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Contas a Pagar

A tela de Contas a Pagar centraliza todas as obrigações financeiras da empresa: títulos de compras com fornecedores, despesas operacionais, impostos e qualquer outro pagamento a ser feito. A partir dela, você cadastra novos títulos (com suporte a recorrência mensal/semanal/customizável, parcelamento e retenção de impostos), edita ou exclui registros existentes (respeitando regras de bloqueio quando há pagamento lançado), aplica filtros amplos (por vencimento, status, fornecedor, etc.), anexa arquivos (boleto, nota fiscal, comprovante), rateia o valor entre centros de custo e acompanha o status de cada conta (Aberto, Vencido, Pago, Pago Parcialmente, etc.).

A tela tem dois modos de visualização, alternados por um seletor de ícones no topo: Lista (tradicional) e Indicadores (gráficos por status, fornecedor, plano de contas, etc.). Ações em lote — pagamento em massa, duplicar, alterar vencimento ou competência em massa, atualizar banco previsto, enviar pagamento ao banco, baixar arquivos, impressões personalizadas, excluir vários — ficam no menu Mais Ações, acessível quando uma ou mais linhas estão selecionadas. Esse mesmo menu tem o atalho Ação em Massa, que leva à tela onde se importam contas a pagar por planilha.

Configurações específicas que mudam o comportamento — como restringir a visualização por fornecedor ou impedir exclusão de títulos atrelados a recebimentos — ficam em Configurações → Parametrizações e estão resumidas no final desta página.

Índice​

Conceito

Cadastro e edição

Busca e visualização

Ações em lote (Mais Ações)

Regras de negócio

Configurações

Boas práticas

Referência rápida

O que é Contas a Pagar?​

É a tela onde você registra e acompanha todas as obrigações financeiras da empresa: compras de fornecedores, despesas, impostos e qualquer outro título que precise ser pago. Cada registro tem um vencimento, valor, status (aberto, vencido, pago…) e pode ter pagamentos parciais, descontos, juros, multas e arquivos anexos (boleto, nota fiscal, comprovante).

📍 Onde: menu lateral → Financeiro → Contas a Pagar.

Como cadastrar uma conta a pagar?​

Acesse Financeiro → Contas a Pagar e clique em Nova Despesa. No formulário, preencha os campos obrigatórios (marcados com asterisco): Valor, Nome / razão social (fornecedor ou cliente), Data vencimento, Tipo documento, Plano de contas e Tipo pagamento (este normalmente já vem preenchido com um padrão). Clique em Salvar.

Cadastros que você precisa ter antes

O formulário usa listas de seleção que dependem de cadastros feitos em outras telas. Antes de lançar a primeira conta, certifique-se de já ter cadastrado:

  • Fornecedor — em Financeiro → Fornecedores. (No formulário, você escolhe entre fornecedor e cliente no campo Tipo.)
  • Cliente — na tela Clientes. (Use quando o título for de um cliente, não de um fornecedor.)
  • Tipo de Documento (Boleto, Duplicata, Nota Fiscal, etc.) — em Financeiro → Tipo Documento.
  • Plano de Contas (Aluguel, Energia, Matéria-prima, etc.) — em Financeiro → Plano de Contas.
  • Tipo de Pagamento (Boleto, PIX, Transferência) — em Financeiro → Tipo Pagamento.
  • Conta Bancária prevista (opcional) — em Financeiro → Contas Bancárias. Quando a empresa tem apenas uma conta cadastrada, ela é selecionada automaticamente.

Quais campos são obrigatórios ao cadastrar?​

São obrigatórios:

  • Valor — valor total do título.
  • Nome / razão social — o fornecedor ou cliente da conta (você escolhe um dos dois no campo Tipo, não pode informar ambos).
  • Data vencimento — quando o título vence.
  • Tipo documento — Boleto, Duplicata, Nota Fiscal, etc.
  • Plano de contas — a categoria contábil da despesa.
  • Tipo pagamento — a forma de pagamento (normalmente já vem preenchida com um padrão).

Quando a empresa tem mais de uma conta cadastrada, o campo Conta também é obrigatório. Os demais campos (data de competência, data do documento, número do documento, observações, código de barras, conta bancária prevista, descontos, juros, multa) são opcionais.

Como importar várias contas a pagar de uma vez por planilha?​

A importação em massa de contas a pagar por planilha (Excel) é feita na tela Ação em Massa. Você chega nela por duas vias: pelo menu principal, ou pelo atalho da própria tela de Contas a Pagar — Mais Ações → Ação em Massa, respondendo Sim na pergunta de redirecionamento.

Na tela Ação em Massa, clique em Importar Arquivo. Quando a empresa tem mais de uma conta, escolha a Conta; em seguida, em Tipo ação, selecione Criar Contas a pagar. Clique em Baixar Modelo para obter a planilha já com as colunas certas e um comentário explicando cada uma. Preencha uma linha por título.

São obrigatórias as colunas:

  • Data vcto — data de vencimento (formato DD/MM/AA).
  • Fornecedor — nome do fornecedor (já cadastrado).
  • R$ Valor — valor do título.
  • Tipo Documento — tipo de documento já cadastrado.
  • Plano de contas — plano de contas já cadastrado.

As demais colunas são opcionais: nº documento, data de competência, data do documento, comentários, banco, tipo de pagamento, empresa, data de pagamento, R$ desconto, R$ juros e R$ multa.

Envie a planilha preenchida pelo botão Importar Planilha e clique em Processar Importação. O sistema processa linha a linha e mostra o resultado de cada uma — quais foram importadas e quais tiveram erro (por exemplo, fornecedor ou plano de contas não encontrado).

Os cadastros de fornecedor, tipo de documento e plano de contas precisam existir antes da importação.

Como criar uma conta com pagamento recorrente?​

Ative a opção Repetir no formulário de Nova Despesa quando o mesmo título se repete várias vezes ao longo do tempo (aluguel mensal, mensalidade, assinatura). Cada repetição é um título separado, com o mesmo valor, em datas sucessivas.

  1. No formulário, habilite a opção Repetir.
  2. Em Repetição, informe a quantidade total de ocorrências.
  3. Escolha o período:
    • Mensal — informe o dia do mês (1 a 31). Quando o mês não tem o dia escolhido (ex.: 31 em fevereiro), o sistema usa o último dia disponível.
    • Semanal — informe o dia da semana (0 = domingo a 6 = sábado).
    • Customizável — informe o intervalo em dias entre as ocorrências.
  4. Em Para sábados, domingos e feriados nacionais, marque uma opção:
    • Antecipar — o vencimento vai para o dia útil anterior.
    • Postergar — o vencimento vai para o próximo dia útil.
    • Se deixar desmarcado, o sistema mantém a data calculada (não ajusta).
  5. Preencha os demais campos obrigatórios e clique em Salvar.

O sistema cria todas as parcelas automaticamente, mantendo os mesmos dados (fornecedor, valor, plano de contas) e ajustando apenas a data de vencimento.

Com Repetir ligado, a seta ao lado do botão Salvar ganha a opção Salvar e visualizar recorrência. Ao usá-la, o formulário fecha e a lista de Contas a Pagar passa a mostrar só os títulos que acabaram de ser criados (as ocorrências da série e, se houver, as contas das retenções) — prático para conferir a série inteira de uma vez. Se o sistema não conseguir reler os títulos criados, a lista é recarregada normalmente. Essa opção não aparece quando se usa Parcelar?.

Como parcelar uma conta?​

Ative a opção Parcelar? no formulário de Nova Despesa quando o título tem um valor único dividido em várias parcelas (ex.: uma fatura de R$ 1.000 paga em 3 vezes de R$ 333,33 / R$ 333,33 / R$ 333,34). É diferente da recorrência: em vez de vários títulos do mesmo valor, são vários títulos com o valor dividido entre eles.

  1. No formulário, preencha o Valor total e os demais campos obrigatórios.
  2. Habilite a opção Parcelar?.
  3. Informe a quantidade de parcelas.
  4. O sistema divide o valor proporcionalmente entre as parcelas. Eventuais diferenças de centavos vão para a última parcela.
  5. Defina as datas de vencimento das parcelas (a primeira é a do campo principal; as próximas seguem o intervalo configurado).
  6. Clique em Salvar.

Qual a diferença entre parcelar e repetir?​

São operações diferentes do formulário:

RepetirParcelar?
Quando usarO mesmo título se repete no tempo (aluguel mensal, mensalidade).Um único valor é dividido em várias parcelas (compra parcelada).
Valor de cada títuloMesmo valor em todas as ocorrências.Valor dividido entre as parcelas (com ajuste de centavos na última).
ExemploAluguel de R$ 1.000 × 12 meses = 12 títulos de R$ 1.000.Fatura de R$ 1.000 em 3 vezes = 3 títulos de R$ 333,33 / 333,33 / 333,34.

As duas opções são independentes no formulário e geralmente não se combinam.

Como lançar retenção de imposto junto com a conta a pagar?​

Na criação da conta a pagar, mude para a aba Retenções no formulário. A tela já traz os impostos com retenção mais comuns prontos para preencher: ISS, INSS, IRRF, CSLL, COFINS e PIS. Para cada imposto que se aplica, informe: o fornecedor da retenção (geralmente o órgão arrecadador), o valor retido e a data de vencimento.

O sistema cria contas a pagar filhas vinculadas ao título principal — uma para cada retenção — e abate a soma das retenções do valor da conta original.

Exemplo: uma conta de R$ 1.000 com R$ 100 de INSS retido vira uma conta principal de R$ 900 mais uma conta filha de R$ 100 no nome do fornecedor da retenção.

A soma das retenções não pode ultrapassar o valor do título.

Como registrar o pagamento (dar baixa) de uma conta a pagar?​

Pagar um título é registrar a baixa dele. Na lista de Contas a Pagar, use a ação de pagamento na linha do título (ou selecione vários e use o Pagamento em Massa). Informe a conta bancária de onde saiu o dinheiro, a data do pagamento, o valor pago e, se quiser, uma descrição ou número de documento.

Também dá para lançar o pagamento de dentro do próprio título: abra a conta a pagar e, na seção Pagamentos, clique em Novo Pagamento. O valor já vem sugerido com o saldo pendente — o total gravado do título (valor + juros + multa − desconto) menos os pagamentos já lançados. Se você tiver mexido em algum campo da conta e ainda não tiver salvado, o sistema avisa antes de abrir a janela; veja O sistema avisou que existem alterações não salvas. O que fazer?.

Ao salvar, o pagamento é lançado no extrato da conta bancária e o status do título é recalculado automaticamente:

  • Pago — o valor pago cobre o total do título.
  • Pago Parcialmente — o valor pago é menor que o total (o título continua em aberto pelo saldo restante).
  • Pago com acréscimo — o valor pago é maior que o original (juros, multa).

Um título pode receber vários pagamentos parciais até ser quitado.

O que significam as etiquetas Total, Pendente, Acréscimo e Pago no topo da conta?​

Ao abrir uma conta a pagar, o topo da ficha mostra etiquetas com os valores do título:

  • Total — o valor do título já com os acréscimos e o abatimento: Valor + Juros + Multa − Desconto.
  • Pendente — quanto ainda falta pagar (o Total menos os pagamentos já lançados). Aparece só enquanto o pago é menor que o Total.
  • Acréscimo — quanto foi pago além do Total. Aparece só quando a soma dos pagamentos ultrapassa o Total.
  • Pago — a soma dos pagamentos já lançados. Aparece só quando já há valor pago.

Total, Pendente e Acréscimo recalculam enquanto você digita: ao informar juros, multa ou desconto (ou alterar o valor), as etiquetas já mostram quanto o título ficou, sem precisar salvar para conferir.

O valor sugerido ao abrir Novo Pagamento usa o total já gravado, não o que está na tela. Por isso, se houver alteração pendente, o sistema oferece salvar antes de abrir a janela — veja O sistema avisou que existem alterações não salvas. O que fazer?.

Como estornar um pagamento lançado?​

Abra o detalhe da conta a pagar e vá até a seção Pagamentos, onde ficam listados os pagamentos já lançados. Remova o pagamento desejado. O lançamento é retirado do extrato da conta bancária e o status do título volta a refletir a situação real (ex.: de Pago para Aberto ou Vencido).

Estornar o pagamento é o passo necessário antes de excluir um título que já foi pago.

Como editar uma conta a pagar já cadastrada?​

Na lista de Contas a Pagar, clique sobre o título que deseja editar. Altere os campos desejados e clique em Salvar. Apenas os campos que você alterar são atualizados — o restante permanece como estava. O sistema registra automaticamente o histórico das alterações (quem mudou o quê e quando), visível na própria tela de edição.

Quando o título está vinculado a um pedido de venda, a aba Geral mostra, abaixo de Comentários, o campo Pedido com o número do pedido de origem. O campo é somente leitura — serve para consultar a origem, não para trocar ou vincular outro pedido. O botão de olho ao lado do nome do campo abre o pedido em outra aba do idworks.

Como aplicar a edição em todas as parcelas futuras de uma recorrência?​

Ao editar uma parcela de uma série recorrente, ao salvar o sistema pergunta se a mudança vale só para aquela parcela ou para a série inteira. Escolha Sim, editar tudo (em vez de Não, somente o atual). A alteração é propagada para as demais parcelas da mesma série com vencimento posterior. As parcelas já vencidas ou pagas não são alteradas.

O sistema avisou que existem alterações não salvas. O que fazer?​

Quando você altera algum campo de uma conta a pagar já cadastrada e, sem salvar, dispara uma ação que depende do que está gravado, o sistema mostra o aviso "Existem alterações não salvas. Deseja salvar e continuar?", com duas opções:

  • Salvar — grava a conta a pagar e só então executa a ação. É o caminho recomendado: assim o pagamento é aberto já com o total atualizado (com os juros, a multa ou o desconto que você acabou de informar). Se a gravação falhar, a ação não é executada — corrija o erro apontado e tente de novo. É o botão que já vem selecionado: apertar Enter no aviso equivale a clicar em Salvar. Atenção em título recorrente: o Salvar do aviso não faz a pergunta Não, somente o atual / Sim, editar tudo. Ele grava só este título — ou, se você já escolheu Sim, editar tudo antes nessa mesma ficha aberta, repete essa escolha e leva a alteração às ocorrências seguintes sem perguntar. Para decidir, use o botão Salvar da ficha antes de disparar a ação.
  • Descartar — executa a ação sem salvar. O X do aviso faz o mesmo. O que você digitou não entra no cálculo — o pagamento, por exemplo, é sugerido em cima do total antigo. E, quando a ação termina (pagamento lançado ou excluído, arquivo anexado ou excluído, envio ao banco concluído ou o recarregar da ficha — ver abaixo), a ficha é relida do que está gravado e o que você digitou se perde. As alterações só continuam na tela se você desistir da ação no meio (fechar a janela do pagamento ou do arquivo sem confirmar, por exemplo) ou se ela for o Adicionar/Editar da aba Centro de Custo.

O aviso aparece ao:

  • clicar em Novo Pagamento ou excluir um pagamento, na seção Pagamentos;
  • clicar em Novo Arquivo ou excluir um anexo, na seção Arquivos (abrir um anexo para ver não dispara o aviso);
  • clicar em Adicionar/Editar na aba Centro de Custo;
  • clicar em Mais Ações → Enviar pagamento para banco dentro do título aberto. (No envio em lote, feito pela lista, não há aviso: ali não existe ficha aberta com alteração pendente.)
  • clicar no ícone de recarregar no topo da ficha (dica Atualizar Dados ao passar o mouse), que relê o título do que está gravado.

Ele só existe em conta já cadastrada — durante a criação não há dado gravado com que comparar. Também não aparece para quem não tem o privilégio Editar contas a pagar: como esse usuário não pode gravar a conta, a ação segue direto, como se ele tivesse escolhido Descartar. E se você escolher Descartar, o sistema não pergunta de novo até que você altere alguma coisa outra vez — inclusive no recarregar: se as alterações ainda estiverem na tela e você clicar em Atualizar Dados em seguida, elas se perdem sem novo aviso. Se quer guardar o que digitou, clique em Salvar.

Fechar a aba da ficha ou recarregar o navegador não dispara o aviso: o que não foi salvo é perdido.

Como excluir uma conta a pagar?​

Na lista de Contas a Pagar, clique no ícone de lixeira na coluna de ações da linha desejada. Confirme a exclusão. Algumas contas não podem ser excluídas:

  • Contas agendadas (que estão na fila para pagamento automático) — mensagem "Título está agendado e não pode ser excluído".
  • Contas com pagamentos já lançados no extrato — mensagem "Contas a pagar já tem pagamento". Estorne o pagamento antes (ver pergunta acima).
  • Contas vinculadas a uma compra (recebimento) finalizada — não podem ser excluídas, com ou sem parametrização. A lixeira da linha fica desabilitada, com a dica "Recebimento Finalizado, não é possível remover esse registro", e a mesma recusa vale no Excluir Selecionados e na API. Estorne o recebimento antes.
  • Contas vinculadas a uma compra (recebimento) que ainda não foi finalizada — com a parametrização Não permitir excluir contas pagar com recebimento ativa, a exclusão é recusada com a mensagem "Não é possível excluir um contas a pagar atrelado a um recebimento". Estorne o recebimento antes.
  • Contas que têm títulos vinculados a elas — no Contas a Pagar, o caso típico são as retenções de imposto lançadas junto com a conta (ver Como lançar retenção de imposto junto com a conta a pagar?), que viram títulos filhos dela. A mensagem é "Título possui títulos vinculados (como a tarifa gerada na conciliação). Desfaça o pagamento desses títulos, exclua os títulos vinculados e só depois exclua este" — o exemplo da tarifa vale para o Contas a Receber; aqui, os vinculados costumam ser as retenções. O sistema não exclui os vinculados junto: exclua primeiro cada retenção (estornando antes o pagamento dela, se houver) e depois a conta principal.

Quando o título faz parte de uma recorrência, a lixeira abre um aviso com três botões: Fechar (desiste), Não, somente o atual (exclui só esse título) e Sim, remover tudo (exclui esse título e também as ocorrências seguintes da série).

Atenção: as ocorrências seguintes são excluídas sem as verificações da exclusão individual listadas acima — uma ocorrência futura agendada, por exemplo, também é apagada. Confira a série antes de usar Sim, remover tudo.

Para excluir várias contas de uma vez, selecione as linhas (caixas à esquerda) e use Excluir Selecionados dentro de Mais Ações — veja Como excluir várias contas selecionadas?.

Como buscar e filtrar contas a pagar?​

Clique no botão de Filtros no topo da tela para abrir o painel lateral. Os filtros disponíveis (todos opcionais e combináveis) são:

Datas

  • Data vencimento, Data cadastro, Data competência, Data documento, Data pagamento — todos como período (de/até).

Pessoa

  • Nome / razão social do fornecedor ou do cliente.
  • Tipo — apenas títulos com cliente, apenas com fornecedor, ou ambos.

Classificação

  • Status — Aberto, Vencido, Pago, Pago Parcialmente, etc.
  • Tipo Documento, Plano de Contas, Tipo de Pagamento.
  • Centro de Custo — permite selecionar um ou mais centros de custo e trazer apenas os títulos rateados para eles.
  • Agendado (apenas títulos agendados) e Previsão (apenas títulos marcados como previsão).

Bancos

  • Banco previsto (conta onde o pagamento está programado) e Banco realizado (conta onde o pagamento foi efetivamente lançado).

Outros

  • Nº documento — traz os títulos cujo número de documento começa com o que você digitou: "123" encontra 123, 1234 e 123-A, mas não 9123. Para buscar vários de uma vez, separe por vírgula (ex.: "123, 456"); cada um é buscado pelo início. Espaço não separa números aqui.
  • Conta (quando a empresa tem mais de uma) e Empresa (faturador).

Marque os filtros desejados e clique em Aplicar. A lista é atualizada e a linha Total no rodapé reflete o filtro aplicado.

No celular, quando a lista aparece em cartões, os totais ficam num painel recolhível Totais, acima dos cartões: toque nele para ver a soma de valor, juros, multa, desconto, total, pendente e pago. Ali a soma é de todos os títulos carregados na lista — os mesmos valores da linha Total do rodapé no computador, só que num painel recolhível.

Filtro pelo cabeçalho das colunas

Além do painel lateral, cada coluna da lista tem um filtro no próprio cabeçalho. Em oito colunas — Nome / razão social, Tipo documento, Tipo pagamento, Plano de contas, Centro de custo, Banco previsto, Banco pagamento e Empresa — o ícone é um funil, e o menu não é uma caixa de texto: ele abre a lista dos valores que apareceram no resultado atual, com caixas de marcação.

  • Dá para marcar mais de um valor ao mesmo tempo (dois fornecedores, três planos de contas).
  • O menu do funil tem uma busca própria, útil quando a lista de valores é longa.
  • Como as opções saem do que já está na tela, não existe mais o filtro que "não traz nada" porque o nome foi digitado diferente do que está cadastrado.

Nas demais colunas, o ícone é uma lupa, com busca por texto.

O filtro de coluna atua sobre o resultado já carregado na tela. Para mudar o conjunto de títulos trazido do servidor (período, status, conta, fornecedor), use o painel de Filtros.

O que significa cada status de uma conta a pagar?​

Os status possíveis são:

StatusSignificado
AbertoTítulo cadastrado, ainda dentro do prazo, sem pagamento lançado.
VencidoPassou da data de vencimento e ainda não foi pago.
Vence hojeVencimento é hoje.
PagoPagamento total já lançado, batendo com o valor do título.
Pago ParcialmenteForam lançados pagamentos, mas a soma é menor que o valor total.
Pago com acréscimoFoi pago, mas o valor pago é maior que o valor original (juros, multa, etc.).
Não lançadoEstado interno de títulos vinculados a um pedido ou compra cujo lançamento financeiro não foi efetivado. O sistema o aplica quando o pedido é cancelado (sem o título estar pago) ou quando o recebimento/separação que o originou é desfeito; o título sai desse estado quando a compra é efetivamente recebida.

Os status de Aberto a Pago com acréscimo são calculados automaticamente pelo sistema a partir das datas e dos pagamentos. Não lançado é um estado interno, aplicado quando o pedido ou a compra de origem é cancelado ou tem o recebimento desfeito.

O filtro Status também lista a opção Substituído, que é do Contas a Receber: a substituição de títulos não existe em Contas a Pagar, então esse filtro aqui não traz resultado.

O que é uma conta marcada como Previsão?​

Uma conta prevista é um título que ainda é uma estimativa — um pagamento que você sabe que vai acontecer, mas que ainda não está confirmado. Contas previstas ajudam a montar o fluxo de caixa projetado e podem ser filtradas separadamente pelo filtro Previsão.

Uma conta entra como prevista de duas formas:

  • Manualmente — no formulário de Nova Despesa, habilite a opção Previsão (Sim/Não).
  • Automaticamente, a partir de um pedido de compra — quando você adiciona um pagamento a um pedido de compra, o contas a pagar correspondente é criado já como previsto. Assim que o pedido de compra é recebido (vira uma compra efetiva), esse título deixa de ser previsão e passa a ser uma conta a pagar normal.

Ou seja, a previsão acompanha o ciclo da compra: enquanto é só um pedido, o pagamento fica como estimativa; quando a mercadoria é recebida, o pagamento se confirma.

Ao lado de Previsão, no formulário, existe também a opção Agendado (Sim/Não), que indica que o título está na fila para pagamento automático — contas agendadas não podem ser excluídas até que o agendamento seja desfeito.

Por que aparecem contas a pagar que eu não cadastrei?​

Nem toda conta a pagar é lançada uma a uma — elas também são criadas em massa ou a partir do fluxo de compras, em diferentes telas do sistema:

  • Cadastro manual — na própria tela Contas a Pagar, pelo botão Nova Despesa.
  • Importação por planilha — na tela Ação em Massa, pelo botão Importar Arquivo, escolhendo em Tipo ação a opção Criar Contas a pagar e enviando a planilha preenchida.
  • Pedido de Compra — quando você lança o pagamento dentro de um pedido de compra (tela Pedido de Compra, seção de pagamento), os títulos correspondentes são criados já como previstos.
  • Recebimento — quando você lança a forma de pagamento de um recebimento (tela Recebimento, seção de pagamento), cada parcela informada vira um contas a pagar.
  • Feed Nota Fiscal — ao gerar a compra a partir de uma nota fiscal recebida do fornecedor (tela Feed Nota Fiscal, onde chegam as notas fiscais eletrônicas emitidas contra a empresa), o sistema cria os contas a pagar com os dados e as parcelas da nota.
  • Regras de conciliação bancária — ao importar o extrato bancário, uma regra ativa (Status = Sim) do tipo Contas pagar/receber que case com a descrição do lançamento e não encontre um título em aberto compatível cria o título automaticamente, já dado como pago e vinculado àquele lançamento. Os dados vêm do cadastro da regra (fornecedor ou cliente, plano de contas, tipo documento, tipo pagamento) e o valor e a data vêm do próprio extrato. Regras desativadas são ignoradas na importação. As regras ficam em Financeiro → Regras de Conciliação Bancária.

Por isso é comum encontrar títulos que você não digitou um a um: eles vieram de uma importação, do fluxo de compras ou da conciliação do extrato. Use o filtro Previsão para separar o que ainda é estimativa (pedido de compra) do que já está confirmado.

Como alternar entre a lista e a visão de indicadores (gráficos)?​

A tela tem duas visualizações, alternadas por um seletor de ícones no topo (ícone de lista / ícone de gráficos):

  • Lista (padrão) — tabela tradicional com uma linha por título, filtros e ações em lote. Entre as colunas há uma de Centro de Custo, que mostra o rateio aplicado a cada título.
  • Indicadores — visão gerencial com gráficos por status, fornecedor, plano de contas, conta bancária e datas (competência e pagamento). Útil para ter o panorama do mês em uma olhada.

Sua preferência fica salva no navegador — da próxima vez que entrar na tela, o modo escolhido vem pré-selecionado.

Como receber por e-mail a relação das contas a pagar a vencer?​

O idworks pode enviar automaticamente, por e-mail, a relação dos títulos a pagar que estão para vencer e ainda têm saldo em aberto. É um aviso automático: ninguém precisa entrar na tela e gerar nada.

O que chega na caixa de entrada

  • Assunto — "Contas a pagar que vencem hoje, dd/mm/aaaa" quando o aviso cobre apenas o dia, ou "Contas a pagar a vencer de dd/mm/aaaa a dd/mm/aaaa" quando abrange também os próximos dias (ou, no envio só em dia útil, os vencimentos do fim de semana ou feriado anterior).
  • Corpo do e-mail — uma frase com a quantidade de títulos e o total em aberto, seguida de uma tabela com as colunas Vencimento, Fornecedor, Documento e Valor em aberto (R$), encerrada por uma linha de total. A tabela mostra no máximo 50 títulos (os primeiros na ordem de vencimento) e o próprio texto avisa quando há mais.
  • Planilha anexa — um arquivo .xlsx chamado "Contas a pagar a vencer - - aaaa-mm-dd", com a relação completa e todas as colunas. É nela que você confere tudo quando a lista passa de 50 títulos.

Quais títulos entram

  • Apenas contas a pagar da empresa. Contas a receber não fazem parte desse aviso.
  • Apenas vencimentos de hoje em diante, até o prazo configurado. Títulos que venceram em dias anteriores não aparecem — este e-mail é sobre o que está por vencer, não sobre o que já está em atraso. A exceção é o envio só em dia útil (veja abaixo): o primeiro dia útil traz também os vencimentos do fim de semana ou feriado que passou.
  • Apenas títulos com saldo em aberto (valor com juros e multa, menos desconto e pagamentos já lançados). Ficam de fora os já Pagos, os Pagos com acréscimo e os Não lançados.
  • Títulos marcados como Previsão ou Agendado também entram, desde que estejam em aberto e vençam no período.
  • A ordem é por vencimento, depois fornecedor e número do documento — os mesmos títulos que você vê em Financeiro → Contas a Pagar.

Como ativar

O aviso é configurado em Configurações → Parametrizações → Financeiro (pagar e receber):

  • Email para receber alerta de contas a pagar a vencer — um ou mais endereços, separados por vírgula. Em branco, a empresa não recebe o aviso.
  • Dias de antecedência do alerta de contas a pagar — quantos dias à frente considerar (em branco ou 0 = somente os títulos que vencem hoje; 3 = de hoje até daqui a três dias).
  • Enviar alerta de contas a pagar só em dia útil — Sim/Não. Desligada (padrão), o aviso sai todo dia, inclusive em fim de semana e feriado, e os dias de antecedência são corridos.

Envio só em dia útil

Com Enviar alerta de contas a pagar só em dia útil ligada:

  • O aviso só sai de segunda a sexta, fora dos feriados nacionais. Em sábado, domingo ou feriado, nenhum e-mail é enviado.
  • O vencimento que cai em sábado, domingo ou feriado entra no aviso do próximo dia útil (o de sábado e o de domingo vão na segunda). Nesse caso, o corpo do e-mail avisa: "Os vencimentos de dd/mm/aaaa a dd/mm/aaaa caíram em fim de semana ou feriado e entram neste primeiro dia útil." — ou "Os vencimentos em dd/mm/aaaa caíram em fim de semana ou feriado e entram neste primeiro dia útil." quando foi um dia só.
  • Os dias de antecedência passam a contar só dias úteis: com 1, o aviso de sexta-feira vai até os vencimentos de segunda.

Como anexar arquivos a uma conta a pagar?​

Abra o detalhe da conta a pagar e acesse a seção Arquivos. Clique em Novo Arquivo e escolha o tipo do arquivo. Os tipos disponíveis para uma conta a pagar são:

  • Documento Fiscal PDF — o PDF da nota fiscal ou documento.
  • Documento Fiscal XML — o arquivo XML da nota fiscal.
  • Boleto Bancário — o boleto do título.
  • Comprovante Pagamento — o comprovante após o pagamento.

Selecione o arquivo no computador e confirme. Na lista de Contas a Pagar, um ícone aparece em cada título indicando quais tipos de arquivo já foram anexados. Para baixar arquivos de várias contas de uma vez, use Baixar arquivos dentro de Mais Ações.

Como ratear uma conta a pagar entre centros de custo?​

O rateio por centro de custo pode ser informado em dois momentos:

  • Ao cadastrar — no formulário de Nova Despesa existe a aba Centro de Custo. Preencha o rateio ali e, ao salvar, ele já é gravado junto com o título. Com Repetir ou Parcelar? ligado, o mesmo rateio é gravado em cada um dos títulos criados (no Parcelar?, só quando a última parcela é gravada com sucesso — se ela falhar, as parcelas anteriores já criadas ficam sem rateio). Se a gravação do rateio falhar, o sistema mostra um aviso por título que falhou; como o aviso nem sempre traz o número do título, confira a aba Centro de Custo dos títulos criados.

    Hoje, se a despesa tiver retenções, as contas das retenções também recebem o rateio preenchido na aba Centro de Custo — e ele substitui o rateio padrão do fornecedor da retenção, se esse fornecedor tiver um. Confira o centro de custo das retenções depois de salvar.

  • Depois de cadastrada — abra o detalhe da conta e acesse a aba Centro de Custo.

Em ambos os casos, adicione um ou mais centros, informando para cada um o percentual que deve ser alocado (a soma dos percentuais deve fechar em 100%). O sistema calcula automaticamente o valor de cada centro a partir do valor total da conta.

Quando o fornecedor tem centros de custo padrão cadastrados, eles são aplicados automaticamente em novas contas — basta ajustar se necessário.

Se a empresa ativar a parametrização Obrigatório Preencher Centro de Custo (ver Resumo de parametrizações), o rateio passa a ser exigido no cadastro de toda nova despesa: enquanto a soma dos percentuais não fechar 100%, o sistema não salva o título.

Como pagar várias contas de uma vez (Pagamento em Massa)?​

O Pagamento em Massa dá baixa nos títulos que você marcou na lista, sem sair da tela e sem planilha.

  1. Marque na lista os títulos que serão pagos. Todos precisam ser da mesma conta e ter status Aberto, Vencido ou Pago Parcialmente — se você misturar contas ou incluir títulos já quitados, o sistema avisa e não abre a janela.
  2. Clique em Mais Ações → Pagamento em Massa.
  3. Informe a Data de pagamento em massa (ela preenche a data de todos os títulos de uma vez; deixando em branco, cada título usa o próprio vencimento) e selecione o * Banco de onde o dinheiro saiu — obrigatório e válido para todos.
  4. Se precisar, ajuste linha a linha na tabela da janela: a data e o valor de cada título podem ser editados individualmente. O cabeçalho mostra a quantidade de registros e o rodapé, os totais.
  5. Clique em Processar. Uma barra de progresso acompanha o andamento e cada linha recebe o Status (Sucesso ou erro) com a Observação do que aconteceu.
  6. Ao terminar, use Exportar Resultado para baixar a planilha com o resultado de cada título, e Fechar para voltar à lista.

Pré-requisito: privilégio Editar contas a pagar.

Para dar baixa em um título de cada vez, use a ação de pagamento na linha — veja Como registrar o pagamento (dar baixa) de uma conta a pagar?.

Para que serve o item Ação em Massa no menu Mais Ações?​

É um atalho para a tela Ação em Massa — a tela onde se importam contas a pagar por planilha. Ele não executa nada sobre as linhas selecionadas na lista.

  1. Clique em Mais Ações → Ação em Massa.
  2. O sistema mostra um aviso indicando qual opção procurar no campo Tipo ação da tela de destino: Criar Contas a pagar.
  3. Clique em Sim para ser redirecionado (ou Não para permanecer em Contas a Pagar).
  4. Na tela Ação em Massa, siga o passo a passo de Como importar várias contas a pagar de uma vez por planilha?.

Não confunda com Pagamento em Massa, que continua no mesmo menu e serve para dar baixa nos títulos selecionados sem sair da tela.

Como duplicar uma conta a pagar?​

Selecione uma ou mais contas na lista (caixas à esquerda das linhas). Clique em Mais Ações e escolha Duplicar Registro. O sistema cria as cópias na hora. Em seguida, abre-se uma janela listando os títulos recém-duplicados — abra cada um por ali para ajustar a data de vencimento ou outros campos, se precisar.

A cópia nasce com os seguintes dados do título de origem: Empresa, Nome / razão social (fornecedor ou cliente), Valor, Plano de contas, Tipo documento, Nº documento, Data vencimento, Data competência e Data documento. Ela nasce sempre sem Previsão e sem Agendamento, mesmo que o título original tivesse uma dessas marcações. Confira os demais campos no título duplicado antes de considerá-lo pronto.

O campo Empresa passou a ser copiado junto — antes a Empresa do título original não ia junto, e a cópia assumia a empresa principal da conta. Quem lança despesa de filial precisava trocar a Empresa à mão em cada cópia, e quem não percebesse ficava com o título na empresa errada. A mudança vale para Contas a Pagar; na duplicação de Contas a Receber a Empresa continua não sendo copiada.

Pré-requisito: privilégio Criar contas a pagar — duplicar cria títulos novos, então sem esse privilégio o item Duplicar Registro não aparece no menu.

Como alterar a data de vencimento de várias contas de uma vez?​

Selecione as contas na lista e clique em Mais Ações → Alterar Data de Vencimento. Informe a nova data (ou regra de cálculo) e confirme. O sistema atualiza o vencimento de todos os títulos selecionados, registrando a alteração no histórico de cada um.

Como alterar a data de competência de várias contas de uma vez?​

Selecione os títulos na lista e clique em Mais Ações → Alterar Data de Competência. A janela lista os títulos marcados com Fornecedor / cliente, Documento, Vencimento, Competência atual, Nova competência (a prévia do que será gravado), R$ valor e Situação.

Em Nova competência, escolha como a data será definida:

  • Data escolhida — a mesma data para todos os títulos. Informe-a no campo * Nova data de competência, que nesse modo é obrigatório. A data é gravada exatamente como você escolheu.
  • Mês anterior ao vencimento — a competência de cada título vira o dia do vencimento dele, um mês antes.
  • Mês do vencimento — a competência fica igual ao vencimento de cada título.
  • Mês seguinte ao vencimento — o dia do vencimento de cada título, um mês depois.

Nos três modos relativos, cada título tem a sua própria data, calculada a partir do próprio vencimento — o dia é mantido, não vira o dia 1º. Quando o mês de destino não tem aquele dia, o sistema usa o último dia do mês (ex.: vencimento em 31/03 com Mês anterior ao vencimento vira competência 28/02). Título sem data de vencimento não tem como ser calculado nesses modos e fica com erro.

Clique em Salvar (quando há um título só) ou Processar (quando são vários). O sistema grava título a título, com barra de progresso, e cada linha recebe a situação Alterado ou Erro — passe o mouse sobre Erro para ver o motivo. Como cada título é gravado separadamente, um erro num deles não impede os outros: ao final, o sistema avisa quantos foram alterados. A competência é alterada só nos títulos selecionados; não há pergunta sobre as parcelas futuras de uma recorrência.

Títulos substituídos são apenas para consulta: se a seleção tiver algum, a janela não abre.

Pré-requisito: privilégio Editar contas a pagar — sem ele, o item não aparece no menu.

Como baixar arquivos de várias contas de uma vez?​

Selecione as contas que têm arquivos anexados ou guia de GNRE e clique em Mais Ações → Baixar arquivos. O sistema junta num único arquivo .zip os anexos de todas as contas selecionadas e o PDF das guias de GNRE ligadas a elas:

  • Até 40 arquivos: o download do .zip começa na hora, na própria tela, e aparece o aviso "Download de N arquivo(s) iniciado."
  • Mais de 40 arquivos: o .zip é montado em segundo plano e o link para baixá-lo chega no seu e-mail de login. A tela avisa para qual e-mail o link foi enviado. Se a montagem falhar, você também recebe um e-mail avisando.

Baixe assim que receber: o link do e-mail expira em algumas horas. Se expirar, é só selecionar as contas e gerar de novo. Dentro do .zip, cada anexo traz no nome o código da conta a pagar, o fornecedor (ou cliente) e o tipo do anexo, para facilitar a conferência; a guia de GNRE vem como <código da conta>_<fornecedor>_GNRE-<nº da guia>.pdf. Se algum anexo ou guia cadastrado não for encontrado, o .zip inclui o arquivo arquivos-nao-encontrados.txt com a lista do que ficou de fora (a guia aparece como "GNRE <nº> (PDF da guia)"), e a tela avisa: "N anexos não foram encontrados; a lista está no arquivo arquivos-nao-encontrados.txt dentro do ZIP." (ou "1 anexo não foi encontrado; ...").

O limite é de 1.500 arquivos por vez, contando anexos e guias; acima disso, selecione menos contas e repita. Se nenhuma das contas selecionadas tiver anexo nem guia, a tela avisa "Nenhum dos títulos selecionados possui arquivos".

Se o seu usuário tem centros de distribuição vinculados na ficha (veja Usuários), só entram as guias de GNRE de pedidos desses CDs; as guias de outros CDs ficam fora do .zip, sem aviso.

Seleção com títulos de mais de uma conta

Quando a seleção tem títulos de mais de uma Conta (empresas do grupo), o sistema gera um .zip para cada conta. Só o primeiro .zip gerado na hora baixa sozinho, porque o navegador libera um download automático por clique. Para cada um dos seguintes aparece um aviso com o nome da conta, por exemplo "loja2: ZIP com 12 arquivo(s) pronto para baixar.", e o link Baixar ZIP (título Download pronto, ou Atenção quando faltaram anexos). O aviso fica aberto até você clicar no link ou fechá-lo no X; o clique abre o download numa nova aba e fecha o aviso. Se uma das contas passar de 40 arquivos, o .zip dela vai por e-mail, como acima.

Como excluir várias contas selecionadas?​

Selecione as contas na lista e clique em Mais Ações → Excluir Selecionados. Se alguma das selecionadas for recorrente, o sistema pergunta antes se quer Sim, remover tudo (inclui as ocorrências seguintes) ou Não, remover apenas selecionados.

O sistema exclui uma a uma, com as mesmas recusas da exclusão individual: contas agendadas, com pagamentos lançados, com títulos vinculados (como retenções), de compra com recebimento finalizado ou ligadas a um recebimento quando a parametrização Não permitir excluir contas pagar com recebimento está ativa (veja Como excluir uma conta a pagar?). Uma recusa não interrompe as outras exclusões.

Ao final, aparece um resumo:

  • Todas excluídas — aviso Sucesso com "N títulos excluídos." (ou "1 título excluído.").
  • Alguma recusada — aviso Atenção, que fica aberto até você fechá-lo no X. O cabeçalho diz quantas saíram, por exemplo "3 de 5 títulos excluídos; 2 não foram excluídos:" (ou "Nenhum dos 5 títulos foi excluído:", ou "O título não foi excluído:" quando só um estava selecionado). Abaixo vem uma linha por título recusado, no formato <Fornecedor> - <Cód. contas pagar>: <motivo>, em que o motivo é a mensagem do sistema (por exemplo, "Título está agendado e não pode ser excluído"). O aviso lista até 10 títulos; acima disso, termina com "e mais N.".

As contas recusadas continuam na lista.

Como atualizar o banco previsto de vários títulos de uma vez?​

Selecione os títulos na lista (todos precisam pertencer à mesma conta) e clique em Mais Ações → Atualizar Banco Previsto Em Massa. Na janela que abre, selecione o banco desejado no campo obrigatório * Banco e clique em Atualizar.

Se algum dos títulos selecionados for recorrente, o sistema pergunta se deseja alterar apenas os selecionados ou também as ocorrências futuras — escolha Sim, editar tudo ou Não, somente os atuais.

O progresso é exibido em tempo real. Ao finalizar, o botão Exportar Resultado fica disponível para baixar um relatório da operação.

Pré-requisito: privilégio Editar contas a pagar.

Como gerar uma impressão personalizada dos títulos (Impressões)?​

Quando você precisa de uma relação impressa ou em PDF dos títulos com os campos que escolher — por exemplo, uma lista para aprovação de pagamentos ou um resumo para a contabilidade —, use o Impressões, o mesmo estúdio de impressão usado em Listar Pedidos e na Picking List:

  1. Selecione um ou mais títulos na lista. Sem seleção, o sistema avisa "Selecione ao menos um título".
  2. Clique em Mais Ações → Impressões.
  3. No estúdio, monte o modelo com os campos do título — inclusive os arquivos anexados, os pagamentos lançados e o histórico de alterações.
  4. Clique em Imprimir ou gere o PDF.

Os modelos montados aqui são próprios de Contas a Pagar: eles não se misturam com os modelos de Contas a Receber.

O item fica disponível para quem acessa a lista — não depende de privilégio de edição.

Como enviar pagamento ao banco (integração bancária)?​

Quando a empresa tem uma integração bancária configurada, é possível pagar os títulos diretamente pelo idworks, sem acessar o internet banking. Selecione as contas que quer pagar e clique em Mais Ações → Enviar pagamento para banco. O sistema envia as instruções ao banco integrado e registra o retorno na própria conta a pagar. O mesmo item também aparece em Mais Ações dentro do título aberto, para enviar uma conta de cada vez.

São dois privilégios diferentes e você precisa dos dois:

  • Exportar contas a pagar — é o que faz o item Enviar pagamento para banco aparecer no menu Mais Ações. Sem ele, o item simplesmente não é exibido.
  • Enviar ao banco contas a pagar — é o que autoriza o envio. Quem enxerga o item mas não tem este privilégio abre a janela e não consegue concluir o envio.

Os bancos com integração de pagamento disponíveis hoje são:

BancoFormas de pagamento
Banco InterBoleto e PIX
ItaúPIX (chave, dados bancários ou Copia e Cola)
BradescoBoleto e PIX
Banco do BrasilBoleto e PIX
Banco ABCBoleto e PIX
SicoobBoleto, guia de arrecadação (tributos e convênios), PIX (por chave ou Copia e Cola) e TED

Regras gerais do envio:

  • O título é pago por boleto quando tem o Código de barras preenchido; sem código de barras, o pagamento sai por PIX. (No Banco do Brasil, no Banco ABC e no Itaú, os dados bancários do fornecedor servem no lugar da chave PIX. O Sicoob tem regra própria, descrita abaixo, e o Itaú também, no item seguinte.)
  • O Itaú só paga por PIX. Título com o Pix Copia e Cola (o código que começa com 000201) no Código de barras, ou com o Copia e Cola colado no campo Chave pix do fornecedor, é pago pelo QR do próprio título. O Copia e Cola vale antes da chave do fornecedor. Sem ele, o pagamento sai pela Chave pix do fornecedor e, sem chave, pelos dados bancários (banco, agência e conta) do fornecedor. Título com outro Código de barras (boleto) continua recusado, mesmo que o fornecedor tenha chave PIX, com a mensagem "Integração não permite criar pagamento por boleto".
  • Quando o vencimento é uma data futura, o pagamento é programado para o dia do vencimento em vez de sair na hora; se o título já venceu, o pagamento sai para hoje. O título passa a constar como agendado — com uma exceção no Sicoob, explicada abaixo.
  • No Banco Inter, quando o banco avisa automaticamente o idworks do pagamento com data dentro do período financeiro fechado, a baixa do título não é lançada: vira um alerta na Home para alguém lançar à mão. Veja Fechamento Financeiro.
  • Título já enviado não aceita novo envio — isso evita pagar o mesmo título duas vezes:
    • se o título já consta como agendado, a tentativa é recusada com a mensagem "Pagamento já está agendado";
    • se o pagamento foi iniciado no banco e ainda não foi efetivado (por exemplo, o PIX aguardando aprovação no Sicoob, explicado abaixo), a tentativa é recusada com a mensagem "Este título já tem pagamento iniciado no banco e aguardando efetivação (…). Conclua ou cancele pelo portal do banco antes de enviar de novo." — entre parênteses vem o identificador do pagamento no banco, que ajuda a localizá-lo no portal.

Como o Sicoob escolhe a forma de pagamento

No Sicoob, o idworks decide o meio pelo que está cadastrado no título e no fornecedor, nesta ordem:

  1. Código de barras começando com 8 no título → paga como guia de arrecadação (tributo, convênio).
  2. Outro código de barras no título → paga como boleto.
  3. Copia e Cola do PIX (o código que começa com 000201) colado no campo Chave pix do fornecedor → paga como PIX por QR Code.
  4. Chave PIX no fornecedor → paga por PIX.
  5. Banco, agência e conta completos no fornecedor → paga por TED.

Se não houver nenhum dado de pagamento, o envio é recusado com a mensagem "Dados para pagamento (chave PIX, dados bancários, boleto ou QR code) não está cadastrado no fornecedor/título". Se os dados bancários estiverem incompletos (faltando banco, agência ou conta) e não houver chave PIX nem código de barras, o Sicoob recusa pedindo que você cadastre no fornecedor a chave PIX, o Copia e Cola ou os dados bancários completos (banco, agência e conta), ou informe o código de barras no título.

PIX com aprovação manual no Sicoob

A integração com o Sicoob pode ser configurada para que o PIX por chave exija aprovação no portal do banco — é um ajuste da integração feito pelo suporte idworks; fale com o suporte para ativá-lo ou desativá-lo. Nesse modo:

  • o idworks apenas inicia o PIX no banco; o dinheiro só sai quando alguém aprova o pagamento no portal do Sicoob;
  • o título não passa a constar como agendado — continua em aberto;
  • o histórico do título registra que o PIX foi iniciado e aguarda efetivação manual, com o identificador para você aprovar ou cancelar o pagamento no portal do Sicoob;
  • um novo envio do mesmo título é recusado com a mensagem de pagamento já iniciado (veja acima);
  • pagamento por Copia e Cola é recusado, porque nessa modalidade o banco executa o PIX direto, sem etapa de aprovação — use a chave PIX.

Para usar esse recurso, é preciso: ter uma integração bancária configurada para a empresa, ter os privilégios Exportar contas a pagar (para ver o item no menu) e Enviar ao banco contas a pagar (para efetuar o envio), e a conta bancária prevista preenchida em cada título.

Como impedir a exclusão de contas a pagar atreladas a um recebimento?​

Para evitar que um usuário exclua acidentalmente uma conta a pagar gerada por uma compra (recebimento), ative a parametrização Não permitir excluir contas pagar com recebimento. Acesse Configurações → Parametrizações → Financeiro (pagar e receber), ative a parametrização e salve. A partir desse momento, qualquer tentativa de excluir uma conta a pagar vinculada a uma compra é bloqueada — o usuário precisa primeiro estornar o recebimento. Sem a parametrização, só a conta de compra com recebimento finalizado fica protegida (veja Como excluir uma conta a pagar?).

Como permitir que cada usuário veja apenas contas dos fornecedores vinculados a ele?​

Use a parametrização Permitir visualizar registros apenas fornecedores vinculados ao usuário. Quando ativa, cada usuário enxerga apenas as contas a pagar cujo fornecedor pertence a uma categoria de fornecedor vinculada ao cadastro daquele usuário. Títulos ligados a clientes (sem fornecedor) não são afetados por essa restrição. Com a parametrização ativa, um usuário sem categoria vinculada não vê registro nenhum (lista vazia) — vincule as categorias no cadastro do usuário.

Para configurar: acesse Configurações → Parametrizações → Governança, ative a parametrização e salve. Em seguida, vincule as categorias de fornecedor desejadas no cadastro de cada usuário em Configurações → Usuários.

Boas práticas para Contas a Pagar​

Dicas para manter suas despesas organizadas e os relatórios e o fluxo de caixa confiáveis:

  • Escolha o plano de contas certo desde o cadastro. É ele que alimenta a visão de Indicadores e o Fluxo de Caixa. Lançar tudo num plano genérico "embaralha" seus relatórios — separe por natureza da despesa (aluguel, energia, matéria-prima, impostos, etc.).
  • Preencha o banco previsto. Informar de qual conta o pagamento deve sair facilita a conciliação bancária depois e deixa a previsão de saldo da conta mais fiel. Para vários títulos de uma vez, use Mais Ações → Atualizar Banco Previsto Em Massa.
  • Use Previsão para o que ainda não é certo. Marque como Previsão os pagamentos que entram no planejamento mas não estão confirmados — assim seu fluxo de caixa projetado não se mistura com o que já é obrigação firme. Títulos vindos de pedido de compra já nascem previstos e se confirmam quando a mercadoria é recebida.
  • Parcelar ≠ Repetir — escolha pelo valor. Use Parcelar? quando um valor único é dividido (fatura de R$ 1.000 em 3×) e Repetir quando o mesmo valor se repete (aluguel de R$ 1.000 por 12 meses). Escolher errado distorce o total a pagar.
  • Lance a retenção de imposto na aba Retenções, não em títulos separados. Informar ISS, INSS, IRRF e os demais na aba Retenções faz o sistema criar as contas filhas e abater o valor retido do título principal automaticamente — o valor líquido a pagar ao fornecedor fica correto sem cálculo manual.
  • Estorne o pagamento antes de excluir um título pago. Contas com pagamento lançado, agendadas, com retenções vinculadas ou ligadas a uma compra podem ficar bloqueadas para exclusão (veja Como excluir uma conta a pagar?). Remova primeiro o pagamento na seção Pagamentos (isso também limpa o lançamento do extrato) e só depois exclua.
  • Anexe boleto, nota fiscal e comprovante. Manter o boleto, a NF e o comprovante no próprio título facilita auditoria e a resolução de divergências sem caçar documento depois.
  • Rateie por centro de custo quando fizer sentido. Se a despesa pertence a mais de uma área/projeto, use a aba Centro de Custo para distribuir o valor — seus relatórios gerenciais por centro ficam corretos. Quando o fornecedor já tem rateio padrão, o título nasce rateado.

Resumo de parametrizações​

Configurações da empresa que afetam esta tela. Para ativar ou desativar, acesse Configurações → Parametrizações, abra o submenu indicado e habilite ou desabilite a parametrização.

ParametrizaçãoSubmenuO que muda quando ativada
Não permitir excluir contas pagar com recebimentoFinanceiro (pagar e receber)Bloqueia a exclusão de contas a pagar que estão vinculadas a um recebimento (compra). O usuário precisa primeiro estornar o recebimento para depois excluir a conta.
Obrigatório Preencher Centro de CustoFinanceiro (pagar e receber)Exige o preenchimento do rateio por centro de custo (somando 100%) ao cadastrar uma nova despesa. Enquanto o rateio não fechar 100%, o sistema não salva o título.
Email para receber alerta de contas a pagar a vencerFinanceiro (pagar e receber)Endereços (separados por vírgula) que recebem o e-mail com as contas a pagar a vencer. Em branco, o aviso não é enviado. Veja Como receber por e-mail a relação das contas a pagar a vencer?.
Dias de antecedência do alerta de contas a pagarFinanceiro (pagar e receber)Quantos dias à frente o aviso por e-mail cobre. Em branco ou 0, só os títulos que vencem no dia.
Enviar alerta de contas a pagar só em dia útilFinanceiro (pagar e receber)O aviso por e-mail só sai de segunda a sexta, fora dos feriados nacionais; o vencimento de sábado, domingo ou feriado entra no aviso do próximo dia útil, e os dias de antecedência contam só dias úteis.
Permitir visualizar registros apenas fornecedores vinculados ao usuárioGovernançaCada usuário enxerga apenas as contas a pagar cujo fornecedor pertence a uma das categorias de fornecedor vinculadas ao cadastro daquele usuário. Títulos ligados a clientes não são afetados. Com a parametrização ativa, um usuário sem categoria vinculada não vê registro nenhum (lista vazia) — vincule as categorias no cadastro do usuário.

Privilégios da tela​

Esta tela tem privilégios próprios que controlam o que cada usuário pode fazer. Configure os perfis de acesso em Configurações → Perfis de Acesso vinculando os privilégios abaixo aos grupos desejados. Quando o usuário não tem o privilégio, a ação correspondente fica desabilitada na tela.

PrivilégioLibera
Visualizar contas a pagarAcesso à tela e ao detalhe de cada título.
Criar contas a pagarCadastrar uma nova conta a pagar (botão Nova Despesa) e duplicar títulos (Mais Ações → Duplicar Registro).
Editar contas a pagarAlterar dados de contas existentes, registrar pagamentos e as ações em lote de pagamento, banco previsto, vencimento e competência.
Deletar contas a pagarExcluir contas a pagar (individual e em lote).
Exportar contas a pagarExibir o item Enviar pagamento para banco no menu Mais Ações (na lista e no título aberto). O envio em si depende do privilégio abaixo. Não confunda com o botão de exportar a lista para planilha, que é liberado junto com Visualizar contas a pagar.
Enviar ao banco contas a pagarEfetivamente enviar os títulos ao banco pela integração bancária.
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