entre CDs, como o sistema acha o CD de destino?​

Em pedidos cujo Tipo de Pedido está marcado como transferência, ao finalizar o pedido o idworks precisa saber para qual CD a mercadoria vai, para já abrir o recebimento do outro lado. Hoje ele procura nesta ordem:

  1. Pelo cliente do pedido. O sistema varre os Centros de Distribuição da empresa e vê em qual deles o cliente do pedido está na lista Clientes para transferência. Achou — esse é o CD de destino. É o caminho recomendado: basta cadastrar o cliente no CD, sem precisar que ele exista também como empresa no idworks.
  2. Pelo CNPJ de destino. Se o cliente não estiver vinculado a nenhum CD, o sistema procura uma empresa relacionada com o CNPJ do destinatário do pedido e usa o CD dela.

Mensagens que você pode ver ao finalizar uma transferência:

MensagemO que fazer
Cliente do pedido está vinculado ao mesmo Centro de Distribuição de origem da transferênciaO cliente está cadastrado em Clientes para transferência do mesmo CD que está enviando. Corrija o cadastro do Centro de Distribuição: o cliente precisa estar no CD que recebe, não no que envia.
Pedido de transferência sem CNPJ destino válidoO cliente do pedido está sem CNPJ (ou com CNPJ incompleto). Complete o cadastro do cliente.
Empresa destino transferência não encontrada para CNPJNem o cliente está vinculado a um CD, nem existe empresa relacionada com aquele CNPJ. Vincule o cliente ao CD de destino ou revise as empresas relacionadas.
Empresa destino transferência não tem armazém ativo para recebimentoO CD de destino existe, mas não tem armazém ativo. Ative um armazém no CD de destino.

Transferência sem nota fiscal: o recebimento que o sistema abre sozinho​

Quando a parametrização Recebimento transferência sem NF está ativa (Configurações → Parametrizações → Fiscal Recebimento Produto) e o Tipo de Pedido é de transferência, ao finalizar o pedido o idworks já cria o recebimento no CD de destino, sem esperar uma nota fiscal. O que ele faz:

  1. Abre um recebimento na empresa de destino, identificado como Recebimento automático transferência (sem NF) e apontando para o pedido de origem.
  2. Repete no recebimento os itens e as quantidades que saíram, com o armazém de recebimento do CD de destino.
  3. Trata o lote de cada item: para produtos com controle de lote, cria um lote novo no destino copiando validade, data de fabricação e observações do lote que saiu; para os demais, aproveita um lote já existente do produto naquele armazém.
  4. Se o armazém de destino ainda não tiver nenhum endereço cadastrado, cria um endereço Principal para receber a mercadoria.
  5. Registra no histórico do pedido (Pedido editado) que o recebimento foi criado automaticamente, com o número dele — é por aí que você acha o recebimento correspondente.

O recebimento nasce aberto: a conferência e a finalização continuam sendo feitas na tela de Recebimento. Se o pedido já tiver um recebimento vinculado, o sistema não cria outro.

O que acontece com o estoque quando o pedido é finalizado?​

  • Status Aberto — não afeta estoque.
  • Finalizado (passa para A faturar/Em separação) — reserva o estoque (saldo disponível diminui).
  • Faturado/Enviado — baixa definitiva do estoque (saldo real diminui).
  • Cancelado — estorna a baixa (saldo volta). Devolvido não estorna: o saldo só volta pela entrada da devolução (Movimentar estoque ou recebimento).

Se o Tipo é Nota Fiscal (sem movimento), nenhuma das etapas afeta estoque.

Por que não consigo ver os valores do pedido?​

Porque você não tem o privilégio Visualizar valores pedido. Sem ele:

  • A coluna R$ Pedido aparece como ***.
  • A aba Resultado fica vazia.
  • Exportação não inclui valores.

Privilégio comum a vendedores externos / operadores de separação que não precisam ver preços.

Peça ao administrador para liberar se precisar.

Por que o CPF, o e-mail e o telefone do cliente aparecem com asteriscos?​

Porque o seu usuário não tem o privilégio dos dados pessoais do cliente (PrivilegeConsumerPersonalDataView). Sem ele, a lista de Pedidos e a ficha do pedido mostram esses dados mascarados — e é o sistema que já entrega os dados assim, não só a tela que esconde:

  • CPF do cliente e do recebedor: ***.456.789-**. O CNPJ aparece inteiro.
  • E-mail: jo***@gmail.com.
  • Telefone do cliente e do recebedor: o sistema entrega (**) *****-4321, só com os 4 últimos dígitos. Na coluna Telefone da lista e no campo Telefone do cliente na ficha, que só mantêm os dígitos, aparece apenas 4321, sem asteriscos.

O nome, o endereço e os textos livres (comentários, eventos do pedido) não são mascarados. A coluna Telefone formata o número com DDD e hífen e descarta os asteriscos: mascarado, ela mostra só os 4 últimos dígitos.

Quem precisa ver os dados completos pede ao administrador o privilégio no perfil de acesso. Se o sistema não consegue conferir o privilégio na hora, os dados aparecem mascarados até a próxima consulta. A mesma regra vale na tela de Clientes: veja Clientes.

Por que o vendedor não consegue editar o pedido de outro vendedor?​

Não existe uma trava que impeça um vendedor de editar o pedido de outro vendedor. O que limita o vendedor é a visão: com acesso restrito, ele só enxerga os pedidos dos clientes vinculados a ele, e por isso pode não encontrar o pedido que quer editar.

O que o vendedor restrito vê na lista. Quando o usuário é vendedor com acesso restrito aos clientes vinculados a ele (no cadastro do usuário), a lista de Pedidos mostra os pedidos dos clientes vinculados a ele. O filtro é pelo cliente do pedido, e não pelo vendedor gravado no pedido. A parametrização Permitir visualizar clientes sem vendedor (Configurações → Parametrizações → Vendedor) amplia essa visão: ligada, o vendedor restrito também vê os pedidos de clientes que não têm nenhum vendedor vinculado. Se o sistema não conseguir ler essa parametrização, vale a restrição completa. A mesma regra vale na lista de clientes (veja Clientes).

Trocar o vendedor do pedido exige os privilégios Editar Pedido e Editar vendedor no pedido.

Na ficha do pedido, quem está marcado como vendedor no cadastro de usuários só enxerga a si mesmo na lista do campo Vendedor, e o campo não pode ser limpo. Se o pedido está sem vendedor, ele é preenchido com o usuário logado e gravado no próximo Salvar. Pedido que já tem outro vendedor não é trocado sozinho. Administradores e gestores que não são vendedores continuam vendo a lista completa.

Isso protege a comissão dos vendedores e mantém auditoria de quem vendeu cada pedido.

Por que um pedido de outro centro de distribuição aparece como "não encontrado"?​

O usuário pode ser restrito a alguns centros de distribuição (CDs). Sem restrição cadastrada, ele vê os pedidos de todos os CDs. Com a restrição, a lista de Pedidos mostra só os pedidos dos CDs liberados para ele, e o mesmo vale para a ficha e as ações do pedido.

Se esse usuário abre, por link ou busca, um pedido de um CD fora da lista dele, ou tenta mudar o status, editar itens, pagamentos ou volumes, devolver, duplicar, finalizar, faturar ou excluir esse pedido, o sistema responde como se o pedido não existisse. O texto varia conforme a ação: "Pedido não encontrado", "Pedido não existe" e outros parecidos.

Trocar o CD, o armazém ou a picking-list do pedido também exige que o novo esteja liberado para o usuário. Se não estiver, a mensagem é "Sem acesso ao centro de distribuição informado".

Se o pedido existe e você precisa dele, peça ao administrador para liberar o CD no seu usuário.

Boas práticas para os pedidos​

Seguir estes hábitos evita retrabalho fiscal, divergência de estoque e pedido travado na expedição:

  • Acerte Tipo, Tipo de Pedido e cliente ainda em Aberto. O interruptor Pedido/Nota Fiscal, o Tipo de Pedido e a troca de cliente só liberam enquanto o pedido está Aberto. Depois que ele avança, esses campos travam e corrigir exige cancelar e refazer.
  • Revise itens, preços e desconto antes de clicar em Fechar Pedido. Quando o pedido sai de Aberto, os itens ficam bloqueados — e se a NF já saiu, qualquer ajuste obriga a cancelar e reemitir a nota. Conferir antes economiza esse retrabalho.
  • Confira UF, CPF/CNPJ e cidade do cliente antes de faturar. Cadastro de cliente incompleto (sem UF, CPF errado, município sem código) é a causa mais comum de NF rejeitada pela SEFAZ. Acertando o CEP e a cidade no cadastro, o pedido fatura de primeira.
  • Marque consumidor final quando o cliente não tem Inscrição Estadual. Emitir NF Normal para pessoa física sem IE dispara a rejeição da SEFAZ — deixe a operação como consumidor final nesses casos.
  • Atribua a transportadora antes de finalizar. Pedido sem transportadora trava o avanço quando a empresa exige envio definido, e ainda derruba etiqueta, EDI e tracking lá na frente. Use a aba Frete para cotar e aplicar uma opção.
  • Prefira Cancelar a Excluir. Cancelar muda o status para Cancelado, preserva o histórico e estorna o estoque; excluir apaga o registro e é bloqueado quando há NF emitida ou pagamento conciliado. Guarde a exclusão para erro de cadastro logo no início.
  • Cancele dentro do prazo — e cancele a NF antes do pedido. O cancelamento de nota só é aceito pela SEFAZ em até 24h e enquanto não houver CT-e/MDF-e vinculado. Passou o prazo ou o produto já saiu, o caminho é a nota de devolução, não o cancelamento.
  • Cancele a venda também no canal. Marcar Cancelado no idworks não encerra a venda no marketplace. Cancele primeiro na plataforma de origem e depois reflita o status aqui, para o canal não seguir cobrando/expedindo.

Resumo de parametrizações​

As parametrizações ficam em Configurações → Parametrizações nos submenus indicados.

ParametrizaçãoSubmenuO que muda quando ativada
Checar cadastro fiscal produto para finalizarPedidoAntes de finalizar, valida que todos os itens têm Departamento Fiscal, NCM, CFOP cadastrados.
Checar se pedido tem transportadora antes de finalizarPedidoBloqueia o avanço de status se o pedido não tiver transportadora atribuída.
Permitir abrir pedidos com NF emitidaPedidoPermite voltar pedido para Aberto mesmo já tendo NF emitida (usar com cuidado — pode causar divergência fiscal).
Utilizar pedido origem ao criar pedido de devolução ou reenvioPedidoDefine o número gravado no campo Pedido origem do pedido de devolução ou de reenvio. Desativada, é o número do pedido devolvido no idworks; ativada, é o pedido origem desse pedido (o número do canal/marketplace) e, se ele não tiver, o número do próprio pedido.
Considerar preço de venda zero como bonificaçãoPedidoItem que entra com preço zero sem dizer se é bonificado passa a ser tratado como bonificação: o sistema marca o item como bonificado, zera o desconto e preenche o preço com o da tabela. Não age nos itens incluídos ou editados pelas janelas de item da seção Itens, onde manda a chave Bonificado; os itens trazidos pela aba Hist. Cliente ou pelo Importar Itens XML Importação seguem a parametrização. Detalhe em Adicionei um item com preço zero e ele virou bonificação — por quê?.
Política comercial bonificaçãoPedidoDefine qual Política Comercial fornece o preço dos itens bonificados. Só tem efeito com Considerar preço de venda zero como bonificação ativa; quando a política escolhida não tem preço para o SKU, vale o preço da política principal do pedido.
Emitir Nota Fiscal automaticamente ao criar devoluçãoPedidoDeixa o interruptor Emitir NF já marcado na janela de devolução — a nota de devolução sai junto com a criação do pedido. Desligada, o operador decide caso a caso.
Permitir movimentar saldo estoque pedido devoluçãoPedidoA devolução movimenta o estoque direto, sem passar por recebimento — o interruptor Criar recebimento fica travado. Desligada, é preciso criar o recebimento para dar entrada nos itens que voltaram.
Permitir devolução acima da quantidade vendidaPedidoA devolução de venda deixa de conferir o que as devoluções anteriores já levaram: dá para repetir uma devolução já feita, o que gera outra NF-e de devolução e pode gerar outra entrada no estoque. Na janela de devolução, a quantidade de cada item continua limitada à vendida naquele item. Desativada (o padrão), a devolução que passa da quantidade vendida é recusada. Detalhe em Como gerar devolução de um pedido?.
Importação XML - Validar NF na SEFAZPedidoAo importar o XML de uma nota, pelo Importar XML da ficha ou pelo Criar pedido por XML da lista, o idworks também consulta a nota na SEFAZ antes de aceitar. Detalhe em Como subir um XML de NF emitida externamente?.
Não validar valor NF ao importar em pedidoPedidoO Importar XML da ficha deixa de recusar a nota cujo valor total é diferente do valor do pedido.
Importação XML - Criar SKU se não existirPedidoNo Criar pedido por XML, o item da nota que não corresponde a nenhum SKU é cadastrado na hora, em vez de recusar a importação. Detalhe em Como criar um pedido a partir do XML de uma nota já emitida?.
Utilizar custo manual SKUProdutoO custo gravado no pedido passa a ser o custo manual da ficha do SKU, no lugar do custo calculado no armazém. Vale só para vendas feitas depois da ativação. Detalhe em Aba Resultado.
Permitir visualizar clientes sem vendedorVendedorO vendedor com acesso restrito também vê os pedidos de clientes que não têm nenhum vendedor vinculado. Detalhe em Por que o vendedor não consegue editar o pedido de outro vendedor?.
Permitir uso parcial do ValeFrente de Caixa (PDV)No Adicionar vale do PDV, deixa usar só parte do saldo do vale. Desligada, o pagamento usa todo o valor que o vale pode cobrir. Na ficha do pedido a janela segue a mesma regra, mas o saldo do vale não é baixado (veja Como adicionar pagamentos ao pedido?).
Checar taxa/imposto efetivo do pedidoIntegração de VendasLiga a checagem de margem de contribuição no fechamento do pedido daquele canal de venda — o pedido só fecha se a margem alcançar o mínimo configurado.
Margem mínima desejávelIntegração de VendasPercentual mínimo de margem de contribuição aceito para pedidos daquele canal. Abaixo dele, o pedido não fecha e vai para Aprovação margem.
Bloquear emissão NF normal para consumidor sem IEFiscal ProdutoImpede emissão de NF normal para consumidor pessoa física sem Inscrição Estadual.
Bloquear faturamento sem tag rastroFiscal ProdutoQuando o SKU controla lote e a tag de rastreabilidade está ativa, bloqueia o faturamento sem as informações de lote/validade.
Bloquear cancelamento NF após 24hFiscal ProdutoBloqueia tentativa de cancelar NF depois do prazo SEFAZ (24h). Atua por faturador.
Considerar saldo físico apenas pedidos expedidosLogística (WMS) → InventárioSaldo físico só baixa após a expedição. Sem essa parametrização, a baixa acontece na emissão da NF.
Imprimir cupom de troca/devoluçãoFrente de Caixa (PDV)Gera o cupom de troca/devolução ao criar um pedido de devolução com vale troca — habilita o botão Imprimir Cupom de Troca na ficha.
Exibir desconto apenas no total da venda no cupomFrente de Caixa (PDV)No cupom do PDV, desconto aparece só no total — sem detalhar por item.
Perguntar tipo documento fiscalFrente de Caixa (PDV)No PDV, pergunta antes de finalizar se imprime Documento Fiscal ou Orçamento (recibo não fiscal). Não escolhe entre NFCe e NF-e: o modelo vem do tipo de pedido.
Habilitar campo de bipagem de chave de acesso na tela de recebimento e reversa / devoluçãoLogística (WMS) → RecebimentoHabilita o campo de bipagem rápida de chave NF-e na tela de Recebimento. Apesar do nome, a tela Reversa / Devolução não mostra esse campo.
Gerar boleto após emissão NFFiscal ServiçoGera boleto automaticamente após emitir NF de serviço quando a forma de pagamento é boleto e há integração configurada.
Ignorar itens tipo serviço na emissão da nota fiscalFiscal ServiçoItens do tipo Serviço não entram no faturamento e não constam na nota fiscal (nem na etiqueta térmica). Continuam visíveis no pedido para consulta.
Criar GNRE após emissão nota fiscalGNREEmite GNRE automaticamente após a emissão da NF (quando há ICMS-ST interestadual).
Criar GNRE automaticamenteGNRELiga/desliga a emissão automática de GNRE.

A lista exata depende dos módulos contratados. Use o filtro no painel de Parametrizações para localizar as relacionadas a "Pedido", "Fiscal", "Frete" ou "Pagamento".

Privilégios da tela​

Esta tela tem privilégios próprios que controlam o que cada usuário pode fazer. Configure os perfis de acesso em Configurações → Perfis de Acesso vinculando os privilégios abaixo aos grupos desejados. Quando o usuário não tem o privilégio, a ação correspondente fica desabilitada na tela.

Na janela Ações da ficha (botão Mais Ações). As ações dessa janela não somem mais quando não podem ser usadas: o botão aparece desabilitado e, ao passar o mouse, mostra o motivo. Se faltam o privilégio e outra condição ao mesmo tempo, o motivo mostrado é sempre a falta de privilégio, porque é o que você resolve pedindo acesso ao administrador. Os motivos possíveis:

Motivo exibidoO que falta
"Você não tem privilégio para executar esta ação"O privilégio da ação no seu perfil de acesso.
"Ação indisponível com o pedido no status "X"."O pedido está num status em que a ação não vale.
"Ação indisponível com a nota fiscal no status "X"."A nota do pedido está num status em que a ação não vale.
"Ação indisponível em ordem de serviço."A ação não existe para ordem de serviço.
"Ação indisponível em pedido de devolução."A ação não existe para um pedido que já é devolução.
"Disponível somente em pedido que movimenta saldo de estoque."O pedido está como Nota Fiscal (sem movimentar estoque).
"Disponível somente em pedido com a tag "CUPOM-TROCA"."A tag que identifica a devolução com vale troca.
"O pedido ainda não tem número de nota fiscal para inutilizar."Um número de nota para a ação Inutilizar NF.
"Disponível somente em pedido de importação: país de entrega fora do Brasil e nota fiscal de entrada."Ser um pedido de importação (ação Importar Itens XML Importação).
"Selecione ao menos um item na lista de SKUs para exportar."Itens selecionados na seção Itens para exportar.
"Funcionalidade restrita. Habilite o privilégio EDITAR PREÇO ITENS PEDIDO..."O privilégio Editar preço itens pedido, exigido pelo Aplicar desconto / acréscimo.

As regras de quando cada ação fica liberada não mudaram, com uma exceção: Importar Itens XML Importação agora só fica liberado com o pedido em Aberto. Antes o botão aparecia também em status posteriores, onde o vínculo do item era recusado ao salvar. O que continua escondido é o recurso que a conta ou o canal não tem: o botão Imprimir Cupom de Troca sem a parametrização Imprimir cupom de troca/devolução, e as ações de canal que dependem da integração (marcar Enviado ou Entregue no canal, recalcular comissão do marketplace, baixar a nota do fulfillment).

PrivilégioLibera
Visualizar PedidoAcessa a tela e a lista. Sem este privilégio, o item de menu nem aparece.
Criar PedidoHabilita o botão Novo Pedido e o Criar pedido por XML da lista.
Editar PedidoHabilita salvar alterações no cabeçalho do pedido e o botão Mais Ações da ficha, onde ficam Importar XML e Importar Itens XML Importação.
Deletar PedidoHabilita o ícone Remover (lixeira).
Exportar PedidoHabilita Exportar todos os dados e Exportar dados selecionados (planilha Excel) na lista.
Duplicar PedidoHabilita a ação Duplicar Registro.
Finalizar pedidoHabilita o botão Fechar Pedido da ficha (Fechar Nota Fiscal quando o Tipo do pedido é Nota Fiscal; Fechar OS em ordem de serviço), que avança o status.
Finalizar pedido com desconto maior que limite tipo pedidoNo Fechar Pedido, deixa o pedido avançar mesmo quando o desconto excede o limite do Tipo de Pedido.
Finalizar pedido com margem mínimaNo Fechar Pedido, deixa o pedido avançar mesmo quando a margem do pedido fica abaixo do mínimo exigido pelo Tipo de Pedido.
Finalizar pedido pendente aprovação créditoNo Fechar Pedido, deixa o pedido avançar mesmo quando o cliente está sem limite de crédito disponível.
Atualizar Status PedidosHabilita mudar o status do pedido — inclusive reabrir (voltar para Aberto), colocar em Em espera, marcar como Segurar pedido ou Cancelado — tanto na ficha quanto no Alterar status do pedido da lista.
Adicionar Itens PedidoHabilita adicionar item na ficha.
Adicionar Itens Pedido saldo negativoPermite adicionar item mesmo quando o saldo disponível do SKU fica negativo.
Editar Itens PedidoHabilita editar item (quantidade, descrição).
Deletar Itens PedidoHabilita remover item.
Editar preço itens pedidoHabilita editar preço unitário do item (separado de Editar Itens).
Movimentar ou não saldo de Estoque Qualquer Status (master)Permite alterar se o pedido movimenta ou não o saldo de estoque mesmo depois que ele saiu de Aberto.
Adicionar Pagamento PedidoHabilita Adicionar pagamento e Adicionar vale na seção Pagamentos (em pedido do canal interno).
Editar pagamento pedidoHabilita editar pagamento.
Deletar Pagamento PedidoHabilita remover pagamento.
Editar endereço sku pedidoHabilita editar endereço de entrega por item (multi-entrega).
Editar vendedor no pedidoHabilita trocar o vendedor de um pedido.
Editar Detalhes Fiscais PedidoHabilita editar campos da aba Fiscal (modelo, série, CFOPs específicos).
Editar data estimada entregaHabilita editar os campos Data estimada expedição e Data estimada manuseio limite na ficha do pedido (em status Aberto).
Visualizar valores pedidoMostra colunas e abas com valores em R$. Sem ele, valores ficam mascarados.
PrivilegeConsumerPersonalDataView (dados pessoais do cliente)Mostra o CPF, o e-mail e o telefone do cliente (e do recebedor) completos na lista e na ficha do pedido. Sem ele, o CPF e o e-mail aparecem com asteriscos e o telefone aparece só com os 4 últimos dígitos: veja Por que o CPF, o e-mail e o telefone do cliente aparecem com asteriscos?.
Movimentar ou Não Saldo de EstoqueHabilita o interruptor Pedido/Nota Fiscal no topo da ficha.
Marcar Sem PagamentoHabilita faturamento sem pagamento total cadastrado.
Integração pedidoHabilita reprocessar pedido vindo de canal e o Enviar Arquivo Transportadora (EDI) da janela Ações da ficha.
Sincronizar Status Canal de VendasHabilita ação Sincronizar Status com Canal.
Enviar Nota Fiscal Canal de VendasHabilita Enviar NF para canal de venda no Mais ações da lista.
Enviar EDI TransportadoraHabilita Mais ações → Logística → Enviar EDI Transportadora na lista (envio manual do EDI).
Gerar Picking-ListHabilita ação Gerar Picking-List.
Gerar Nota Fiscal ComplementarHabilita emissão de NF Complementar.
Manifestar Divergência Item PedidoHabilita ação Manifestar Divergência.
Criar boleto bancárioHabilita geração de boleto a partir do pagamento boleto.
Editar Boleto BancárioHabilita alterar um boleto já gerado.
Cancelar Boleto BancárioHabilita cancelar um boleto já gerado.
Enviar documentos por WhatsAppHabilita os botões Enviar boleto via WhatsApp e Enviar boleto via e-mail na ficha do pedido/orçamento.
Visualizar atendimentos WhatsAppMostra a aba WhatsApp na ficha, com a conversa do cliente do pedido. Para responder e iniciar conversa, também Responder atendimentos WhatsApp.
Criar Pedido DevoluçãoHabilita a ação Criar Pedido Devolução na ficha e o Criar pedido de devolução em massa na lista.
Gerar NF de DevoluçãoHabilita a ação Gerar Nota Fiscal de Devolução (gera direto a nota de devolução, sem criar pedido de devolução).
Criar Pedido ReenvioHabilita a ação Criar Pedido Reenvio (reenvio de mercadoria ao cliente).
Gerar vale na devoluçãoHabilita gerar o vale (crédito na loja) para o cliente ao criar a devolução.
Alterar política comercial pedido de vendaHabilita trocar a Política Comercial do pedido (recalcula os preços dos itens).
Criar pedido a partir de NFeHabilita criar um pedido a partir de uma NF-e importada.
Solicitar Reversa CorreiosHabilita ação Solicitar Reversa Correios.
Visualizar Metricas Listar PedidosMostra o seletor de visões da lista (Lista, SKUs e Indicadores) e a visão Indicadores, com receita, ticket médio, margem e os painéis por agrupamento.
Tab PedidoControla a visibilidade da aba Pedido / Geral na ficha.
Tab FiscalControla a visibilidade da aba Fiscal na ficha.
Tab IntegraçãoControla a visibilidade da aba Integração/Mensagens na ficha.
Tab PacoteControla a visibilidade da aba Pacotes / Etiquetas na ficha.
Tab TimelineControla a visibilidade da aba Timeline (Logs) na ficha.
Tab InfosControla a visibilidade da aba Info Adicionais na ficha.
Tab ResultadoControla a visibilidade da aba Resultado na ficha.
Tab FreteControla a visibilidade da aba Frete na ficha.

Existem privilégios adicionais ligados a operações específicas (Picking, Packing, Romaneio, PDV, Orçamento, OS) que afetam o fluxo do pedido mesmo morando em outras telas. Em caso de dúvida, consulte o administrador.

Última atualização em