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Pedido de Compra

A tela Pedido de Compra é onde a empresa registra todas as compras que vai fazer junto a fornecedores — itens, quantidades, prazo, valores e condições — antes mesmo do produto chegar fisicamente. Cada pedido amarra um conjunto de SKUs comprados a um fornecedor com data prevista de entrega, e é o ponto de partida do fluxo de compras: depois que o pedido fica Aguardando Recebimento ou é Confirmado, ele vira referência para a tela Recebimento quando os itens efetivamente chegam.

A partir desta tela você cria um novo pedido (escolhendo centro de distribuição, empresa e fornecedor; os itens entram depois, no detalhe), edita pedidos existentes (alterando itens, quantidades, valores e datas, um a um ou em grade para produtos com variações), imprime o pedido em lista ou em grade, remove pedidos que não foram finalizados, expande a linha para ver os itens sem abrir o detalhe, altera o status em lote, e filtra por status, fornecedor, data, comprador, etc. Por padrão, ao abrir a tela, ela já vem filtrada pelos status mais relevantes — Aberto, Pedido Confirmado, Aguardando Recebimento, Recebido Parcialmente — para mostrar só o que ainda precisa de atenção.

As parametrizações que mudam o comportamento (validar pedido de compra ao receber, criar pedido automaticamente quando faltar produto em pedido de venda, permitir compra de qualquer categoria de fornecedor) ficam em Configurações → Parametrizações e estão resumidas no final desta página.

Índice​

Conceito

Cadastro e edição

Busca e visualização

Regras de negócio

Configurações

Boas práticas

Referência rápida

O que é a tela Pedido de Compra?​

É a tela onde a empresa registra todas as compras que vai fazer — itens, quantidades, fornecedor, prazo e valores — antes mesmo do produto chegar fisicamente. Cada linha é um pedido de compra com seu fornecedor, status, comprador responsável, data prevista de entrega e totais (quantidade de SKUs, quantidade de itens e valor dos produtos).

Esta é a etapa inicial do fluxo de compras: o pedido nasce em Aberto, é Confirmado quando o fornecedor confirma o pedido, fica Aguardando Recebimento até a mercadoria chegar, passa por Recebido Parcialmente quando só parte dos itens chegou, e termina em Finalizado.

📍 Onde: menu lateral → Compras → Pedido de Compra.

Qual a diferença entre Pedido de Compra e Recebimento?​

Pedido de Compra (esta tela)Recebimento
Quando aconteceAntes do produto chegar — registra a intenção de compra.Depois do produto chegar — registra a entrada física no estoque.
FocoCombinar com o fornecedor o que será comprado, em que prazo e por quanto.Conferir o que chegou, dar entrada no estoque, classificar fiscalmente e dar baixa contábil.
Mexe no estoque?Não.Sim — atualiza o saldo dos SKUs no armazém.
Documento fiscalNão tem (é interno).Vinculado à NF-e do fornecedor (do Feed Nota Fiscal ou inserida manualmente).
Status finaisFinalizado quando tudo foi recebido (Recebido Parcialmente enquanto ainda falta parte).Finalizado quando a entrada foi conferida e confirmada (o estoque entrou).
OndeCompras → Pedido de Compra.Logística → Recebimento.

Quando a parametrização Validar pedido de compra recebimento está ativa, o sistema exige que cada recebimento esteja amarrado a um pedido de compra para poder ser finalizado — virtualmente toda a operação de entrada começa por aqui.

O que significa cada Status do pedido de compra?​

A coluna Status mostra o estágio atual do pedido:

StatusSignificado
AbertoPedido recém-cadastrado, em fase de definição (itens, quantidades, valores). Ainda pode ser editado e removido livremente.
Pedido ConfirmadoFornecedor confirmou o pedido — está combinado e aguarda envio. Geralmente os itens já não podem ser editados sem refazer a confirmação.
Aguardando RecebimentoO fornecedor já emitiu a nota fiscal e o pedido está em trânsito ou aguardando chegada no CD.
Recebido ParcialmenteParte dos itens já foi recebida no CD (pelo menos um recebimento existe), mas ainda falta alguma quantidade do pedido original.
FinalizadoTodos os itens do pedido foram recebidos e o pedido está fechado. Não permite mais alterações; a única mudança de status aceita é voltar para Aberto (reabertura).
CanceladoPedido cancelado antes do recebimento (decisão da empresa ou do fornecedor). Pode voltar para Aberto se a compra for retomada.
MescladoO pedido foi mesclado em outro do mesmo fornecedor, que ficou com os itens e os recebimentos dele (veja Como mesclar dois pedidos de compra?). É definitivo — não muda mais de status.

A transição de status pode ser feita individualmente (no detalhe do pedido) ou em lote (selecionando vários e usando a ação em Mais Ações → Alterar Status). Nem toda mudança é permitida — o sistema valida cada troca e só aceita os destinos da tabela abaixo; qualquer outra tentativa é bloqueada com a mensagem "Transição de status não permitida":

Status atualPode mudar para
AbertoPedido Confirmado, Aguardando Recebimento ou Cancelado
Pedido ConfirmadoAberto, Aguardando Recebimento ou Finalizado
Aguardando RecebimentoAberto, Cancelado, Recebido Parcialmente ou Finalizado
Recebido ParcialmenteFinalizado
CanceladoAberto
FinalizadoAberto (reabertura — veja "Como reabrir um pedido de compra finalizado?")
MescladoNenhum — status definitivo

Por que a tela já abre filtrada por alguns status?​

Por padrão, ao abrir a tela pelo menu, o sistema aplica um filtro automático de status para mostrar apenas o que ainda precisa de atenção:

  • Aberto — em definição.
  • Pedido Confirmado — combinado, aguardando o fornecedor enviar.
  • Aguardando Recebimento — em trânsito.
  • Recebido Parcialmente — incompleto.

Os status Finalizado, Cancelado e Mesclado ficam de fora porque são "fechados" — você só precisa olhar para eles em consultas pontuais. Para ver esses status, abra o painel Filtros, ajuste o filtro Status para incluir o que precisa, e clique em Aplicar.

Esse filtro automático é aplicado apenas no primeiro carregamento — qualquer alteração que você fizer no painel de filtros tem prioridade.

Como criar um novo pedido de compra?​

Clique em Novo Pedido de Compra no topo direito da tela. Abre a janela Ordem Compras, com estes campos:

  • * Conta — só aparece quando você acessa mais de uma conta.
  • * Centro de distribuição — obrigatório. Já vem preenchido quando a conta tem um único CD ou um CD padrão.
  • Empresa — só aparece quando há mais de uma empresa (filial). É opcional.
  • * Fornecedor — digite parte do nome para buscar. A lista mostra apenas fornecedores com categoria adequada à compra (veja Por que não consigo selecionar um fornecedor de qualquer categoria?).

Clique em Salvar. Se faltar um campo obrigatório, o sistema avisa (por exemplo, "Por gentileza preencher o campo * Centro de Distribuição." ou "Por Favor, O campo *FORNECEDOR precisa ser selecionado."). Com tudo preenchido, o pedido é criado no status Aberto e o detalhe abre em uma aba nova.

A janela não tem itens nem datas: eles entram no detalhe do pedido. Lá você adiciona os SKUs pelo botão Adicionar SKU (veja Como editar um pedido de compra?), informa a Data estimada de entrega, os Pagamentos e os Comentários, e clica em Salvar.

Cadastros que você precisa ter antes

  • Fornecedor — em Fornecedores (com categoria do tipo Produto ou Insumo cadastrada, ou qualquer categoria se a parametrização Permitir pedido de compra para qualquer categoria de fornecedor estiver ativa).
  • SKUs do produto — em Produtos → Listar Produtos.
  • Tipo de Documento — em Financeiro → Tipo Documento (relevante quando o pedido gera conta a pagar prevista).
  • Centro de Distribuição — em Logística → Centro de Distribuição. Todo pedido de compra precisa de um CD.

Pré-requisito: privilégio Criar Pedido de Compra.

Como editar um pedido de compra?​

Clique no ícone EditOutlined (Editar) na coluna de ações da linha, ou dê duplo-clique na linha. O pedido abre em uma aba nova. A aba Geral traz os dados do pedido (fornecedor, empresa, centro de distribuição, status, data estimada de entrega) e os blocos Produtos, Recebimentos, Pagamentos e Totais (o campo Comentários fica no bloco Totais). A aba Timeline (Logs) aparece para quem tem o privilégio Tab Timeline, e a aba Conciliação de Itens aparece quando o pedido já tem recebimento vinculado.

Faça as alterações nos campos editáveis e clique em Salvar.

Itens do pedido

Os itens ficam no bloco Produtos e só podem ser adicionados, editados ou removidos com o pedido em Aberto. Nos demais status, o botão Adicionar SKU deixa de aparecer e as ações Editar e Deletar das linhas ficam desabilitadas.

  • Adicionar — clique em Adicionar SKU no topo da lista de itens. Na janela Produto, busque o SKU pelo nome, código de referência ou código SKU e clique em Buscar. Cada SKU encontrado mostra R$ Custo Médio, R$ custo tabela, R$ Último Custo, Disponível e Vendas 30 dias. Clique no botão de seta (Adicionar) do SKU, informe Quantidade, Tipo custo (que preenche o Custo unitário), * Armazém (já vem com o armazém padrão do CD do pedido, quando houver), Data estimada de entrega e Comentários, e clique em Adicionar. Para lançar vários SKUs de um produto com variações de uma vez, use o botão Adicionar em grade (veja Como adicionar vários SKUs de um produto em grade?).
  • Editar — clique em Editar na linha do item (ou dê duplo-clique nela), ajuste os campos e clique em Salvar.
  • Remover — clique em Deletar na linha do item e confirme a pergunta "Confirma remover o registro 'Nome do SKU'?" clicando em Sim.

A coluna R$ último custo de cada item mostra o custo unitário da compra de fornecedor mais recente do SKU, recebida antes de o item entrar no pedido. Entradas que não são compra de fornecedor (transferência entre empresas do grupo, devolução, nota de crédito ou de débito, bonificação) não contam.

Pré-requisito: privilégio Editar Pedido de Compra. O Deletar da linha do item depende do privilégio Deletar Pedido de Compra.

Como adicionar vários SKUs de um produto em grade?​

Para um produto com variações (cor, tamanho etc.), dá para lançar todos os SKUs de uma vez numa grade, em vez de adicionar um por um:

  1. No detalhe do pedido (status Aberto), clique em Adicionar SKU e busque o produto.
  2. No SKU encontrado, clique em Adicionar em grade (ícone de grade, ao lado do botão de seta). O botão só aparece para SKUs que pertencem a um produto com variações.
  3. A janela da grade mostra uma linha para cada SKU do produto, uma coluna para cada variação e a coluna Quantidade. No topo ficam:
    • Tipo de ordenação — escolhe a variação que ordena as linhas, pela ordem dos valores cadastrada em Produtos → Tipo Variações (Grade) (veja Como adicionar valores na grade?).
    • Visualizar qtde. disponível — Sim mostra a coluna Qtde. disponível de cada SKU.
    • * Custo unitário, * Armazém e Data estimada de entrega — valem para todos os SKUs lançados. O campo Comentários, abaixo da grade, também.
  4. Preencha a Quantidade dos SKUs que vai comprar e clique em Salvar. Confirme a pergunta "Confirma adicionar os itens no pedido de compra?" clicando em Sim.

Cada SKU com quantidade vira um item do pedido, com o mesmo custo, armazém, data e comentário. Se nenhuma quantidade for informada, o sistema avisa "Informe pelo menos uma quantidade."; sem custo ou sem armazém, avisa "O campo *CUSTO UNITÁRIO é obrigatório" ou "O campo *ARMAZÉM é obrigatório".

Se algum SKU do produto não tiver variação cadastrada, ou se a variação não tiver ordem definida, a grade não abre e o sistema avisa "Verifique se todos os SKUs do produto pai '<código>' possuem uma variação cadastrada. Caso já possuam, certifique-se de que cada variação tem uma ordem definida na tela 'Tipo de Variações (Grade)'."

Pré-requisito: privilégios Editar Pedido de Compra e Visualizar Sku.

Como ver os itens agrupados por produto e editar em grade?​

No topo da lista de itens do detalhe (bloco Produtos), o seletor de visão tem dois ícones:

  • Lista — um item por linha. É a visão padrão.
  • Agrupar por grade — junta os itens do mesmo produto sob uma linha do produto, com nome, imagem e a soma da quantidade e do valor. Clique no + à esquerda para abrir os SKUs do grupo. Itens de SKU sem produto-pai continuam em linhas avulsas. Ao filtrar uma coluna, o grupo continua na lista quando algum SKU dele passa no filtro.

Na visão agrupada, a linha do produto tem o botão Editar em grade na coluna Ações. Ele abre a grade do produto com uma linha para cada item do pedido e uma linha vazia para cada SKU do produto que ainda não está no pedido. Em cada linha você edita * Armazém (só armazéns do CD do pedido), (R$) Custo unitário, Data est. de entrega e Quantidade; a coluna (R$) Custo total é calculada. O comentário do item não aparece na grade e é mantido.

  • Alterar um item — mude os campos da linha.
  • Remover um item — apague a quantidade (ou informe zero).
  • Incluir um SKU — na linha vazia, preencha quantidade, armazém e custo.

Clique em Salvar e confirme a pergunta "Confirma salvar a grade? Itens do pedido: ...", que resume quantos itens serão adicionados, alterados e removidos. No fim, aparece "Grade salva com sucesso." e a lista de itens se atualiza. Se parte das alterações falhar, o aviso diz quantas falharam e o motivo ("N de M alterações falharam: ..."); o que deu certo já fica gravado.

Avisos antes de salvar:

  • "Nenhuma quantidade foi alterada." — nada mudou na grade.
  • "Informe o *ARMAZÉM em todas as linhas com quantidade."
  • "Informe o *CUSTO UNITÁRIO dos SKUs novos."

O Editar em grade só funciona com o pedido em Aberto. Nos demais status, o botão fica desabilitado com a dica "Só é possível editar a grade com o pedido em aberto".

Pré-requisito: privilégios Editar Pedido de Compra e Visualizar Sku.

Como remover um pedido de compra?​

Clique no ícone DeleteOutlined (Remover) na coluna de ações da linha. O sistema pergunta "Confirma remover o registro 'Nome do fornecedor'?" — clique em Sim para remover ou em Não para desistir.

Só é possível remover um pedido que ainda está no status Aberto. Qualquer pedido que já avançou de status (Pedido Confirmado, Aguardando Recebimento, Recebido Parcialmente, Finalizado, Cancelado ou Mesclado) não pode ser removido — o sistema bloqueia com a mensagem "Status não permite atualização". Além disso, mesmo um pedido Aberto fica bloqueado se já estiver vinculado a um recebimento — nesse caso a mensagem informa o número do recebimento, e é preciso tratar o recebimento antes. Para pedidos que não podem ser removidos, abra o detalhe e use as ações disponíveis (mudar status, ajustar itens) em vez de remover.

Pré-requisito: privilégio Deletar Pedido de Compra.

Como ver os itens de um pedido sem abrir o detalhe?​

Clique na seta de expansão (►) à esquerda da linha do pedido. Uma área expandida abre abaixo da linha, mostrando os itens daquele pedido em uma tabela: SKU, quantidade pedida, quantidade já recebida, preço unitário e total.

Útil para conferir rapidamente o conteúdo de um pedido sem precisar abrir a aba do detalhe. Clique novamente na seta para fechar.

Como alterar o status de vários pedidos de uma vez?​

Selecione os pedidos na lista (caixa de seleção do lado esquerdo) e clique em Mais Ações → Alterar Status. Na janela:

  1. Os pedidos selecionados aparecem agrupados em abas por status atual — cada aba mostra o nome do status e a quantidade de pedidos.
  2. No painel Status, à direita, aparecem apenas os destinos permitidos a partir do status daquela aba, seguindo a tabela de transições da seção "O que significa cada Status do pedido de compra?". Pedidos em Mesclado não mostram opção nenhuma — esse status é definitivo. Na aba Finalizado, o destino Aberto só aparece para quem tem o privilégio Permite reabrir pedidos de compra finalizados; sem ele, a aba também fica sem opção (a reabertura continua possível pelo detalhe do pedido).
  3. Clique em Alterar Status: [destino] e confirme a alteração clicando em Salvar.

O sistema aplica o novo status em um pedido por vez, com barra de progresso — a coluna Situação mostra Sucesso ou Atenção para cada linha, e a coluna Resultado traz a mensagem quando algo impediu a troca. Ao final, dá para exportar o resultado do processamento para planilha.

Pré-requisito: privilégio Editar Pedido de Compra — a mudança de status, inclusive para Finalizado, é controlada por esse mesmo privilégio. A reabertura de pedidos Finalizados em lote pede, além dele, o privilégio Permite reabrir pedidos de compra finalizados.

Como mesclar dois pedidos de compra?​

Mesclar junta um pedido de compra em outro do mesmo fornecedor. O pedido que você abriu é a origem; o pedido que você escolhe é o destino.

  1. No detalhe do pedido de origem, clique em Mais Ações (topo direito) → Mesclar Pedido de Compra.
  2. Na janela, o Fornecedor vem preenchido e não pode ser trocado.
  3. Em Vincular pedido de compra, escolha o pedido de destino. A lista traz os outros pedidos do mesmo fornecedor em Aberto, Aguardando Recebimento ou Pedido Confirmado. Cada um aparece com o nome do fornecedor e o status entre parênteses. Se não houver nenhum, o sistema avisa "Não há pedidos de compra disponíveis para mesclagem."
  4. Clique em Mesclar e confirme a pergunta "Confirma mesclar este pedido de compra?".

O que acontece ao mesclar:

  • Os itens do pedido de origem passam para o pedido de destino.
  • O pedido de origem vai para Mesclado. Esse status é definitivo: o pedido não muda mais de status e o botão Mais Ações some do detalhe.
  • Os recebimentos vinculados ao pedido de origem passam para o pedido de destino. Os recebimentos que já eram do destino continuam ligados a ele.
  • O pedido de destino continua no mesmo status.
  • O histórico dos dois pedidos registra a mesclagem (aba Timeline (Logs)).

O sistema recusa a mesclagem nestes casos:

  • "Status pedido de compra não permite mesclar" — o pedido de origem não está em Aberto, Aguardando Recebimento, Pedido Confirmado ou Recebido Parcialmente (por exemplo, está Finalizado ou Cancelado).
  • "Status pedido de compra destino não permite mesclar" — o pedido de destino não está mais em um desses status.
  • "Fornecedor divergente nos pedidos de compra" — os dois pedidos são de fornecedores diferentes.

Pré-requisito: privilégio Visualizar Pedido de Compra.

Como filtrar pedidos de compra?​

Clique em Filtros para abrir o painel lateral com filtros disponíveis:

  • Conta — separa por conta (subdomínio).
  • Empresa — empresa faturadora (multi-empresa).
  • Data criação — intervalo de datas de cadastro do pedido.
  • Data prevista entrega — intervalo de datas previstas de recebimento.
  • Fornecedor — busca textual ou seleção em lista.
  • Status — Aberto, Pedido Confirmado, Aguardando Recebimento, Recebido Parcialmente, Finalizado, Cancelado, Mesclado (pode marcar mais de um).
  • Comprador — usuário responsável pelo pedido.
  • Cód. pedido — código numérico interno do pedido (o mesmo que aparece na coluna Cód. da listagem).
  • SKU — filtra pedidos que contêm um SKU específico.
  • Centro de distribuição — destino do pedido (quando há multi-CD).

Os filtros são cumulativos. Clique em Aplicar para atualizar a lista.

Por que algumas colunas de valor (R$ produtos, R$ frete) não aparecem?​

Várias colunas de valor — R$ frete, R$ ICMS, R$ ISS, R$ gris, R$ frete total, R$ produtos, R$ frete simulado, R$ frete diferença, R$ net frete, R$ frete pedido — só aparecem para usuários com o privilégio Mostrar Custo Produto. Quem não tem esse privilégio vê a tela completa, exceto essas colunas — o objetivo é esconder dados de custo de operadores que não devem ter essa informação.

Para liberar a visualização, peça ao administrador para incluir o privilégio Mostrar Custo Produto no perfil de acesso do usuário, em Configurações → Perfis de Acesso.

Para que serve a soma no rodapé (R$ produtos, Qtd SKUs, Qtd itens)?​

Ao selecionar pedidos na lista (ou pelo total da página), o rodapé da tabela mostra a soma de três colunas:

  • R$ produtos — soma do valor total dos produtos dos pedidos selecionados.
  • Qtd SKUs — soma da quantidade de SKUs distintos dos pedidos selecionados.
  • Qtd itens — soma do total de itens (quantidade) comprados.

Útil para o comprador avaliar rapidamente o tamanho de um lote de pedidos antes de fechar com o fornecedor, ou para conferir o impacto financeiro de mudar o status em massa.

Como imprimir o pedido de compra (em lista ou em grade)?​

No detalhe do pedido, clique em Imprimir (topo direito). Abre a janela Impressão Ordem de Compras, com a prévia do documento. No rodapé da janela:

  • Em lista / Em grade — Em lista (padrão) imprime um item por linha. Em grade imprime um bloco por produto, com o código e o nome do produto no cabeçalho, uma coluna para cada variação e as colunas UNID., QTDE, R$ UNIT. e R$ TOTAL. As linhas seguem a ordem da grade das variações, e cada bloco fecha com a linha Total da quebra. Itens do mesmo SKU com o mesmo preço (em armazéns diferentes, por exemplo) somam numa linha; com preço diferente, saem em linhas separadas. Itens de SKU sem produto-pai saem em lista, no bloco Itens sem grade.
  • Com Imagem / Sem Imagem — inclui a imagem dos produtos. Na impressão em grade fica desabilitado, com a dica "A impressão em grade não exibe imagens".

Clique em Imprimir para enviar à impressora. Enquanto as variações carregam, o botão fica desabilitado. A impressão usa os dados atuais do pedido a cada abertura da janela, inclusive itens adicionados ou editados depois que o detalhe foi aberto.

Como imprimir pedidos de compra com um modelo personalizado (Impressões)?​

Além da impressão padrão do detalhe do pedido, a tela tem o Impressões — um estúdio de impressão em que você monta o seu próprio modelo, confere a prévia e imprime ou exporta em PDF. Ele abre por dois caminhos:

  • Na lista — selecione um ou mais pedidos (caixa de seleção do lado esquerdo) e clique em Mais Ações → Impressões. Sem nenhum pedido selecionado, o sistema avisa "Selecione ao menos um pedido de compra".
  • No detalhe do pedido — clique em Mais Ações (topo direito) e escolha Impressões.

Os modelos salvos são os mesmos nos dois caminhos — o que você montar na lista aparece também no detalhe, e vice-versa. Eles são separados dos modelos de outras telas (como Pedidos e Orçamentos).

Os modelos ficam salvos no navegador que você está usando: eles não aparecem para os seus colegas nem quando você entra por outro computador ou navegador. Para levar um modelo para outro lugar, exporte-o como arquivo .idw.

A impressão padrão do detalhe continua disponível: o Impressões é uma opção a mais, não uma substituição.

Por que não consigo selecionar um fornecedor de qualquer categoria?​

Por padrão, o seletor de Fornecedor no modal de Novo Pedido de Compra lista apenas fornecedores de categoria do tipo Produto ou Insumo. Isso evita que o comprador escolha por engano um fornecedor de Transportadora ou de Serviço para gerar um pedido de compra de mercadoria.

Quando a operação realmente precisa permitir compras de fornecedores de qualquer categoria (por exemplo, comprar serviços por pedido de compra), ative a parametrização Permitir pedido de compra para qualquer categoria de fornecedor em Configurações → Parametrizações → Pedido de compra. A partir daí o seletor passa a listar todos os fornecedores ativos.

Como saber se um pedido de compra está atrasado?​

A tela em si não tem uma coluna "Atrasado" colorida — para identificar pedidos atrasados:

  1. Filtre por Status = Aberto, Pedido Confirmado, Aguardando Recebimento ou Recebido Parcialmente (os quatro status ainda pendentes).
  2. Filtre por Data prevista entrega menor que hoje.

A combinação mostra todos os pedidos que já passaram da data prevista e ainda não foram totalmente recebidos.

Para receber esse relatório automaticamente por e-mail, configure a parametrização Email para receber relatório de pedidos de compra com recebimento em atraso em Configurações → Parametrizações → Relatórios — o sistema envia o relatório periodicamente para o e-mail indicado.

O que acontece quando o pedido é finalizado?​

Quando o status do pedido vai para Finalizado, o sistema:

  1. Marca o pedido como fechado — nenhuma edição de itens, quantidades ou valores é mais permitida enquanto ele estiver Finalizado.
  2. Tira o pedido da lista de pedidos que podem ser vinculados a um recebimento: a tela Recebimento (em Logística → Recebimento) só oferece pedidos Aberto, Aguardando Recebimento, Pedido Confirmado e Recebido Parcialmente. Recebimento futuro do mesmo fornecedor precisa de outro pedido.
  3. Tira o pedido da coluna Qtde. ped. compra da Análise de Compra, que só soma pedidos Aberto, Aguardando Recebimento, Pedido Confirmado e Recebido Parcialmente.
  4. Bloqueia a remoção do pedido pela lixeira.

Depois de finalizado, o pedido só pode voltar para Aberto (veja "Como reabrir um pedido de compra finalizado?"). Qualquer outro destino — Cancelado, por exemplo — é bloqueado com a mensagem "Transição de status não permitida". Mesmo com a reabertura disponível, faça a conferência antes de finalizar: revise itens, quantidades e valores enquanto o pedido ainda está em um status que aceita ajustes. Se ainda falta mercadoria chegar, mantenha o pedido em Recebido Parcialmente em vez de finalizar.

Pré-requisito: privilégio Editar Pedido de Compra (a transição de status é controlada por ele).

Como reabrir um pedido de compra finalizado?​

Um pedido Finalizado pode voltar para Aberto — útil quando ele foi finalizado por engano ou precisa de ajuste depois de fechado. Há dois caminhos:

  • No detalhe do pedido — abra o pedido, clique em Mais Ações (topo direito) e, na seção Status, clique em Alterar Status: Aberto. Confirme a alteração.
  • Em lote — selecione os pedidos na lista e clique em Mais Ações → Alterar Status. Na aba Finalizado, clique em Alterar Status: Aberto e confirme clicando em Salvar. Nesse caminho, a opção só aparece para quem tem o privilégio Permite reabrir pedidos de compra finalizados; se ela não aparecer para você, use o caminho pelo detalhe do pedido.

O que a reabertura faz é trocar o status do pedido para Aberto. Ela não desfaz os recebimentos já feitos — confira os recebimentos vinculados antes de mexer nos itens. Como volta a Aberto, o pedido volta a aparecer na lista de vínculo da tela Recebimento, e o que ainda falta receber dele volta a contar na Qtde. ped. compra da Análise de Compra. Os demais status continuam fechados para o pedido Finalizado: de Finalizado, o único destino é Aberto.

Pré-requisito: privilégio Editar Pedido de Compra (a troca de status é controlada por ele); na alteração em lote, também o privilégio Permite reabrir pedidos de compra finalizados.

Como exigir pedido de compra ao finalizar o recebimento?​

Ative a parametrização Validar pedido de compra recebimento. Acesse Configurações → Parametrizações → Pedido de compra, marque Validar pedido de compra recebimento e salve.

A partir desse momento, todo recebimento (em Logística → Recebimento) só pode ser finalizado se estiver vinculado a um pedido de compra — operadores que tentarem dar entrada em mercadoria sem o pedido recebem mensagem de erro. Útil para operações onde toda compra precisa ter ordem prévia (controle de orçamento, conformidade).

Como criar pedido de compra automaticamente quando falta produto?​

Ative a parametrização Criar pedido de compra automaticamente ao finalizar pedido. Acesse Configurações → Parametrizações → Pedido de compra, marque a opção e salve.

A partir desse momento, sempre que um pedido de venda for finalizado e algum item ficar com o status Falta produto (sem estoque suficiente), o sistema:

  1. Define o centro de distribuição do pedido de compra: o CD do pedido de venda; sem ele, o CD do armazém do item; sem ele, o CD padrão da empresa.
  2. Verifica se o SKU tem fornecedor cadastrado (no cadastro do SKU em Produtos → Listar Produtos).
  3. Procura um pedido de compra Aberto com esse fornecedor no mesmo CD.
  4. Se encontrar, adiciona o item ao pedido existente.
  5. Se não encontrar, cria um novo pedido de compra para o fornecedor, já com o CD, e adiciona o item.

O resultado fica registrado no histórico do pedido de venda (por exemplo, "Sku: <código> adicionado no pedido de compra: <número>"). Quando não há CD em nenhum desses lugares, o item não entra em pedido de compra e o histórico registra "Sku: <código> não entrou em pedido de compra: o pedido não tem centro de distribuição e a empresa não tem centro de distribuição padrão". Se o SKU não tem fornecedor, a mensagem é "Sku: <código> não tem fornecedor cadastrado para criar pedido de compra".

Útil para operações que querem garantir que toda demanda em falta vire um pedido de compra automaticamente, sem depender do operador agir manualmente.

Como permitir comprar de qualquer categoria de fornecedor?​

Ative a parametrização Permitir pedido de compra para qualquer categoria de fornecedor. Acesse Configurações → Parametrizações → Pedido de compra, marque a opção e salve.

A partir desse momento, o seletor Fornecedor no modal de Novo Pedido de Compra passa a listar todos os fornecedores ativos, independente da categoria — útil para comprar serviços ou outros itens não classificados como Produto ou Insumo via pedido de compra.

Como definir um comentário padrão em todos os pedidos de compra?​

Use a parametrização Comentário para todas ordens de compra. Acesse Configurações → Parametrizações → Pedido de compra, preencha o campo de texto Comentário para todas ordens de compra com o texto desejado e salve.

A partir desse momento, todo pedido de compra gerado pelo idworks (seja manualmente, automaticamente ou via API) terá esse texto fixado no campo de comentários. Útil para incluir informações padrão para o fornecedor (instruções de entrega, código do comprador, etc.).

Como configurar o e-mail que recebe o relatório de pedidos atrasados?​

Use a parametrização Email para receber relatório de pedidos de compra com recebimento em atraso. Acesse Configurações → Parametrizações → Relatórios, preencha o campo de e-mail e salve.

O sistema dispara periodicamente o relatório de pedidos de compra que estão com a data prevista de entrega vencida (pedidos Aberto, Pedido Confirmado, Aguardando Recebimento ou Recebido Parcialmente com a data prevista de entrega anterior a hoje) para o endereço configurado.

Útil para o comprador acompanhar os atrasos sem precisar abrir a tela toda hora.

Boas práticas para o pedido de compra​

Cuidar do pedido nas etapas certas evita pedido travado, finalização precoce, compra do fornecedor errado e recebimento sem ordem:

  • Ajuste itens, quantidades e valores enquanto está Aberto. O status Aberto aceita qualquer alteração e é o único que pode ser removido. Depois que o pedido avança (Confirmado, Aguardando Recebimento), o sistema passa a restringir mudanças — deixe o pedido redondo antes de confirmar.
  • Lance produtos com variações pela grade. O Adicionar em grade lança todos os SKUs de um produto numa janela só, e a visão Agrupar por grade com o Editar em grade ajusta as quantidades de cada tamanho ou cor sem abrir item por item.
  • Só finalize quando tudo chegou e foi conferido. A finalização fecha o pedido: impede qualquer edição e bloqueia a remoção pela lixeira. Dá para reabrir (voltar para Aberto), mas a reabertura não desfaz os recebimentos — confira itens, quantidades e valores antes de mudar para Finalizado em vez de contar com ela.
  • Para receber em partes, use Recebido Parcialmente em vez de finalizar. Quando só parte chegou, deixe o pedido em Recebido Parcialmente — assim o restante continua amarrado ao mesmo pedido, sem precisar abrir um novo para o saldo.
  • Não tente remover pedido já vinculado a recebimento. Mesmo Aberto, um pedido amarrado a um recebimento fica bloqueado. Trate o recebimento primeiro; para os demais que avançaram de status, ajuste pelo detalhe (mudar status, corrigir itens) em vez de remover.
  • Deixe o fornecedor numa categoria de Produto ou Insumo. O seletor de fornecedor lista só categorias de Produto ou Insumo — isso evita gerar pedido de mercadoria para uma transportadora ou prestador de serviço por engano. Só libere todas as categorias quando realmente comprar serviço por pedido.
  • Cace os atrasados cruzando status com data prevista. Filtre por Aberto, Pedido Confirmado, Aguardando Recebimento ou Recebido Parcialmente com Data prevista entrega menor que hoje para ver o que venceu o prazo — ou configure o e-mail de relatório de atrasos para receber isso sozinho.
  • Confira o tamanho do lote pela soma do rodapé. Antes de fechar com o fornecedor ou mudar status em massa, selecione os pedidos e veja R$ produtos, Qtd SKUs e Qtd itens somados no rodapé para avaliar o impacto financeiro de uma vez.

Resumo de parametrizações​

Configurações da empresa que afetam esta tela. Para ativar ou desativar, acesse Configurações → Parametrizações, abra o submenu indicado e habilite ou desabilite a parametrização.

ParametrizaçãoSubmenuO que muda quando ativada
Validar pedido de compra recebimentoPedido de compraRecebimentos (em Logística → Recebimento) só podem ser finalizados se estiverem vinculados a um pedido de compra. Sem pedido, o sistema bloqueia a finalização.
Criar pedido de compra automaticamente ao finalizar pedidoPedido de compraSempre que um pedido de venda for finalizado e um item ficar com status Falta produto, o sistema adiciona o item a um pedido de compra Aberto do fornecedor cadastrado no SKU, no mesmo centro de distribuição, ou cria um pedido novo com esse CD.
Permitir pedido de compra para qualquer categoria de fornecedorPedido de compraO seletor Fornecedor passa a listar todos os fornecedores ativos, não apenas os de categoria Produto ou Insumo.
Não exibir saldo de pedido de compra negativoPedido de compraNa consulta de saldo por armazém, quando o recebimento ultrapassa a quantidade pedida, o sistema não exibe a quantidade negativa.
Comentário para todas ordens de compraPedido de compraTexto fixado automaticamente no campo de comentários de todos os pedidos de compra gerados pelo idworks.
Email para receber relatório de pedidos de compra com recebimento em atrasoRelatóriosEndereço que recebe periodicamente o relatório de pedidos com recebimento atrasado.

Privilégios da tela​

Esta tela tem privilégios próprios que controlam o que cada usuário pode fazer. Configure os perfis de acesso em Configurações → Perfis de Acesso vinculando os privilégios abaixo aos grupos desejados. Quando o usuário não tem o privilégio, a ação correspondente fica desabilitada na tela.

PrivilégioLibera
Visualizar Pedido de CompraAcesso à tela, à lista e ao detalhe do pedido.
Criar Pedido de CompraBotão Novo Pedido de Compra.
Editar Pedido de CompraÍcone Editar na linha + alteração no detalhe (inclusive Adicionar SKU, edição de item e Editar em grade) + ação Alterar Status em lote.
Permite reabrir pedidos de compra finalizadosAção Alterar Status: Aberto na aba Finalizado do Alterar Status em lote. A reabertura pelo detalhe do pedido continua só com Editar Pedido de Compra.
Deletar Pedido de CompraÍcone Remover (lixeira) na linha + Deletar de item no detalhe do pedido.
Visualizar SkuBotões Adicionar em grade e Editar em grade dos itens do pedido (junto com Editar Pedido de Compra). É o mesmo privilégio da tela de Produtos.
Visualizar Análise de CompraAcesso à tela de Análise de Compra (em Compras → Análise de Compra) — sugestão de reposição por SKU (saldo, vendas, cobertura) e exportação para Excel.
Tab TimelineAba Timeline (Logs) dentro do detalhe do pedido (histórico cronológico de eventos).
Mostrar Custo ProdutoExibe as colunas de valor (R$ produtos, R$ frete, R$ ICMS, etc.) na lista e, nos itens do pedido, o custo unitário, o desconto, o custo total e o R$ último custo. Sem este privilégio, as colunas ficam ocultas.
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